Jak používat evidenci místností

Datum poslední aktualizace: 11. 09. 2024

Tato majetková evidence je určena pro správce majetku, facility manažerasprávce nemovitosti nebo někoho, kdo má na starosti správu budov, objektů a místností.

Přehled místností ve vaší organizaci 

Místnosti jsou pracoviště vašich zaměstnanců. Evidence místností vám poskytne komplexní přehled o všech prostorách, které potřebujete nějakým způsobem evidovat a sledovat, protože k nim například potřebujete vést soupis jejich vybavení, provádět kontrolu pomocí inventury, nájmy nebo informace o zabezpečení a podobně.

Z jednotlivých místností můžete propojovat informace z různých dalších evidencí ja přiřadit k nim tak jejich vybavení, (například nábytek, tiskárny, přístroje, stroje nebo jakékoliv jiné vybavení). V této evidenci můžete vést také informace týkající se přístupu do dané místnosti (kdo kam smí) nebo jejímu zabezpečení, pokud to vyžaduje vaše bezpečnostní politika.

  • Vedení informací o vybavení místností jako podklad pro inventuru
  • Vedení informací o zabezpečení místností a vydaných klíčích nebo vstupních kartách
  • Provozní deník místnosti, kde jsou záznamy o opravách nebo údržbě
  • Hlášení závad ke každé místnosti
  • Nájemní smlouvy nebo jiné předávací protokoly
Evidence místností

Základní informace ke každé místnosti

  • Název místnosti 
  • Dveře k místnosti (vyberte z evidence Dveře všechny dveře, které do této místnosti vedou)
  • Umístění v budově (z evidence Budovy vyberte budovu, ve které se místnost nachází)
  • Další informace o místnosti

Informace o vybavení místnosti

  • Vedete přehled vybavení místnosti 
  • Můžete si přidávat libovolné vybavení (nábytek, technické vybavení, bezpečnostní vybavení) 
  • Přehled vybavení můžete následně kontrolovat pomocí jednoduchých faktických inventur vybavení.
  • Na základě vedených informací vám Aptien vypíše přehledný inventurní soupis ke každé místnosti, vy jen zaklikáte, co jste nalezli a co chybí. 
  • Místnosti i jejich vybavení můžete označit také QR štítkem

Podívejte se jak jednoduše udělat inventuru vybavení místnosti.

Inventura vybavení místnosti v Aptienu

Provozní deník a hlášení závad 

  • Pro každou místnost vedete záznamy o provedené údržbě či opravách
  • Provozní deník pak obsahuje kompletní informace o všech
  • Díky nástroji pro hlášení závad umožníte vašim lidem hlásit závady
  • Ke každé místnosti máte jednoznačný přeled všech nahlášených závad
Provozní deník v Aptienu

Automaticky generované formuláře a dokumenty

  • Můžete využít libovolné tiskové sestavy automaticky generované
  • Například předávací protokol vůči klientovi

Informace o zabezpečení místnosti

  • Pokud potřebujete vést informace o klíčích, kartách, EZS nebo požárním zabezpečení místnosti, máte v Aptienu tuto možnost
  • Informace o zabezpečení místnosti, které zde můžete vést se týkají jak místnosti samotné tak přístupu jednotlivých osob k ní 
  • Zabezpečení místnosti (zámky, dveře, bezpečnostní třída dveří a zámků, monitorovací systém)
  • Oprávnění ke vstupu do místnosti (klíče, vstupní karty)  - vedení všech vydaných klíčů nebo osob s přístupem do místnosti
  • Tyto informace jsou důležité z hlediska bezpečnosti a pomohou vám v plnění požadavků bezpečnosti
  • Díky tomu budete snáze dokazovat bezpečnostní standardy jako je ISO 27000, GDPR nebo NIS2 
informace o zabezpečení místnosti