První kroky office managera

Datum poslední aktualizace: 12. 08. 2021

Jak řídit kancelář a podpůrné procesy ve firmě

Vítejte v Aptienu. Provedeme vás základy práce Office manažera. Abyste věděli, co v systému možné je a co není. Co a jak můžete dělat. Kde vám pomůže, co vám usnadní a kde jsou jeho limity. Aptien vám pomůže s běžnými provozními procesy a kancelářskou administrativou, které řešíte kolem lidí a dalších drobných provozních evidencí, konkrétně umožní:

  • Hlídat klíčové termíny revizí, kontrol nebo údržby
  • Provozní přehled všech typů majetku, jeho umístění a inventarizaci  - kdo ho má a kde je
  • Oštítkování majetku pomocí QR kódů
  • Evidence vydaného majetku – komu a kdy byl majetek vydaný nebo svěřený

Dále umožní vedení jakýchkoliv dalších souvislostí týkajících majetku – například odpovědné lidi nebo smlouvy. Systém také umožní vytvářet a řídit úkoly a činnosti, které ze správy majetku vyplývají nebo vést zápisy z aktivit nebo z jednání, které se konkrétního kusu majetku týkají. 

S čím nepomůže: Nejsme účetní software. Řešíme provozní procesy, ale nepomůžeme s účetním pohledem na majetek. Nepomůže s kapacitním plánováním, s rezervací zasedacích místností a podobně.

Co je Aptien?

Je to aplikace pro spolupráci a komunikaci lidí uvnitř firmy, řízení úkolů a práce a vedení různých provozních firemních evidencí, firemní administrativy, řízení úkolů a práce. Není to jen systém pro řízení kanceláře, ale je to taková elektronická kartotéka a firemní intranet, kde mohou lidé vzájemně komunikovat, je to vaše firemní nástěnka i pracovní stůl v jednom a to vše v jednom prostředí. Na rozdíl od tradičních aplikací je Aptien velmi pružný a přizpůsobitelný.

Jak budete jako office manažer v Aptienu pracovat?

Aptien vám pomůže zejména s praktickými provozními evidencemi a procesy, které jako office manažer řešíte na denní bázi nebo jsou spojené s provozem kanceláře či pohybem a komunikací lidí ve firmě. Je to pro vás jedno místo pravdy, které zjednoduší přehled o dění ve firmě – od organizování akcí až po přehled majetku nebo předávací protokoly. Váš pracovní prostor tvoří základní nastavená sada evidencí, kterou si uzpůsobíte podle svých potřeb. 

Je to vymyšleno tak, abyste ve svém pracovním prostoru měli vše podstatné na jednom místě - dokumentaci, zápisy i úkoly.

Ve svém pracovním prostoru office manažera vidíte 

  • Akce – kde máte možnost organizovat vše od firemních akcí až po konference
  • Certifikáty – kde si pohlídáte platnosti všech certifikátů nebo osvědčení 
  • Auta – pokud máte firemní auta, určitě uvítáte hlídání termínů prohlídek, výměny autolékárničky, nebo připojení leasingových nebo pojistných smluv na jednom místě
  • Klíče a vstupní karty – určitě vašim zaměstnancům při nástupu klíče nebo vstupní karty vydáváte, tady najdete jedno místo, kde udělat předávací protokoly 
  • Objednávky - zde vytváříte jednoduché objednávky, které jako office manager potřebujete a máte možnost si je vytisknout 
  • Přijaté faktury - zde můžete provádět jednoduché schvalování a vést jednotné evidence přijatých faktur
  • Firmy a Kontakty - jsou adresáře firem, tedy fyzických i právnických osob. Je to sdílená evidence napříč firmou, ze které všichni čerpají informace o firmách. Vy si zde vedete vaše dodavatele
  • Smlouvy - zde vedete centrální evidenci smluv, které vaše firma uzavírá s dodavateli 
  • Platební karty – visa, master, ale i CCS, zkrátka čímkoliv platíte
  • Kancelářské vybavení - týká se veškerého nábytku a vybavení vašich kanceláří
  • Majetek a pracovní vybavení – zde je seznam vašeho majetku rozdělený podle typů
  • Telefony, telefonní čísla a SIM karty  - zde máte možnost vést informace o telefonech a telefonních číslech, které lidé používají
  • Pošta – zde vedete informace o došlé nebo odchozí poště. Jednoduše dohledáte a ohlídáte, kdo má co vyřídit 
  • Ochranné pracovní prostředky
  • Počítače
  • Budovy, místnosti a dveře