Jedno místo pro přehlednou evidenci všech přijatých faktur
Zde evidujete všechny přijaté faktury, nad kterými funguje jednoduché schvalování pomocí stavu. Schvalování je řízené stavem faktury: Kanbanové sloupečky ve kterých faktury posouváte dál jsou jen vizuální pohled na tyto stavy. Nahradí vám to "e-mailového ping-pong", který vzniká, když schvalujete emailem. Díky Aptien získáte stejně jednoduchý systém schvalování faktur, který je díky auditní stopě oproti e-mailu prokazatelnější (Aptien zaznamenává všechny změny).
- Nemusíte navrhovat a nastavovat žádné schéma workflow.
- Stačí používat stavy a Kanban – proces je pak přirozeně řízený pohybem faktur mezi sloupci.
- Ke každé faktuře pak můžete přidávat samotnou fakturu, předávací protokol nebo dodací list jako pdf, scan, isdoc nebo jiný formát jako přílohu
- Faktury můžete propojit na zakázky, projekty nebo jiné evidence
- Můžete si vytvářet vlastní nebo sdílené poznámky
Jak schvalování faktur funguje v praxi?
- Každá faktura má stav (např. Nová → Ke schválení → Schváleno → Proplaceno/Zaúčtováno).
- V Kanbanu je každý stav jeden sloupec – přesun karty do sloupce = změna stavu.
- Faktury jsou pak vidět v příslušném sloupci (stavu)
- Hlídači (notifikace/odpovědnosti) jen pomáhají, aby se nezapomnělo, kdo má „teď na tahu“.
Jaké to má výhody oproti tvrdému workflow?
- Nemusíte navrhovat žádné schéma workflow = nastavovat kdo co schvaluje
- Stačí používat stavy a Kanban – proces je pak přirozeně řízený pohybem faktur mezi sloupci
- Výhodou tohoto přístupu je, že se proces nezadrhne, když: je schvalovatel nemocný nebo na dovolené, změní se odpovědnosti v týmu, někdo z firmy odejde
- Díky tomu, že Aptien má auditní stopu (zaznamenává veškeré aktivity uživatelů), tak víte, kdo co schválil nebo s fakturou pracoval
Jak schvalovat přijaté faktury?
- Administrativní pracovník, který faktury přijímá fakturu založí do evidence a nahraje pdf jako přílohu → dá ji do Ke schválení
- Schvalovatel, odpovědný manažer fakturu schválí → přesune do Schváleno
- Účetní schválenou fakturu proplatí a zaúčtuje → po zaplacení přesune do Proplaceno/Zaúčtováno
Jak nastavit sdílení přijatých faktur s vaší účetní
Potřebujete schválené faktury a účetní doklady předávat vaší účetní a nechcete je zasílat e-mailem? Nasdílejte jí evidenci faktur a bude mít ihned informace o schválených fakturách k proplacení nebo k zúčtování.
- Přidejte vaši účetní jako nového uživatele
- Přidělte jí roli účetní, ve které nastavený přístup do evidence faktur
- Schvalujte faktury jak je uvedeno výše, účetní vždy uvidí schválené faktury na kartě "Ke schválení"
Shrnutí
- V Aptienu se schvalování přijatých faktur nenastavuje pomocí pevného schvalovacího workflow (kdo → komu → kdy).
- Místo toho je proces řízen stavem faktury a vizuálně pomocí Kanbanu.