První kroky správce majetku

Jak na provozní správu a údržbu v Aptienu

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy správy a údržby vašeho majetku a vybavení, abyste věděli co v systému možné je a co není, kde vám systém pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity.

Nejsme účetní software, Aptien je pro provozáky, ne pro účetní.

Je to ideální systém pro provozní evidence majetku a vybavení. Pomůže s běžnými provozními procesy, které řešíte kolem operativní správy majetku:

• Vedení provozních praktických informací o majetku v celém jeho životním cyklu
• Plánování a hlídání termínů údržby, revizí nebo kontrol majetku, vytváření plánů údržby 
• Předávání a svěřování majetku, evidence vydaného majetku – komu a kdy byl majetek vydaný nebo svěřený 
• Vedení dokumentace k majetku
  
• Vedení provozního deníku majetku
• Vedení kontaktních informací na údržbu, servis, opravy
  
• Zadávání práce pro údržby, opravy nebo revize
• Automatické hlídání záruční doby 
• Oštítkování majetku pomocí QR kódů
• Provádění jednoduché fyzické inventury vybavení vaší firmy

V Aptienu také řídíte veškerou práci kolem kolem majetku. Pomocí úkolů a činnosti, které ze správy majetku vyplývají, přiřazujete práci konkrétním zaměstnancům, hlídáte jejich plnění, vedete provozní deník nebo plány údržby.

Jak budete jako správce majetku v Aptienu pracovat?

Ať jste správce majetku, facility manažer nebo prostě jen máte na starosti majetek, zařízení nebo vybavení ve své organizační jednotce, v Aptienu budete mít na jednom místě veškeré informace v celém životním cyklu majetku. Každý kus majetku má svoji kartu majetku, na které vidíte vše potřebné. Kdy byl konkrétní kus majetku pořízen, kdo je za něj ve firmě odpovědný, nebo třeba jaké servisní zásahy, údržby či opravy se na daném kusu majetku prováděly. 

Ve vašem pracovním prostoru správce majetku vidíte jednotlivé majetkové evidence rozdělené podle typu a provozních potřeb. Pokud si nevyberete z nabídky, můžete si přidat z dalších šablon nebo si upravit nabídku typů majetku zcela podle vašich potřeb. Vaše evidence jsou tedy následující:

• Automobily  - zde vedete přehled aut a dalších vozidel ve vaší firmě
• Kancelářské vybavení - zde je kancelářské vybavení, zejména stoly, židle, skříně
• Počítače – tuto evidenci využijete pro všechny koncové stanice typu počítačů od tabletů až po stolní počítače
• Telefony - zde jsou všechny telefony nebo mobilní zařízení
• Ostatní majetek
• A další, které si můžete přidat jako šablony

Pokud máte ve správě také budovy, využijete sadu evidencí, spojenou s nemovitostmi:

• Budovy a nemovitosti
• Klíče
• Vstupní karty
  
• Místnosti a další prostory

A další evidence, které sdílíte napříč firmou:

• Smlouvy
• Kontakty
• Firmy - adresář firem, tedy fyzických i právnických osob. Je to sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele

Co můžete jako správce majetku všechno dělat

Vést evidenci majetku

• V systému lze evidovat libovolný majetek - od nemovistostí až po pracovní pomůcky. Od počítačů až po kancelářský nábytek. U každého evidovaného majetku lze pravidelně provádět inventuru a zajistit tak, že evidence odpovídá skutečnosti.
• Podívejte jak můžete evidovat  různé typy majetku, vybavení, přístrojů nebo zařízení 

Hlídat termíny údržby nebo revizí majetku

• V každé majetkové evidenci můžete hlídat termíny revizí, údržby nebo jiné termíny, které ze správy majetku vyplývají.
• To vše za vás pohlídají naši hlídači, podívejte se na návod, jak hlídání termínů údržby nastavit.

Vydávat majetek zaměstnancům

• Při předávání majetku, typicky pracovních pomůcek nebo jiných zařízení pracovníkům (například klíče, vstupní karty, počítač nebo mobilní telefon) novým zaměstnancům systém umožní vytvořit Protokol o předání a to pomocí papírových nebo
• Pomocí digitálních předávacích protokolů. Ten lze elektronicky také potvrdit podpisem na obrazovku telefonu.

Přesouvat majetek mezi zaměstnanci

• Jedním z úkolů správy majetku jsou přesuny. I přesuny majetku, typicky kancelářského vybavení nebo pracovních pomůcek, mezi zaměstnanci.
• Systém zaznamenává historii přesunů jednotlivých kusů majetku mezi zaměstnanci, takže je možné zpětně vysledovat, kdo s daným majetkem v minulosti pracoval.

Svěřovat majetek odpovědným osobám 

• Každý kus evidovaného majetku, zařízení či vybavení můžete někomu přidělit do odpovědnosti. Díky Aptienu máte o tom jasný přehled.

Vést kompletní dokumentaci k majetku

• Ke každému majetku můžete připojit jakékoliv dokumenty, obrázky nebo jiné přílohy.
• Typicky jsou to návody, fotografie, dodací listy, předávací protokoly, akceptační protokoly nebo další podobné dokumenty. 
• Přílohy nebo dokumenty, můžete dále roztřídit do složek.
• U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí. Jak vést dokumentaci k majetku.

Provádět inventarizace stavu majetku a jeho oštítkování

• Pro každý kus majetku povedete jednoduše informace o tom, kde se nachází a kdo ho má vydaný. Můžete vytisknout QR štítky a pomocí mobilního telefonu lehce zjišťovat informace o něm.

Vést provozní deník a záznamy údržby majetku 

• Pokud potřebujete k majetku vést jeho provozní deník, tak k tomu slouží záznamy aktivit formou zápisů, kam servisní technik zaznamená aktivity údržby nebo inspekce. Zápis o údržbě je automaticky zaznamenaný a připojený. Jak vést provozní deník majetku

Vést informace o pořízení, údržbě nebo pojištění majetku

• Potřebujete evidovat na základě jaké smlouvy jste majetek pořídili nebo naopak smlouvy kolem jeho údržby? Jaká je záruční doba a nechat si ji ohlídat. Jednoduše připojíte smlouvu o údržbě nebo nákupní smlouvu. 

Vést si k majetku své osobní poznámky 

• Když si potřebujete ke konkrétnímu kusu majetku připojit osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte.
• Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť majetek vidí, je vaše poznámka neviditelná.

Vést kontakty na servisní techniky nebo dokonce jejich práci řídit

• Vedení kontaktů na servis, údržbu, revize nebo emergency kontaktů. Stará se vám o vaše zařízení nějaká externí firma, vy s ní komunikujete, potřebujete jí zadávat úkoly a řídit její práci?
• Pro dané zařízení aktivujete jeho extranetovou stránku a k ní pozvete subdodavatele. Nebudete už si muset posílat maily, ve kterých se nikdo nevyzná. Vaše komunikace s nimi se tak napřímí. Podívejte se jak řídit dodavatele.

Zadávat úkoly ke správě a údržbě majetku

• Určitě vám každodenní provoz přináší situace, kdy potřebujete vytvořit nějaký úkol – typicky odvezení auta do servisu, na přezutí pneumatik nebo provedení revize nějakého vašeho zařízení.
• Nemusíte již takové úkoly řešit pomocí e-mailování na vaše kolegy, ale úkol bude automaticky připojený přímo ke konkrétnímu autu a vy jej nebudete muset hledat a pátrat po mailech kdy se co kde odehrálo.

Závady a opravy

• V případě poruchy na nějakém zařízení systém poskytuje funkce pro rychlé dohledání nákupních dokladů a informací o zárukách.
• U každého zařízení se vede historie poruch a servisních zásahů.

Jaké typy majetku můžete evidovat?

• Počítače, servery nebo jiná výpočetní technika
• Softwarové licence
• Kancelářské vybavení
• Kreditní karty
• Vstupní karty / klíče
• Vozidla
• Přístroje
• Nástroje
• Technologie
• Nemovitosti
• A další

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro evidenci majetku, ale je to taková elektronická kartotéka. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. 

Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný a snadno si ho přizpůsobíte vašim zvyklostem.