Šablona evidence místností je určena pro firemní facility manažery, správce majetku office manažery nebo někoho, kdo má ve firmě na starosti správu budov, objektů a místností.
Přehled místností ve vaší organizaci
Místnosti jsou pracoviště vašich zaměstnanců. Evidence místností vám poskytne komplexní přehled o všech prostorách, které potřebujete nějakým způsobem evidovat a sledovat, protože k nim například potřebujete vést soupis jejich vybavení, provádět kontrolu pomocí inventury, nájmy nebo informace o zabezpečení a podobně.
Z jednotlivých místností můžete propojovat informace z různých dalších evidencí ja přiřadit k nim tak jejich vybavení, (například nábytek, tiskárny, přístroje, stroje nebo jakékoliv jiné vybavení). V této evidenci můžete vést také informace týkající se přístupu do dané místnosti (kdo kam smí) nebo jejímu zabezpečení, pokud to vyžaduje vaše bezpečnostní politika.
- Vedení informací o vybavení místností jako podklad pro inventuru
- Vedení informací o zabezpečení místností a vydaných klíčích nebo vstupních kartách
- Provozní deník místnosti, kde jsou záznamy o opravách nebo údržbě
- Hlášení závad ke každé místnosti
- Nájemní smlouvy nebo jiné předávací protokoly
Provozní deník místností
- Pro každou místnost vedete záznamy o provedené údržbě či opravách
- Provozní deník pak obsahuje kompletní informace o všech
Hlášení závad v místnostech
- Díky nástroji pro hlášení závad umožníte vašim lidem hlásit závady
- Ke každé místnosti máte jednoznačný přehled všech nahlášených závad
Informace o zabezpečení místnosti
- Pokud potřebujete vést informace o klíčích, kartách, EZS nebo požárním zabezpečení místnosti, máte v Aptienu tuto možnost
- Informace o zabezpečení místnosti, které zde můžete vést se týkají jak místnosti samotné tak přístupu jednotlivých osob k ní
- Zabezpečení místnosti (zámky, dveře, bezpečnostní třída dveří a zámků, monitorovací systém)
- Oprávnění ke vstupu do místnosti (klíče, vstupní karty) - vedení všech vydaných klíčů nebo osob s přístupem do místnosti
- Tyto informace jsou důležité z hlediska bezpečnosti a pomohou vám v plnění požadavků bezpečnosti
- Díky tomu budete snáze dokazovat bezpečnostní standardy jako je ISO 27000, GDPR nebo NIS2
Automaticky generované formuláře a dokumenty
- Můžete využít libovolné tiskové sestavy automaticky generované
- Například předávací protokol vůči klientovi
Zvýšení bezpečnosti s dalšími organizéry
Chcete-li dosáhnout komplexnějšího zabezpečení, zkombinujte organizér dveří s těmito souvisejícími organizéry:
- Evidence budov: Propojte dveře s konkrétními budovami a získejte přehled o zabezpečení na úrovni budov.
- Evidence klíčů: Spravujte přiřazení klíčů a jejich vrácení a sledujte, kdo má přístup.
- Evidence dveří: Mějte přehled o dveřích a jejich bezpečnostních prvcích
- Evidence přístupových karet: Sledujte, kdo má přístupové karty a do jakých oblastí má přístup.
S těmito souvisejícími nástroji může vaše společnost zefektivnit správu, zajistit soulad s normami požární bezpečnosti a posílit fyzickou bezpečnost.