Co dělá administrativní pracovník?
Administrativní pracovníci jsou lidé, kteří pracují ve firemní administrativě, tedy poskytují podporu firemních procesů. Jsou to lidé pracující typicky v kanceláři s počítačem a telefonem a zajišťují hladký chod kanceláře. Administrativní pracovníci mají různé odpovědnosti a vykonávají širokou škálu mnoha úkolů. Administrativní práce je jejich stoprocentní pracovní náplň a typicky zahrnuje:
- vkládání dat do firemních aplikací a software,
- udržování záznamů v aktuálním stavu
- vedení dokumentů a dokumentace
- komunikace prostřednictvím telefonů, e-mailů, videohovorů, osobně nebo prostřednictvím aplikací
- provádění široké škály administrativních prací
- příprava a vyplňování různých výkazů, formulářů, zpráv a podobně
- udržování různých datových nebo informačních záznamů, tabulek, evidencí nebo formulářů
- příprava podkladů či dokumentů pro jednání a různé porady
- zpracování zápisů z porad a jednání
- zadávání, vyřizování nebo schvalování požadavků
- zadávání požadavků
- organizování schůzek a jednání
- komunikace pomocí e-mailů, telefonů nebo jiných aplikací a software pro spolupráci
- vyplňování povinných formulářů
- archivace dokumentů
Kancelářské pracovníky lze tedy nalézt v kancelářských, administrativních nebo manažerských rolích a na rozdíl od dělnických profesí (takzvaných „modrých límečků") nemají fyzicky náročná zaměstnání.
Příklady profesí administrativních pracovníků
Administrativních profesí je obrovské množství. Každá profese má jiný obsah své administrativní práce a rozsah agend a procesů, které zajišťuje. Zde je několik příkladů administrativních profesí:
- Office manažer se stará o administrativu kanceláře
- Administrativní asistent
- HR manažer, HR specialista
- Správce smluv
- Správce majetku
- Účetní - řeší administrativu účetnictví
- Mzdový účetní - řeší administrativu kolem mezd zaměstnanců
- Compliance manažer
- Jakýkoli manažer ve firmě
Klíčové předpoklady efektivní administrativní práce
Práce administrativního pracovníka je zcela jistě založena na schopnosti efektivně pracovat s počítačem a telefonem. Velká část jeho práce je práce s informacemi a daty, se kterými pracuje prostřednictvím počítače , software a aplikací. Dalším předpokladem je schopnost organizovat práci a pracovní úkoly, koordinovat práci s ostatními:
- Práce s počítačem
- Práce s firemním software, aplikacemi, jako je účetní systém, ERP, mzdový systém nebo například Aptien
- Efektivní komunikace s ostatními lidmi napříč firmou
- Plánování práce - schůzek, jednání a úkolů