Co je office management?
Office management (řízení kanceláře) zahrnuje organizaci, koordinaci a zajištění plynulého chodu kanceláře i podpůrných administrativních procesů. Dobře nastavený office management pomáhá firmě:
- udržovat efektivní a organizované pracovní prostředí
- zajistit hladký chod administrativy
- optimalizovat komunikaci uvnitř firmy i s dodavateli
- ušetřit čas zaměstnanců
Ať už vedete menší kancelář, nebo řídíte provoz více poboček, principy jsou podobné — liší se jen míra formalizace procesů.
Jak řídit office management v malé firmě
V malé firmě často office management zajišťuje jedna osoba, která kombinuje více rolí (office manager, asistent/ka, administrativní podpora). Osvědčené postupy pro malé firmy:
- Základní přehled úkolů – sepište, co vše spadá do office managementu (pošta, objednávky, úklid, administrativa).
- Jednoduché nástroje – pro evidenci úkolů, dodavatelů a smluv.
- Kalendář a připomínky – pro termíny faktur, objednávek, revizí.
- Seznam dodavatelů – udržujte aktuální kontakty a ceny.
- Jasné úkoly a odpovědnosti – aby nikdo nevěděl „a kdo tohle řeší?“.
- Základní krizový plán – co dělat při výpadku služeb (internet, energie).
Tip: I v malé firmě je dobré mít procesy popsány, aby při absenci odpovědné osoby chod kanceláře neztuhl.
Jak řídit office management v rostoucí nebo střední firmě?
Ve středních firmách se office management stává samostatnou funkcí, často s vlastním týmem nebo jasně vymezenými rolemi. Osvědčené postupy pro střední firmy:
- Definujte kompetence – kdo řeší správu kanceláře, kdo administrativu, kdo dodavatele.
- Zaveďte centrální evidenci – smlouvy, dodavatelé, objednávky a údržba na jednom místě.
- Plánujte rozpočty – na kancelářské vybavení, služby, údržbu.
- Standardizujte procesy – objednávky, reklamace, servis, onboarding nových lidí.
- Propojte office management s facility managementem – sdílení informací o revizích, údržbě a dodavatelích.
- Zaveďte reporting – přehled nákladů, vyřešených úkolů a incidentů.
Tip: Střední firmy profitují z propojení office managementu s IT, HR a správou majetku.
Hlavní procesy a oblasti office managementu
- Správa kanceláře – prostor, vybavení, úklid
- Administrativa – pošta, faktury, dokumenty
- Dodavatelé – výběr, smlouvy, kontrola služeb
- Podpora týmu – onboarding, organizace meetingů, firemní akce
- Komunikace – interní i externí
Propojení office managementu s dalšími procesy
Efektivní office management je provázaný s:
- HR – onboarding a offboarding, přidělení pracovního místa
- IT – příprava a správa techniky
- Facility managementem – údržba, revize a správa budov
- Účetnictvím – fakturace dodavatelů, náklady na provoz kanceláře
Jaké nástroje můžete pro office management použít?
Záleží na tom, co ve firmě používáte. Tady je pár osvědčených možností:
- Excel / Google Sheets: pro evidenci úkolů, dodavatelů, smluv a nákladů
- Outlook / Google Kalendář: pro plánování meetingů, rezervace zasedaček a připomínky termínů
- Aptien: pro centralizovanou evidenci dodavatelů, smluv, úkolů a interní komunikaci
- E-mail + složky: pro komunikaci s dodavateli a archivaci dokumentů
Časté chyby, kterým se vyhnout
- Nejasné kompetence – úkoly zůstávají nevyřešené
- Ztráta informací – evidence v e-mailech bez centralizace
- Nepřehledné procesy – zbytečné prodlevy a chaos
- Chybějící zálohový plán – problémy při výpadku klíčové osoby
Shrnutí
Office management zajišťuje, že kancelář funguje hladce, zaměstnanci mají vše potřebné a procesy běží bez zbytečných zádrhelů.
- V malé firmě je důležité mít jednoduché procesy a přehled o úkolech a dodavatelích.
- Ve střední firmě už jsou nezbytné standardizované postupy, centrální evidence a propojení s dalšími firemními procesy.
Aptien vám umožní spravovat office management z jednoho místa a propojit jej s HR, IT a facility managementem.