Snadno ovladatelný a přizpůsobitelný systém pro evidenci a správu IT majetku (IT Asset Management)
Aptien je ideální pro evidenci veškerého IT majetku a vybavení, jako jsou počítače, servery, software, licence, ale třeba také pro přehled nebo hlídání expirací vašich SSL certifikátů nebo smluv s dodavateli. Každý si v něm najde co potřebuje. Je zaměřený na praktickou provozní stránku. Je vhodný pro vedení všech praktických informací, které v dennodenním provozu ke svým počítačům, telefonům, software a dalšímu IT vybavení potřebujete. Na jednom místě máte informace o tom kdy byl konkrétní kus majetku pořízen, kdo je za něj ve firmě odpovědný, nebo třeba jaké servisní zásahy se na daném kusu IT majetku prováděly. Vše můžete vést jednoduše a přehledně ve stromové struktuře a také můžete plně přizpůsobit strukturu vedených evidencí požadavkům a potřebám vaší firmy.
Údaje o IT majetku máte pod kontrolou vy
Data zadává a spravuje správce IT majetku ručně, řešení neobsahuje žádný automatický sběr informací. Výsledná data se zpracují a přidělí se jednotlivým nalezeným počítačům v aplikaci. Tento systém shromažďování dat lze nastavit v pravidelném intervalu a data jsou proto vždy aktuální.
Nahradíte si svoje evidence o IT majetku v Excelech
Pokud používáte ve vaší firmě spoustu Excelů, ve kterých vedete různé informace o IT majetku, naše řešení je spolehlivě nahradí. IT asset management vás nezavalí žádnými nadbytečnými informacemi a zbytečnou komunikací. Je jedno kolik typů IT majetku vedete (počítače, licence, servery, SIM karty, telefony atd.) - seznam různých typů či kategorií majetku si můžete upravit a rozšířit podle svých potřeb a pro každý typ majetku si dokonce můžete vést různé sady informací. Vedení různých typů IT majetku nemá v našem software prakticky omezení. Například pro software potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvy, záruky, dodavatele. Pro servery jsou pro vás důležité naopak informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba.
Všechny informace k IT majetku jsou provázané a na jednom místě a navíc neustále k dispozici ve všech souvislostech, které se vám neztratí. Potřebujete informace o smlouvě, kterou jste konkrétní počítač, server nebo licenci pořídili? Nebo potřebujete vést informace k dodavateli licencí? Nebo k firmě, která se vám o majetek stará? Nebo k pracovníkovi, který je odpovědný za údržbu konkrétního serveru? Žádný problém.
V našem řešení můžete jednoduše provázat IT majetek s jakoukoliv další informací, kterou k řízení a správě potřebujete. Jednoduše provážete s informacemi o tom, kdy jste ho pořídili, od koho, můžete přiložit smlouvy, záruky, předávací protokoly.
V tomto řešení pro správu majetku budete mít vše pohromadě a v souvislostech ke konkrétnímu majetku:
- Plány údržby IT vybavení
- Obnova hardware
- Výměny disků
- Záznamy o provedené údržbě, opravách serverů nebo počítačů
- Hlídání termínů vypršení licencí
- Hlídání termínů exspirace certifikátů
Evidujete libovolné typy IT vybavení
Je jedno jaké IT vybavení potřebujete spravovat - číselník a typy IT vybavení - různých typů či kategorií IT majetku si můžete upravit a rozšířit podle svých potřeb a pro každý typ IT majetku si dokonce můžete vést různé sady informací. Vedení různých typů IT majetku nemá v našem software prakticky omezení. Například pro některý typ IT majetku potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvě, záruce či dodavateli. Pro jiný typ majetku jsou pro vás naopak důležité informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba, nebo kdy končí záruční lhůta:
- Databáze, evidence či kartotéka IT majetku
- Seznam údržby a oprav na konkrétním kusu IT zařízení nebo software
- Provozní deník IT majetku (např. servisní práce na serveru)
Můžete si sami přizpůsobit různé typy a kategorie IT majetku a vybavení.
Správa a evidence licencí a hlídání termínů jejich expirace
Správa licencí vám poskytne aktuální přehled o tom, který software máte jak zalicencovaný, kdo k němu má přístup a zdali ho používáte legálně. Pokud máte SaaS nebo licence na dobu určitou, nastavíte si jednoduše připomínku hlídání expirace licence.
Správa IT majetku, licencí a hlídání termínů údržby a záruky nebo expirace
Potřebujete hlídat různé termíny jako například termíny záruky, oprav, pravidelných prohlídek, profylaxe, mazání dat nebo jiný typ údržbových aktivit?
Hlídači, kteří jsou součástí naší aplikace umožňují nastavit hlídání jakýchkoliv důležitých termínů, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení upozornění hlídačů jsou téměř neomezené - například na konkrétní den, opakované, když by se změnila hodnota hlídaného detailu - např. datum, podle hodnoty detailu - např. když hodnota nastane za X počet dní či výročí. Řešení tedy za vás ohlídá různé termíny vyplývající z charakteru IT majetku:
- Hlídání termínů záruky počítačů
- Hlídání termín pravidelné údržby
- Hlídání expirace SSL certifikátů
- Upozornění na ukončení smlouvy
- Upozornění na ukončení platnosti certifikátů
Všechna upozornění zůstávají uchována jednak v systému, kde je vedena jejich auditní stopa, a zároveň jsou upozornění zasílána do e-mailové schránky vaší či případně i těch uživatelům, které nastavíte jako další příjemce upozornění.
Předávací a akceptační protokoly při instalaci nebo údržbě počítačů nebo serverů
Řízený proces právy IT majetku také zahrnuje odpovědnost za provedené servisní úkony jako jsou instalace, reinstalace, výměna vadných komponent a podobně. Software vám umožní tyto úkony zaznamenat a přidat ke každému z nich také předávací protokol. To vám zajistí jasnou a dokumentaci - všechny úkony budete mít jasně zdokumentovány.
Vyhledávání a filtrování v evidenci IT majetku
Systém vám umožní vyhledávat v evidenci majetku a filtrovat v nich dle zadaných kritérií.
Nastavení oprávnění přístupu k evidenci IT majetku
Aptien vám umožní nastavit oprávnění k přístupu k evidenci majetku, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typům IT majetku (například někdo uvidí pouze servery, jiný člověk ve firmě uvidí pouze SSL certifikáty).
Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým kusům IT majetku.
Komu je evidence IT majetku určena?
Tento software je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje svém IT majetku, jeho správu i údržbu v pořádku a v bezpečí. Řešení se ale neomezuje jen na správce IT majetku, ale používají jej také office manažeři i další manažeři.
Co dalšího IT asset management umožní?
Základní sadu evidencí můžete rozšiřovat o další šablony, které můžete využít z nabídky nebo které si můžete vytvořit jednoduše sami:
- Katalog aplikací, software a licencí
- Evidenci VPN, žádostí o VPN
- Přehled informačních aktiv
- Přiřazení IT vybavení konkrétním zaměstnancům
- Záznamy o servisní úkonech u serverů, počítačů nebo síťových prvcích
- Veškerou dokumentaci k IT majetku (úložiště smluv, fotodokumentace, předávací protokoly, smlouvy)
- Standardní pracovní postupy ke správě IT majetku
- Vytvářet audit a inventuru IT majetku
- Hlídat termíny oprav, servisu, údržby IT majetku
- Plánovat a řídit údržbu IT majetku
- Hlídat důležité termíny a činnosti k IT majetku - termíny vypršení záruk
- Plánování opakujících se činností jako jsou například revize či aktualizace
- Komunikace všech zúčastněných v auditovatelném prostředí - komunikace s dodavateli bude v prokazatelné formě
- Přikládat libovolné přílohy a dokumentaci (faktury, akceptační protokoly)
- Evidovat vztahy mezi prvky IT majetku
- Vytvářet stromovou strukturu IT majetku a vztahy k němu
- Vedení informací o vydaném majetku uživatelům (kdo má jaký počítač, telefon, SIM kartu)
- Záznam přesunu - vydání nebo odebrání IT majetku uživatelům
- Mít přehled o historii IT majetku (kdo ho měl). Budete mít k dispozici kompletní historii zařízení.
- Vést historii aktivit nad IT majetkem
- Zaznamenat opravy, údržbu, instalace, reinstalace a podobně - snadno uvidíte veškeré aktivity, které se nad IT majetkem odehrály
Hlavní přínosy řešení evidence a údržby IT majetku
- Hlídání důležitých termínů (např. hlídání termínů údržby, revizí, záručních lhůt)
- Vedení všech informací o majetku provázaných na jeho ostatní souvislosti (na zodpovědné osoby, vazbu na kupní či servisní smlouvu, umístění majetku, výrobce či servisního partnera a podobně)
- Vedení souvisejících majetkových a servisních smluv v jednom prostředí
- Přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o majetku zvyklostem vaší firmy
- Vedení různých majetkových agend v jednom prostředí
- Informace o jednotlivých prvcích IT majetku ve stromové struktuře
- Veškeré souvislosti a vztahy mezi prvky IT majetku - například které aplikace provozují na kterém serveru, kdo používá licence určitého software
- Jednoduché a uživatelsky příjemné prostředí
- Víte přesně, kdo má jaký IT majetek čím disponuje, co máte na skladě, nebo v opravě.
- Snadno zaznamenáte přesuny IT majetku
- Kompletní přehled o IT majetku firmy
- Úkoly, poznámky, žádanky nebo firemní nástěnka nad IT majetkem
- Umístění jednotlivých prvků IT majetku v budovách, místnostech ve stromové struktuře
Důraz na bezpečí a důvěrnost
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem v tomto nástroji ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o majetku jsou zde uložená v bezpečí.
Nemusíte nic instalovat
Pouze spustíte internetový prohlížeč. Nemusíte nic instalovat. Nemusíte nic instalovat. IT asset management spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet. Řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte.
