Záznam je jedna položka v evidenci
V každé evidenci vedete záznamy, pro které je daná evidence určena. V evidenci Firmy tedy máte záznamy jednotlivých firem, v evidenci Majetek pak máte záznamy jednotlivých kusů majetku. Jednotlivé firmy nebo kusy majetku jsou pak záznamy v evidenci (nebo také položky). Můžete si je také představit jako řádky v Excelu, nebo jednotlivé listy v kartotéce. Evidenci tedy tvoří seznam záznamů (položek). Záznam a položka je to samé.
Příklady záznamů v evidencích
- Firmy: Audi, BMW, Apple, Tesco
- Zaměstnanci: Pavel Krejčí, Karel Bláha, Jan Stromeček
- Smlouvy: Smlouva 263/2017, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor
- Majetek: stolní počítač Lenovo, tiskárna HP 2512
K jednotlivým záznamům pak vedete potřebné informace buď v textové podobě nebo formou příloh a dokumentů.
Kde záznamy vidíte?
Po otevření jakékoli evidence uvidíte po levé straně seznam všech položek (záznamů) v evidenci. V pravé části obrazovky pak vidíte detaily ke každé jednotlivé položce.
Jak záznamy do evidence přidávat?
Máte v zásadě čtyři možnosti, jak můžete záznamy do evidence přidávat.
- Ručně jeden záznam po druhém nebo
- Importem z excelu nebo
- Využití API
- Plněním daty z jiného systému.
Záložky, informace, dokumenty a další možnosti na každé položce
V Aptienu každý záznam položky (např. majetek, projekt, společnost nebo zaměstnanec) obsahuje několik záložek, které uživatelům pomáhají spravovat různé typy informací nebo akcí souvisejících s touto položkou. Tyto záložky poskytují strukturovaný přístup k detailům, dokumentům, úkolům a dalším propojeným záznamům.
Zde je přehled a popis jednotlivých záložek
- Detaily: Zobrazuje klíčové informace o položce, jako je název, popis a základní atributy.
- Přílohy: Dokumenty – Ukládá související soubory, jako jsou smlouvy, manuály, certifikáty nebo fotografie.
- Souvislosti: Propojené záznamy, Zobrazuje propojení mezi položkou a jinými záznamy (např. majetek přiřazený zaměstnanci).
- Kalendář: Zobrazuje kalendář položky
- Zápisy (Deník): Schůzky, Aktivity a a údržba – Eviduje zápisy ze schůzek a diskuse související s položkou, a také a záznamy o servisu.
- Úkoly: Seznam všech úkolů přiřazených k položce pro zajištění odpovědnosti a sledování.
- Poznámky: – Umožňuje uživatelům přidávat a zobrazovat poznámky související s položkou.
- Plány aktivit: Kontrolní seznamy, Plány aktivit a údržby (pro Majetek a Zařízení) – Pomáhá uživatelům sledovat předdefinované kroky nebo kontrolní listy a zobrazuje plánované aktivity, údržbu a záznamy o servisu.
Další možnosti
- Předáno: Například pro pracovní pomůcky, obsahuje přehled předaných
- Shoda (pro HR a Politiky) – Seznam potvrzení o seznámení s politikami, certifikací nebo požadavků na shodu.
- Sklad (pro Majetek) – Sledování stavu zásob a umístění inventáře.
- Historie – Sledování změn, aktualizací a provedených akcí na položce.
