Tato evidence je určená pro office managery, správce vozového parku nebo další manažery, kteří mají na starost správu aut a všech potřebných informací kolem.
Přehled vozového parku v celé firmě
Pro každé vozidlo můžete evidovat informace potřebné pro jeho údržbu, vést informace o jeho aktuálním stavu, či historii (přehled servisních zásahů, oprav). Tato evidence Vám pomůže ohlídat důležité termíny spojené se správou vozového parku a to zejména termín STK, výměny lékárničky, plánované pravidelné servisní kontroly. Není omezena pouze na osobní automobily, ale můžete zde vést seznam jakéhokoliv druhu vozidla a jejich součástí, včetně nákladních automobilů, přívěsů či motocyklů.
Pro každé vozidlo (auto, nákladní automobil, návěs, motocykl nebo jiné typy) můžete udržovat následující informace:
Komplexní přehled vozového parku: Podrobné informace pro každé vozidlo.
- Podrobnosti o vozidle: Značka, typ a výbava každého vozidla.
- Informace o koupi: Kupní cena nebo cena pronájmu.
- Informace o pojištění: Podrobnosti o pojištění vozidla.
- Údržba a opravy: Záznamy o údržbě, opravách, nehodách a nehodách.
- Termíny kontrol a expirace: Termíny technických kontrol, výměny pneumatik, datum expirace lékárničky atd.
- Informace pro uživatele: Podrobnosti o tom, kdo používá vozidlo.
Jak plánovat pravidelnou i nepravidelnou údržbu aut
Pokud potřebujete být upozorněni blížící se pravidelné i nepravidelné aktivity údržby, platnosti dálniční známky, pojištění nebo čehokoliv jiného, použijete plány aktivit. Aptien vás nejen včas upozorní na jednotlivé termíny a povinnosti, ale také umožní jednotlivé aktivity potvrdit. Při potvrzování jednotlivých aktivit údržby máte možnost nejen připojit textovou informaci ale také můžete přiložit libovolnou dokumentaci o provedené údržbě, jako jsou například protokoly STK, doklad o pojištění nebo jiná potvrzení či dokumentaci.
- Systém automaticky hlídá a upozorňuje na termíny údržby vašich automobilů
- Vidíte přehled ke konkrétnímu autu i celkový roční plán
- Potvrzujete provedení dalšího termínu a přikládáte potřebné dokumenty
- Potřebujete nastavit něco jiného než je šabloně? Podívejte se jak si přizpůsobíte plány jak potřebujete
Jak hlídat termín přezutí pneumatik
- Na kartě vozu přejděte do záložky "Plány aktivity"
- Vyberte aktivitu "Přezutí pneumatik"
- Vyberte nebo zadejte termín pro přezutí pneumatik
Jak hlídat garanční prohlídky a lhůty
- Na kartě vozu přejděte do záložky "Detaily" a vyberte pole "Garanční lhůta"
- Klikněte na ikonu hlídacího psa a Nastavte upozornění na datum vypršení.
- Zadejte "+Nastavit nové hlídání"
- Nastavte kolik dní dopředu chcete být informování
- Pokud chcete hlídat na všech záznamech v evidenci majetku, vyberte "Na všech záznamech"
- Vyberte, kdo by měl obdržet oznámení (např. vy, správce zařízení).
Jak hlídat termín STK
- Nastavte pomocí hlídacího psa (dostanete upozornění ale nemusíte potvrzovat provedení)
- Na kartě vozu přejděte do záložky "Detaily" a vyberte pole "Další STK"
- Klikněte na ikonu hlídacího psa a Nastavte upozornění na datum vypršení.
- Zadejte "+Nastavit nové hlídání"
- Nastavte kolik dní dopředu chcete být informování
- Pokud chcete hlídat na všech záznamech v evidenci majetku, vyberte "Na všech záznamech"
- Vyberte, kdo by měl obdržet oznámení (např. vy, správce zařízení).
- Na kartě vozu přejděte do záložky "Plány aktivity"
- Vyberte aktivitu "Termín STK"
- Vyberte nebo zadejte termín pro STK
Jak vést provozní deník údržby auta
Jednotlivé záznamy o údržbě aut vedete formou záznamů aktivit v záložce "Zápisy":
- Na kartě zařízení zvolte záložku "Zápisy"
- Zvolte "+Přidat zápis" a vyberte typ "Údržba"
- Otevře se vám záznam údržby, kam se automaticky doplní vaše jméno a záznam se také automaticky připojí k zařízení, ze kterého záznam vytváříte
- Do pole zápis zaznamenejte aktivitu údržby - co jste dělali
- Do pole závěry zaznamenejte další postup
- Pokud je třeba vytvořit navazující úkol, vytvořte jej pomocí tlačítka úkol
Vytvořený záznam o údržbě je k dispozici on-line pouze za použití internetového prohlížeče. Systém poskytuje plnou auditní stopu, a omezuje přístup k záznamům údržby pouze na uživatele s příslušným oprávněním. Uložené záznamy údržby jsou indexovány a jsou tak snadno dohledatelné.
Jak předat a přidělit vozidlo zaměstnanci
Aptien vám umožní dostat správu aut a jejich přidělování zaměstnancům pod kontrolu. Uvidíte, který zaměstnanec má jaké vozidlo přiřazené.
- Jako předávající osoba otevřete evidenci automobilů
- Vyhledáte konkrétní auto, které chcete předat
- U něj se vám zobrazí tlačítko předání zaměstnanci
- Vyberete zaměstnance, kterému vozidlo předáváte
- Zaměstnanec auto přebere a případně potvrdí na displeji svým podpisem
- Zaměstnanec vidí vše na své osobní stránce
