Tento článek je určený pro správce majetku, facility manažery nebo údržbáře.
v Aptienu máte více možností, jak majetek evidovat
Aptien není účetní software, takže zde vedete svůj majetek především pro provozní potřeby, tedy z pohledu údržbu a správy. Aptien vám dovolí a umožní vést i takový majetek nebo věci, o kterých potřebujete mít z praktického pohledu přehled i když účetně do majetku nepatří. Příkladem jsou klíče, vstupní karty, SIM karty a podobně.
V Aptien máte v zásadě dvě základní možnosti, jak vést informace o svém majetku. Volba způsobu vedení majetku se vždy odvíjí od množství, typů a složitosti vašeho majetku, strojů a vybavení nebo zařízení. Aptien vám umožní vést libovolný počet evidencí majetku, klidně pro každý typ majetku zvlášť.
- Jedna univerzální evidenci majetku je jednoduchou volbou pro situace, kdy máte menší počty firemního majetku
- Více specializovaných evidencí je možnost vhodná pro všechny větší firmy nebo pro firmy, které chtějí mít jednotlivé typy majetku oddělené v různých evidencích.
Kdy zvolit univerzální evidenci majetku
Jedna univerzální evidenci majetku je jednoduchou volbou pro situace, kdy máte menší počty firemního majetku, například pro menší firmy a týmy. Univerzální znamená, že obsahuje základní typy majetku, které si můžete snadno rozšířit.
Pokud budete potřebovat sledovat evidenci drobného majetku, který mají zaměstnanci vydaný a jste malá firma nebo tým, zcela určitě vám bude tato jednoduchá a přehledná evidence dostačovat. V základu zde najdete devět přednastavených typů majetku, které můžete rozšířit pokud vás nebudou stačit.
Kdy zvolit evidenci majetku rozdělenou do více evidencí
Pokud jste větší firma, nebo mají vaši kolegové potřebu majetek sledovat podrobněji a rozdělený podle různých typů, pak spíše využijete další specializované evidence. Fakticky to znamená, že pro každý typ majetku máte samostatnou evidenci. Je výhodné, pokud za každý typ majetku jsou odpovědní různí lidé, odehrávají se nimi jiné procesy a informace vedené o různých typech majetku jsou také rozdílné. Tyto situace mnohem lépe zohledníte a uřídíte právě rozdělením majetku.
Aptien pro vás v základu připravil sadu základních přednastavených evidencí majetku, které jsou podobné jako uvedené typy předtím, ale jejich seznam je delší.
- Kancelářské vybavení a technika
- Kancelářské potřeby
- Telefony
- Automobily
- Počítače
- Platební karty
- Pracovní ochranné pomůcky
- Nářadí a nástroje
- SIM karty
Plánování údržby majetku
Kromě vedení přehledu majetku vám Aptien umožní také plánování a potvrzování provedené údržby, podívejte se jak.
Vedení majetkové dokumentace
Také vedení dokumentace k vašemu majetku je součástí toho, co vám Aptien umožní.