První kroky správce smluv

První kroky správce smluv v Aptienu

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce správy a administrace smluv. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien pomůže  s administrací smluv napříč celou firmou a to konkrétně:

• Centrálně, bezpečně a dlouhodobě udržovat smlouvy a všechny informace kolem nich
• Administrovat již podepsané smlouvy všeho druhu
• Hlídat podstatné termíny a povinnosti, které vám ze smluv vyplývají
• Vyhledávat napříč smlouvami 
  
• Vést jakýkoliv typ smlouvy bez limitu přesně jak potřebujete
• Generovat jednoduché typy smluv z předem připravených šablon
  

Aptien nepomůže s on-line tvorbou smluv.

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro evidenci smluv, ale je to taková elektronická kartotéka nad rámec pouhé evidence smluv. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. Něco jako byste spojili Facebook se softwarem pro řízení zakázek, projektů, smluv nebo majetku. Informace z různých oblastí jsou propojené a dohledatelné z jedné jediné aplikace.

Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit projekty s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.

Jak budete jako správce smluv v Aptienu pracovat?

Jako člověk odpovědný za smlouvy, budete pracovat zejména s evidencí smluv. Kromě nich budou váš pracovní prostor tvořit také další evidence, ve kterých sdílíte informace napříč firmou nebo je někdo sdílí s Vámi. 

• Smlouvy – zde jsou vedeny všechny informace o obchodních smlouvách. Smlouvy obsahují citlivé informace, tedy můžete přístup ke smlouvám povolit pouze vybraným pracovním pozicím nebo konkrétním zaměstnancům
• Firmy – adresář firem, tedy fyzických i právnických osob. Tato evidence je sdílená napříč firmou. Vy z této evidenci vybíráte smluvní strany ze stávajících (již evidovaných) firem, případně zakládáte do této evidence nové
• Kontakty (lidé) – evidence lidí mimo firmu a jejich kontaktních údajů (tedy celofiremní adresář kontaktů). Tato evidence je sdílená napříč firmou a pokud máte jako smluvní stranu uvedenu konkrétní osobu/osoby, pak vybíráte z této evidence, případně zakládáte do této evidence nové

Centrální evidence smluv ve firmě

Informace o smlouvách najdete a povedete v evidenci Smlouvy. Evidence smluv slouží jako centrální místo, kde vedete a spravujete všechny potřebné informace o smlouvách. Tyto informace vidíte pouze Vy jako správce smluv a případně ten, koho určíte. Pro každou jednotlivou smlouvu nebo dodatek smlouvy zde můžete zakládat záznam. V základním nastavení dostanete systém nastavený pro evidování a vedení záznamů o šesti základních typech smluv: 

• Zákaznická smlouva
• Dodavatelská smlouva
• Smlouva o službách
• Smlouva o údržbě
• Kupní smlouva
• Nájemní smlouva

Můžete však jednoduše typy smluv pozměnit, přidat či odstranit - zcela v souladu s tím, jaké typy/členění smluv potřebujete ve své evidenci smluv Vy ( - > jak změnit typ smlouvy). Není tedy nutné vést jednotlivé typy/kategorie smluv v samostatných evidencích. Pro každý typ smlouvy můžete evidovat jinou sadu informací. 

> Jak rozšířit informace vedené o smlouvě

> Jak přidat novou smlouvu 

Hlídání termínů obnovy nebo ukončení smluv

Pokud potřebujete hlídat různé termíny smluv (např. ukončení smlouvy, obnova smlouvy nebo dodatku), využijete k tomu hlídače, které si nastavíte podle svých potřeb. 

Jak nastavíte ohlídání termínu konce konkrétní smlouvy, například 15 dní před jejím ukončením:

Vyberte si konkrétní smlouvu. U položky „Datum ukončení platnosti“ klikněte na ikonu hlídacího psa v pravé části řádku a nastavte nové hlídání (kliknutím na text “Nastavit nové hlídání”). 

1. Název hlídače - zadejte název hlídání/důvodu upomínky (například Hlídám konec smlouvy)
2. Kde hlídám - vybíráte výčet smluv, na které chcete toto hlídání nastavit (pouze na vybranou konkrétní smlouvu a nebo napříč celou evidencí smluv, tedy hlídání bude nastaveno u každé evidované smlouvy)  
3. Kdy upozorním - zde vyberte režim upozornění, tedy zda budete hlídačem upozorněni pouze v konkrétní termín nebo chcete být upozorňováni opakovaně v určitý okamžik či budete hlídačem upozornění při naplnění konkrétních podmínek (změna hodnoty detailu, naplnění hodnoty detailu, na výročí). Zvolte Podle hodnoty detailu, vyberte „Nastane za počet dní“ a do pole zadejte, kolik dní předem chcete být upozorněni 
4. Upozorni mě.... - podle nastaveného režimu upozornění (předchozí krok) nastavíte datum/režim/podmínku spuštění hlídače
5. Uložte a máte tak nastavené hlídání konce zvolené smlouvy

Vedení souvislostí smluv 

Velkou výhodou Aptienu je možnost vytvářet mezi smlouvou a tím, čeho se týká (předmětem smlouvy) souvislosti, tzv. vazby. Můžete tedy provázat smlouvy se smluvními stranami (konkrétními subjekty, osobami) či konkrétními položkami jiných evidencí (např. telefonem vedeným v evidenci Majetek, projektem vedeným v evidenci Projekty, atd.). 

TIP: Pokud máte ve firmě i další evidence, můžete provazovat smlouvy na jakoukoliv z nich. Uděláte to tak, že buď požádáte administrátora, aby vám dal k těmto evidencím přístup, nebo si je sami vytvoříte jak potřebujete. 

Evidence v závislosti na předmětu smlouvy – máte možnost provázat informace o předmětu dané smlouvy s konkrétní položkou vedenou v jiné evidencí (např. v případě smluv vztahujících se ke konkrétnímu projektu nebo zakázce můžete informaci o předmětu smlouvy provázat s konkrétním záznamem/projektem v evidenci projektů).

Úkoly nad smlouvami  

Pokud potřebujete nad smlouvou vytvářet úkoly – ať už sami pro sebe nebo pro vaše kolegy, tak máte tu možnost ze záložky úkolů. Všechny takto vytvořené úkoly se vám automaticky ke smlouvě připojí a vy již nemusíte někde složitě mailovat a úkolovat lidi pomocí mailů.

Připomínky a zápisy z jednání ke smlouvám

Pokud vedete ke smlouvám jednání a potřebujete takový zápis ke smlouvě připojit, abyste jej později dobře našli, žádný problém. V záložce zápisů vytvoříte zápis, který budete mít propojený přímo se smlouvou.

Osobní nebo sdílené poznámky ke smlouvám

Když chcete ke smlouvám připojit osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť smlouvy vidí, je vaše poznámka neviditelná.

Schvalování smluv pomocí jednoduchého workflow

Stav smlouvy můžete rovněž použít jako jednoduché workflow. Systém má v sobě takzvanou auditní stopu - zaznamená, kdo stav změnil a tato informace je tak nezpochybnitelná a později kdykoliv doložitelná. 

Pokud chcete být o stavu informováni – tak si nastavte hlídače na konkrétní stav a systém vám zašle upozornění.