Tato evidence je určená pro personality, office managery nebo správce majetku, kteří zodpovídají za evidenci a přidělování vstupních karet, klíčů jednotlivým zaměstnancům.
Správa klíčů, vstupních a přístupových karet u vás ve firmě
Správa přístupu přístupu zaměstnanců do konkrétních částí vaší firmy na pracovišti je otázkou základní bezpečnosti. Je nutné zajistit, aby do určitých oblastí mohly vstupovat pouze oprávněné osoby. To zahrnuje vydávání a odebírání karet, klíčů, čipů během nástupu i odchodu zaměstnanců. K tomu je nutné zajistit přehled všech přístupových prvků (klíče, karty, čipy atd.), které máte k dispozici.
1. Vytvořte přehled vašich klíčů a karet
- Vytvořte si přehled všech klíčů, vstupních karet a podobných prvků
2. Udržujte si aktuální přehled o tom, kdo má co přiděleno
- Potřebujete mít záznamy a sledování jejich pohybu
- Pomocí přiřazení zaměstnancům držte přehled a kontrolu vydaných klíčů a karet
- Když nastoupí nový zaměstnanec, potřebujete mu vydat, předat nebo svěřit klíče, vstupní karty, čipové karty, tokeny nebo jiné oprávnění k jeho pracovišti, nebo jiným prostorům, které potřebuje ke své práci. Také kdykoliv v průběhu zaměstnání potřebujete mít doklad o změnách a zejména při ukončení pracovního poměru potřebujete mít přehled o klíčích nebo vstupních kartách, které má zaměstnanec vrátit
Jak vést přehled klíčů a karet
Co všechno máte v základu ke každé kartě nebo klíči
- Číslo (ID)
- Kdo používá: který zaměstnanec má klíč právě vydaný nebo přidělenený
- Výrobce nebo dodavatel: IUnformace o dodavateli a výrobci klíče
- Další informace: zde si můžete vést jakékoli potřebné údaje. Například k čemu všemu lze přístupové médium použít (vstup, docházkový systém, firemní jídelna, přístup k tiskárně)
- Kam umožňuje přístup: od kterých místností, budov nebo pravišť je, kam umožňuje klíč přístup jeho držiteli
Jak předávat klíče zaměstnancům
Přehled klíčů nebo vstupních karet vedete v samostatné evidenci a držíte zde informace o jejich jednotlivých typech, číslech, nebo jiných vlastnostech, které jsou pro vaši situaci důležité.
- Podívejte se jak předávat a jak to nastavit
Přínosy
- Aptien umožňuje uchování historie ke každému klíči, tedy v případě potřeby můžete zpětně dohledat, kdy měl který zaměstnanec měl klíč - tedy oprávnění ke vstupu.
- Tuto evidenci využijete pokud potřebujete splnit požadavky bezpečnosti systému ISO 27000, protože získáte důkaz a auditní záznam z pohledu bezpečnosti. A to jak během pracovně-právního vztahu, tak také po jeho ukončení, protože informace snadno dohledáte a doložíte.
Úplná historie
- Aptien umožňuje uchování historie a tedy v případě potřeby můžete zpětně dohledat, kdo kdy měl jakou přístupovou kartu nebo klíč. Z pohledu bezpečnosti umožní mít pod kontrolou přidělování karet a klíčů jednotlivým zaměstnancům od nástupu až po odchod.
- Stav karty – uveďte stav karty. Pokud dojde k její ztrátě, ukončete platnost přiřazení zaměstnanci v záložce „Souvislosti “ a do poznámky si uveďte důležité informace