Správa IT majetku – jak na to v Aptienu
Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy správy a údržby vašeho IT majetku a dalších provozních informací. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien pomůže s běžnými provozními IT procesy, umožní vám:
- Řídit a plánovat údržbu IT majetku a vybavení
- Mít přehled o tom, kdy a jak byl majetek pořízený díky připojeným smlouvám a dokumentaci
- Hlídat klíčové termíny revizí, kontrol, výměny IT komponent nebo konec platnosti SSL certifikátu
- Uchovávat systémová hesla pro jednotlivá zařízení
- Distribuovat hesla uživatelům
- Distribuovat IT návody uživatelům
- Vést provozní přehled všech typů IT majetku, jeho umístění a inventarizaci - kdo ho má a kde je
- Řídit vydávání a odpovědnost za IT vybavení – kdo je za co odpovědný
- Plánovat nákupy IT majetku
V systému vidíte všechny souvislosti IT majetku na první pohled a on-line. Systém také umožní vytvářet a řídit úkoly a činnosti, které ze správy IT majetku vyplývají nebo vést zápisy z aktivit nebo z jednání, které se konkrétního kusu majetku týkají. Pokud máte zavedený ITIL, naše řešení vám pomůže zavést procesy v souladu s ním.
Co je Aptien?
Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro správu IT, ale je to taková elektronická kartotéka. Aptien je také firemní intranet, kde můžete komunikovat s uživateli a zaměstnanci. Informace z různých oblastí jsou propojené v jedné aplikaci. Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný, přizpůsobivý, a navíc dokáže propojit IT majetek s úkoly, umožní připojovat poznámky a další informace, abyste je již nemuseli psát na různá lepítka a papírky. To vše v jednom příjemném prostředí.
Jak budete jako IT manažer v Aptienu pracovat?
Jako člověk odpovědný za provoz IT máte na starosti přehled všech informací, které s IT souvisí. Aptien vám pomůže zejména s praktickou provozní evidencí. Skládá se z evidencí – digitálních šanonů - ve kterých ukládáte informace. Pomůže při vedení všech praktických informací kolem vašeho majetku, koordinovat práci, činnosti, dokumenty a další informace, které se majetku týkají. Také umožní řídit tickety, požadavky a žádosti od uživatelů, lidí ve firmě. A pomůže vám i s distribucí hesel směrem k lidem.
Ve svém pracovním prostoru uvidíte přehled evidencí IT majetku a také další evidence, ve kterých sdílíte informace napříč firmou nebo je někdo sdílí s vámi, jako jsou kontakty a firmy.
Každý kus majetku má svoji kartu majetku, na které vidíte vše potřebné, informace v celém jeho životním cyklu - kdy byl konkrétní kus IT majetku pořízen, kdo je za něj ve firmě odpovědný, nebo jaké servisní zásahy, údržba či opravy se na daném kusu IT majetku prováděly. Je to vymyšleno tak, abyste vše podstatné o majetku měli na jednom místě. Máte zde dokumentaci, zápisy i úkoly.
Ve vašem pracovním prostoru IT manažera vidíte
- Počítače – tuto evidenci využijete pro všechny koncové stanice typu počítačů, od tabletů až po stolní počítače
- Telefony – zde jsou všechny telefony nebo mobilní zařízení
- SIM karty – je přehled všech SIM karet, ať jsou použity v telefonech, zařízeních nebo jako IOT
- Software – zde máte informace o vašich aplikacích a veškerém software ve firmě
- Servery – zde jsou virtuální nebo fyzické servery
- Tiskárny – přehled tiskáren, které pronajímáte nebo kupujete
- UPS a záložní zdroje – je šanon pro záložní zdroje, nebo jiná elektrická zařízení
- Certifikáty – je místo, kde máte přehled SSL certifikátů, tokenů nebo profesních certifikátů
- Další IT majetek a vybavení
- Kontakty – zde je adresář lidí mimo firmu
- Firmy - adresář firem. Je to sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele služeb a IT vybavení
Základní procesy správy majetku
Zde jsou základní procesy správu IT majetku, které vám Aptien usnadní:
Hlídání důležitých termínů k údržbě počítačů, serverů nebo jiné IT techniky
Pomocí termínů a hlídačů budete hlídat například termíny revizí, výměny komponent, konce smluv, konce služby nebo jiné termíny, které ze správy IT majetku vyplývají. Pokud chcete cokoliv hlídat, nastavíte si na to hlídače přesně podle svých potřeb. Důležité termíny se odehrávají v úkolech – viz dále.
Evidence a hlídání expirace SSL certifikátů
Pomocí evidence certifikátů ohlídáte libolovné SSL nebo podobné certifikáty a jejich platnost. Můžete zde také bezpečně uložit například samotný klíč SSL certifikátu.
Hlídání důležitých termínů kolem licencí
Také konec platnosti licencí je třeba hlídat, opět pomocí hlídačů. V evidenci Software nastavíte hlídače v poli Konec licence a ten vám zašle včas upozornění.
IT požadavky a žádosti, helpdesk
Přijímání žádostí mailem není praktické a speciální IT ticketingové nástroje pro helpdesk mohou být složitější na zavedení. Zde máte vše pod jednou střechou a když firma používá Aptien i na další oblasti, uživatelé se nemusí hlásit do jiné aplikace, ale vše zde mají pod jednou střechou.Vydávání počítačů a dalšího vybavení
Vydávání a předávání počítačů vyřešíte pomocí digitálních nebo papírových předávacích protokolů. Díky evidenci vydaných počítačů tak máte tak jednoduchý přehled o tom, kdo ho má přiřazený. To se netýká pouze počítačů, ale jakéhokoliv IT vybavení, které takto potřebujete sledovat.
Vedení centrální evidence IT majetku, jednoduchá CMDB
U každého kusu majetku vedete základní informace, jako jsou jeho popis a umístění.
Návody, manuály nebo další dokumentace k IT
Ke každému kusu majetku můžete připojit jakékoliv dokumenty, návody, manuály, protokoly nebo obrázky formou přílohy.
Distribuce hesel uživatelům
Udržovat systémová hesla od IT prvků, jako jsou servery, routery a podobně můžete zde a bezpečně. Další oblastí je distribuce hesel směrem k lidem ve firmě. Nechcete to posílat emailem nebo v kombinaci s SMS nebo psát na papírky? Aptien pomůže dostat heslo bezpečným způsobem k uživatelům.
Vedení provozního deníku a záznamů údržby IT majetku
Pokud chcete vést provozní deník servisních zásahů na vašich serverech, počítačích, tiskárnách nebo UPS, uděláte to formou záznamů aktivit. Ty jsou také automaticky připojené.
Nákupní smlouvy a smlouvy k údržbě IT majetku
Pokud potřebujete evidovat smlouvy nebo objednávky, kterými jste svůj IT majetek pořídili nebo smlouvy o údržbě, jednoduše připojíte smlouvu o údržbě nebo nákupní smlouvu k danému kusu majetku. Smlouva bude automaticky s ním spojena a nebudete ji muset později složitě dohledávat.
Řízení externí správy vašeho IT vybavení
Stará se vám o vaše zařízení nějaká externí firma, vy s ní komunikujete, potřebujete jí zadávat úkoly a řídit její práci? Pro dané zařízení aktivujete jeho extranetovou stránku a k ní pozvete subdodavatele. Nebudete už si muset posílat maily, ve kterých se nikdo nevyzná. Vaše komunikace s nimi se tak napřímí.
Úkoly
Určitě vám každodenní provoz přináší situace, kdy potřebujete vytvořit nějaký úkol – typicky odvezení počítače do servisu nebo provedení revize nějakého vašeho zařízení. Nemusíte již takové úkoly řešit pomocí e-mailování na vaše kolegy, ale úkol bude automaticky připojený přímo ke konkrétnímu počítači a vy jej nebudete muset hledat a pátrat po mailech kdy se co kde odehrálo.