Evidence jsou vaše šanony s informacemi
Evidence jsou něco jako šanony, ve kterých uchováváte informace. Máte například evidenci Firem, evidenci Majetku, Zakázek, evidenci Smluv a podobně. V každé evidenci jsou vedené jiné informace a ke každé evidenci mají přístup lidé podle svého pracovního zařazení ve firmě. Evidence jsou tedy jako elektronické šanony nebo šuplíky v kartotéce. V každé evidenci vedete informace o něčem jiném, každá evidence je určena právě pro jednu věc. Informace jsou v evidencích vedené formou záznamů.
Evidence vidíte ve svém pracovním prostoru nebo jako barevné záložky v horní části své obrazovky, evidence mají různé názvy, barvy a hlavně jiný rozsah vedených informací.
Jaké evidence vidíte?
Nabídka evidencí se odvíjí od role, ve které jste přihlášeni. Každý uživatel proto může vidět jiný seznam evidencí. Jednotliví uživatelé mají tedy do evidencí přístup na základě pracovní pozice, na které pracují a také mají do evidencí různá oprávnění od pouhého zobrazení údajů v nich (pouze pro čtení), přes možnost údaje upravovat, až po možnost informace mazat. Rozsah oprávnění nastavuje administrátor systému centrálně. To znamená, že firma (administrátor) určuje, kdo má kam přístup a může tedy například zabránit tomu, aby člověk v určité roli mohl informace z evidence smazat.
Každý uživatel má přiřazenou roli na základě svého pracovního zařazení.
Na základě oprávnění role mohou uživatelé informace v evidencích buď pouze zobrazovat, nebo mohou informace měnit a upravovat nebo i mazat. Jaké informace v evidencích vidí a co může uživatel dělat nastavuje administrátor.