Tento článek je určený pro správce majetku, facility manažery nebo údržbáře.
v Aptienu máte více možností, jak majetek evidovat
Aptien není účetní software, takže zde vedete svůj majetek především pro provozní potřeby, tedy z pohledu údržbu a správy. Aptien vám dovolí a umožní vést i takový majetek nebo věci, o kterých potřebujete mít z praktického pohledu přehled i když účetně do majetku nepatří. Příkladem jsou klíče, vstupní karty, SIM karty a podobně.
Aptien nabízí flexibilní řešení pro správu evidencí majetku přizpůsobené různým velikostem a potřebám podniků. Jako platforma zaměřená na provoz a údržbu vám Aptien umožňuje sledovat širokou škálu majetku, to můžete udělat několika různými způsoby, které se odvíjí od toho, jak potřebujete s majetkem pracovat
Jedna univerzální evidence majetku
- Ideální pro: Malé podniky nebo týmy hledající jednoduchý přístup.
- Pokud máte kdy máte menší množství firemního majetku
- Vlastnosti: Jedna evidence zahrnující základní typy majetku, který lze podle potřeby rozšířit.
- Tato varianta je vhodná pro společnosti, které potřebují sledovat majetek bez rozsáhlé složitosti.
Více specializovaných evidencí
- Ideální pro: Větší organizace nebo ty, které vyžadují podrobné sledování různých kategorií majetku.
- Pokud máte velké množství (stovky nebo tisíce kusů)
- Pokud chcete vidět "různé typy majetku v různých záložkách"
- Vlastnosti: Vyhrazené evidence pro každý typ majetku, což umožňuje detailní správu.
- Tento přístup je výhodný, když různí pracovníci odpovídají za konkrétní typy majetku, jsou zapojeny různé procesy nebo je nutné podrobné informace pro každý typ majetku.
Kdy zvolit univerzální evidenci majetku
- Jedna univerzální evidenci majetku je jednoduchou volbou pro situace, kdy máte menší počty firemního majetku, například pro menší firmy a týmy.
- Pro týmy, které primárně sdílejí informace, je používání jedné evidence jednodušší a efektivnější. Umožňuje každému snadný přístup k informacím a jejich aktualizaci.
- V základu zde najdete devět přednastavených typů majetku, které můžete rozšířit pokud vás nebudou stačit.
Kdy zvolit rozdělení majetku do více evidencí
Pokud jste větší firma, nebo mají vaši kolegové potřebu majetek sledovat podrobněji a rozdělený podle různých typů, pak spíše využijete další specializované evidence. Fakticky to znamená, že pro každý typ majetku máte samostatnou evidenci. Je výhodné, pokud za každý typ majetku jsou odpovědní různí lidé, odehrávají se nimi jiné procesy a informace vedené o různých typech majetku jsou také rozdílné. Tyto situace mnohem lépe zohledníte a uřídíte právě rozdělením majetku.
- Pro rostoucí týmy, které potřebují sdílet i chránit informace, je lepší rozdělit informace do více evidencí. Ke každé evidenci snadno přiřadíte roli a oprávnění
- Rozdělení usnadňuje správu oprávnění a zajišťuje, že citlivé informace jsou přístupné pouze oprávněným lidem.
Aptien pro vás v základu připravil sadu základních přednastavených evidencí majetku.
- Kancelářské vybavení a technika
- Kancelářské potřeby
- Telefony
- Automobily
- Počítače
- Platební karty
- Pracovní ochranné pomůcky
- Nářadí a nástroje
- SIM karty
Plánování údržby majetku
- Kromě vedení přehledu majetku vám Aptien umožní také plánování a potvrzování provedené údržby, podívejte se jak.
Vedení majetkové dokumentace
- Také vedení dokumentace k vašemu majetku je součástí toho, co vám Aptien umožní.