Jednoduchý systém pro firemní kancelářskou administrativu

Nepřinášíme vám vizi budoucnosti plnou dotykových obrazovek. Naše řešení je jednoduchá náhrada šanonů a různých evidencí a nepořádku v e-mailech v jednom jednoduchém prostředí. Není to žádný složitý systém, který měsíce nebo roky komplikovaně zavádíte. Jednoduše naplníte svými daty a začnete používat během pár minut.

Co vám administrativní systém vyřeší?

Je to jednoduché řešení pro provozní administrativu firem, ve které vyřešíte komunikaci napříč firmou a mnoho dalších procesů od nástupu zaměstnance, vedení správu a evidenci vašeho majetku, správu smluv, pracovní vybavení, vybavení kanceláře, objednávky, schvalování faktur a mnoho dalšího co v kanceláři potřebujete, a to vše bez instalace. Potřebujete jen počítač a připojení na internet.

Cílem je ušetřit a zjednodušit práci papírovou práci  - zejména neustálé hledání a shánění informací.

Potřebujete zjednodušit každodenní život ve firmě? Řešíte neustálé dohadování a dohledávání nad různými šanony a příručními evidencemi? Nabízíme jednoduchou aplikaci, software, díky kterému vyřešíte řadu různých evidencí v jednom prostředí, abyste nemuseli něco neustále únavně dohledávat a používat mnoho různých aplikací. V našem řešení  budete mít vše pod jednou střechou a na jednom místě. 

Řízení úkolů napříč firmou

Práce v týmu vyžaduje předávání práce, úkolů a sdílení různých informací napříč firmou. Můžete používat maily, ale v nich se ztratíte. Namísto toho používejte úkoly.

Evidence a správa firemního majetku

Každá firma má nějaký majetek. Každá firma má účetní software, ve kterém informace o majetku vede. To je ale účetní pohled. V praxi potřebujete úplně jiné informace než ty, které vám poskytuje účetní software. Potřebujete vědět kdo má co vydáno, kdo je za co odpovědný. Kdy poslat auto na technickou kontrolu nebo kdy udělat elektro revizi vašeho vybavení.

Možnosti evidence majetku jsou v naší digitální kanceláři téměř neomezené - můžete vést téměř neomezený počet typů majetku, přesně podle potřeb vaší firmy.

Naše řešení pro elektronickou administrativu si můžete přizpůsobit přesně svým potřebám. Je jedno kolik typů majetku vedete - seznam různých typů či kategorií majetku si můžete upravit a rozšířit podle svých potřeb a pro každý typ majetku si dokonce můžete vést různé sady informací. Vedení různých typů majetku nemá v našem software prakticky omezení. Například pro některý typ majetku potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvy, záruky, dodavatele. Pro jiný typ majetku jsou pro vás důležité naopak informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba.

Personální evidence a další informace o zaměstnancích

Lidé jsou středobodem dění a procesů ve firmách. Často se zapomíná na to, že vše se točí kolem lidí - člověk nastoupí, musí být seznámen s procesy ve firmě, musí dostat nějaké pracovní vybavení, pomůcky, nástroje či přístroje. V průběhu své práce lidé pracují na zakázkách či projektech, jsou odpovědní za nějaký majetek, za proces nebo za projekt. Každý pracovník ve firmě musí prokazovat svoji kvalifikaci, chodí na školení, zdravotní prohlídky a podobně.

Tyto různé informace vedou firmy v různých systémech či pomocných evidencích a pokud je někdo ve firmě chce dát dohromady, musí je obvykle dávat dohromady ze všech možných zdrojů, což stojí čas a peníze. V digitální kanceláři může vést většinu těchto informací na jednom místě.

Provázané informace na jednom místě

Všechny informace máte díky digitální kanceláři neustále k dispozici ve všech souvislostech, které se vám neztratí. Potřebujete informace o smlouvě, kterou jste majetek pořídili? Nebo k dodavateli? Nebo k firmě, která se vám o majetek stará? Nebo k pracovníkovi, který má daný kus majetku na starosti? Žádný problém. V našem řešení můžete jednoduše provázat majetek s jakoukoliv další informací, kterou ke řízení majetku ve vaší firmě potřebujete. Jednoduše provážete s informacemi o tom, kdo je za majetek odpovědný, kdy jste ho pořídili, od koho, můžete přiložit smlouvy, záruky, předávací protokoly.

Hlídání nejrůznějších termínů

Potřebujete hlídat různé termíny jako například opravy, revize, prohlídky, mazání nebo jiný typ údržbových aktivit? Hlídat nejrůznější termíny, které v kanceláři potřebujete, například

• termíny vypršení záruk
• termíny revizí a kontrol (elektřina, plyn, oheň)
• termíny konce platnosti smluv
• narozeniny zaměstnanců
• termíny platnosti STK nebo lékárniček u aut

Jaké jsou výhody řešení pro firemní administrativu?

• informace máte na jednom místě
• informace vidíte vzájemně provázané tak, jak potřebujete - například kdo má jaké pracovní pomůcky, kdo ví jaká hesla a podobně
• rychlá návratnost: uspoří čas ukládání i hledání dokumentů a informací
• vše je dostupné kdykoliv a kdekoliv - přístup do kanceláře je přes internet.
• dokumenty a další informace máte kdykoliv po ruce
• uspoříte čas i místo  – dokumenty uložené u nás nezabírají žádné místo u vás doma nebo v kanceláři
• uspoříte peníze a za papír, inkoust do tiskárny, desky a šanony – elektronické dokumenty založíte přímo sem.
• dostanete bezpečné úložiště – dokumenty se nikde neztratí a přístup k nim máte pouze vy
• budete mít pořádek v dokumentech a dobrý pocit s vědomím, že až budete něco hledat, víte, kde to rychle najdete.
• nemusíte nic instalovat. Aplikaci spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet.
• řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte.
• usnadní každodenní administrativu.
• dostanete jednoduchou náhradu šanonů

I malé změny mohou ušetřit mnoho práce

Nepomůžeme vám se skenováním dokumentů, vytěžováním smluv nebo videokonferencemi, se vším ostatním ale ano. Digitalizovat neznamená vše převádět do digitální podoby, ale mít základní evidence, informace v systému - tak samozřejmě, jako používáte e-mail. 

V každé firmě je to trochu jinak, všechny ale potřebují vést své evidence či agendy tak, aby jejich administrativní servis fungoval efektivně a s co nejmenšími náklady. Jako řešení nabízíme software, který vám zjednoduší a zpřehlední předávání informací mezi lidmi v kanceláři a běžné kancelářské procesy, tvorbu i správu různých agend a evidencí, abyste nemuseli něco neustále dohledávat v šanonech, v nepřehledných e-mailech, nebo v četných verzích tabulek a často navíc i v mnoha různých aplikacích.

Zavedení digitální kanceláře v administrativě v této podobě není žádná revoluce, která stojí miliony korun a zavádí se ve firmě dlouhé roky. Je za cenu 2 stravenek na člověka.

Dokážete si spočítat nebo odhadnout, kolik času zbytečně strávíte sháněním informací po všech čertech z mnoha zdrojů a různých systémů? Kolik času trávíte dohledáváním informací v mnoha různých šanonech nebo jiných excelových či jiných evidencích a kartotékách?

Naše řešení pro firemní administrativu vám umožní si jednoduše spravovat vaše agendy a evidence z jednoho místa. Budete se tak moct soustředit na podstatné věci a starosti s provozem administrativy přenechat našemu řešení.

Aptien si můžete vyzkoušet zdarma

Nejste si jistí, jestli je to vhodné řešení pro vás? Žádný problém, máte 30 dní na vyzkoušení zdarma a to bez jakýchkoliv závazků.