První kroky správce majetku

Datum poslední aktualizace: 12. 08. 2021
Podívejte se na řešení:
Software pro správu, údržbu a evidenci majetkuEvidence majetku
Pomohl Vám tento článek?
21 z celkových 24 článek pomohl.

Jak na provozní správu a údržbu v Aptienu

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy provozní správy a údržby vašeho majetku a vybavení, abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám systém pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien slouží jako provozní evidence majetku a vybavení, která pomůže s běžnými provozními procesy, které řešíte kolem operativní správy majetku a to hlavně:

  • Hlídání klíčových termínů revizí, kontrol nebo údržby spojené se správou majetku 
  • Vytváření plánů údržby
  • Vedení provozní evidence různých typů majetku, vybavení, přístrojů nebo zařízení 
  • Vedení informací o jejich umístění, kde se nachází, kdo je má na starost
  • Evidence vydaného majetku – komu a kdy byl majetek vydaný nebo svěřený 
  • Vedení kontaktních informace na údržbu, servis, opravy
  • Zadávání práce pro údržby, opravy nebo revize
  • Automatické hlídání záruční doby 
  • Oštítkování majetku pomocí QR kódů

V Aptienu máte také možnost vytvářet a řídit úkoly a činnosti, které ze správy majetku vyplývají, přiřazovat je konkrétním zaměstnancům, hlídat jejich plnění nebo vést provozní deník.

Aptien však není účetní software, tedy pomocí našeho systému můžete řešit provozní procesy, ale nikoliv provádět účetní operace a vést účetní evidence nebo odpisy majetku.

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro evidenci majetku, ale je to taková elektronická kartotéka. Aptien je také firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, firemní nástěnka i pracovní stůl pro lidi v kancelářích. 

Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný a snadno si ho přizpůsobíte vašim zvyklostem.

Jak budete jako správce majetku v Aptienu pracovat?

Ať jste správce majetku, facility manažer nebo manažer odpovědný za majetek, zařízení nebo vybavení ve své organizační jednotce, Aptien vám pomůže zejména s praktickou provozní evidencí a správou majetku. Pomůže při vedení všech praktických provozních informací kolem vašeho majetku. Na jednom místě máte informace o tom, kdy byl konkrétní kus majetku pořízen, kdo je za něj ve firmě odpovědný, nebo třeba jaké servisní zásahy, údržby či opravy se na daném kusu majetku prováděly. Každý kus majetku má svoji kartu majetku, na které vidíte vše potřebné.

Váš pracovní prostor tvoří kromě majetku také další evidence, jako jsou firmy a kontakty, ve kterých jsou informace sdílené napříč firmou.  

Je to vymyšleno tak, abyste vše podstatné o majetku měli na jednom místě - dokumentaci, provozní deník, úkoly údržby a oprav, předávací protokoly.

Ve vašem pracovním prostoru vidíte jednotlivé majetkové evidence rozdělené podle typu a provozních potřeb. Pokud si nevyberete z nabídky, můžete si přidat z dalších šablon nebo si upravit nabídku typů majetku zcela podle vašich potřeb. Vaše evidence jsou tedy následující:

  • Automobily  - zde vedete přehled aut a dalších vozidel ve vaší firmě
  • Kancelářské vybavení - zde je kancelářské vybavení, zejména stoly, židle, skříně
  • Počítače – tuto evidenci využijete pro všechny koncové stanice typu počítačů od tabletů až po stolní počítače
  • Telefony - zde jsou všechny telefony nebo mobilní zařízení
  • Ostatní majetek
  • A další, které si můžete přidat jako šablony

Pokud máte ve správě také budovy, využijete sadu evidencí, spojenou s nemovitostmi:

  • Budovy 
  • Klíče
  • Dveře
  • Vstupní karty
  • Místnosti 

Sdílené evidence:

  • Smlouvy
  • Kontakty
  • Firmy - adresář firem, tedy fyzických i právnických osob. Je to sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele

Základní procesy správy majetku

Hlídání termínů údržby nebo revizí majetku

V každé majetkové evidenci můžete hlídat termíny revizí, údržby nebo jiné termíny, které ze správy majetku vyplývají. To vše za vás pohlídají naši hlídači, podívejte se na návod, jak hlídání termínů údržby nastavit.

Evidence svěřeného nebo vydaného majetku  

Každý kus evidovaného majetku, zařízení či vybavení můžete někomu přidělit a to pomocí předávacích protokolů. Tím vyřešíte, komu je majetek svěřený a kam je vydaný pro trvalé nebo krátkodobé zápůjčky majetku. Podívejte se na návod, jak předávat majetek.

Návody nebo další dokumentace k majetku

Ke každému majetku můžete připojit jakékoliv dokumenty, obrázky nebo jiné přílohy. Typicky jsou to návody, fotografie, dodací listy, předávací protokoly, akceptační protokoly nebo další podobné dokumenty. Přílohy nebo dokumenty, můžete dále roztřídit do složek. U nich lze nastavit oprávnění – kdo do které složky smí nebo nesmí. 

> Jak vytvářet složky na dokumenty

Inventarizace stavu majetku a jeho oštítkování

Pro každý kus majetku povedete jednoduše informace o tom, kde se nachází a kdo ho má vydaný. Můžete vytisknout QR štítky a pomocí mobilního telefonu lehce zjišťovat informace o něm.

> Jak nastavit QR, pohledy, a Akční tlačítka

Vedení servisních kontaktů  

Vedení kontaktů na servis, údržbu, revize nebo emergency kontaktů najdete v záložce Údržba.

Vedení provozního deníku a záznamy údržby majetku 

Pokud potřebujete k majetku vést jeho provozní deník, tak k tomu slouží záznamy aktivit formou zápisů, kam servisní technik zaznamená aktivity údržby nebo inspekce. Zápis o údržbě je automaticky zaznamenaný a připojený. 

> Jak vést provozní deník majetku

Vedení nákupních smluv a smlouvy k údržbě majetku

Potřebujete evidovat na základě jaké smlouvy jste majetek pořídili nebo naopak smlouvy kolem jeho údržby? Jednoduše připojíte smlouvu o údržbě nebo nákupní smlouvu.

> Kde jsou smlouvy k majetku

Osobní nebo sdílené poznámky k majetku

Když si potřebujete ke konkrétnímu kusu majetku připojit osobní poznámku, tak v záložce poznámky takovou poznámku vytvoříte. Vidíte ji pouze vy. Pro ostatní lidi, byť majetek vidí, je vaše poznámka neviditelná.

Řízení externí údržby majetku 

Stará se vám o vaše zařízení nějaká externí firma, vy s ní komunikujete, potřebujete jí zadávat úkoly a řídit její práci? Pro dané zařízení aktivujete jeho extranetovou stránku a k ní pozvete subdodavatele. Nebudete už si muset posílat maily, ve kterých se nikdo nevyzná. Vaše komunikace s nimi se tak napřímí. 

> Extranet pro zařízení

Úkoly ke správě a údržbě majetku

Určitě vám každodenní provoz přináší situace, kdy potřebujete vytvořit nějaký úkol – typicky odvezení auta do servisu, na přezutí pneumatik nebo provedení revize nějakého vašeho zařízení. Nemusíte již takové úkoly řešit pomocí e-mailování na vaše kolegy, ale úkol bude automaticky připojený přímo ke konkrétnímu autu a vy jej nebudete muset hledat a pátrat po mailech kdy se co kde odehrálo.