Všechny obchodní smlouvy na jednom místě
V této evidenci vedete všechny vaše smlouvy na jednom místě, je to vaše centrální evidence smluv. Evidence je určená pro kohokoliv ve firmě, kdo má na starost vedení smluv, zejména dodavatelských. Umožňuje vedení archivu smluv, hlídání důležitých termínů, stavů, dalších souvislostí smluv. Umožňuje vedení a nadefinování jakýchkoliv typů smluv. Ve výchozím nastavení máte nastavené následující typy smluv, ty si můžete sami snadno rozšířit nebo změnit.
- Smlouvy se zákazníky
- Smlouvy s dodavateli
- Smlouvy o službách
- Pojišťovací smlouvy
- Smlouvy o údržbě, servisní smlouvy
- Kupní smlouvy
- Nájemní smlouvy
Klíčové funkce evidence smluv
- Automatické hlídání termínů
- Archiv smluv
- Vedení smluv a dodatků
- Hlídání plnění rámcových smluv (BETA)
- Připojování příloh a dokumentů
- Vytváření úkolů ke smlouvám
- Zápisy z jednání kolem smluv
Jak přizpůsobit evidenci smluv vaší firmě
Úprava typů smluv v evidenci
- Typy smluv můžete snadno sami přizpůsobit dle vašich potřeb.
- Podívejte se jak změníte typy smluv, pomocí tzv "kategorií"
Nevyhovuje vám vedení smluv v jedné centrální evidenci?
- Pokud nechcete mít všechny smlouvy v jedné centrální evidenci, můžete si vytvořit oddělené evidence
- Například podle typů smluv nebo odpovědnosti jednotlivých týmů nebo oddělení.
- To je užitečné zejména ve větších firmách, kde různé smlouvy spravují různí lidé nebo různá oddělení
- Můžete snadno rozdělit samostatné evidence jak potřebujete
- V oddělené evidenci se řídí oprávnění snadněji než v jedné centrální evidenci.
Podívejte se jak můžete vytvořit novou, vlastní evidenci smluv.
Jak nastavit automatické hlídání termínů smluv
Pomocí hlídačů můžete nastavit hlídání libovolného termínu nebo jiných informací
- Otevřete záložku "Detaily"
- Vyberte, termín, který potřebujete hlídat
- Nastavte si hlídače jak potřebujete
Jak nastavit pravidelné revize a kontroly náležitostí smluv
Díky checklistům a plánům revizí smluv máte pod kontrolou všechny pravidelné a opakované aktivity
- Otevřete záložku "Plány aktivit"
- Nastavte si aktivity, které nad smlouvami potřebujete provádět
Jak vést zápisy a úkoly ke každé smlouvě
Pokud máte kolem smluv intenzivní jednání, pomocí zápisů zaznamenáte, co jste dohodli
- Otevřete záložku "Zápisy"
- Zadejte nový zápis a napište, co bylo dohodnuto
- Uložte
Jak automaticky tisknout smlouvy v pdf
- Aptien vám usnadní vytváření a tisk smluv do pdf
- Doplní informace, podívejte se jak
Jak hlídat plnění rámcové smlouvy (BETA)
- Pro rámcové smlouvy hlídáte jejich plnění
- Systém hlídá nastavený finanční rámec (rozpočet) smlouvy
- Zadáváte dílčí plnění pomocí objednávek
Smlouvy ve všech souvislostech
Získáte kontrolu nad všemi souvislostmi smluv, například.
- Smluvní strany
- Předmět smlouvy