Systém pro evidenci, správu, a údržbu majetku
Tento snadno ovladatelný, na orientaci jednoduchý informační systém pro provozní evidenci a údržbu majetku je zaměřený na praktickou provozní evidenci a správu majetku - tedy pro vedení všech provozně praktických informací, které v dennodenním provozu potřebujete. Na jednom místě máte informace o tom, kdy a jak byl konkrétní kus majetku pořízen, kdo je za něj ve firmě odpovědný, nebo třeba jaké servisní zásahy, údržba či opravy se na daném kusu majetku prováděly nebo plánují. Každý kus majetku má svoji kartu majetku, na které vidíte vše potřebné. Jednoduše a přehledně.
Nahradíte vaše evidence o majetku v Excelech
Také používáte ve vaší firmě spoustu excelů, ve kterých vedete různé informace o majetku v různých tabulkách a ve kterých se vám nedaří udržovat pořádek a nevidíte důležité souvislosti s majetkem? Někde vedete seznam aut, jinde seznam IT majetku a jinde kancelářské prostředky? V našem systému budete mít majetek a jeho údržbu pod kontrolou a jejich správa bude velmi jednoduchá.
Centrální provozní evidence majetku, informace na jednom místě
Všechny informace o majetku jsou provázané a na jednom místě a máte je neustále k dispozici ve všech souvislostech, které se vám neztratí. Potřebujete informace o smlouvě, kterou jste majetek pořídili? Nebo k dodavateli? Nebo k firmě, která se vám o majetek stará? Nebo k pracovníkovi, který má daný kus majetku na starosti? Žádný problém.
- centrální databáze, evidence, kartotéka majetku
- kdo je za majetek odpovědný,
- kdy a jak jste majetek pořídili, od koho, můžete přiložit smlouvy, doklad o záruce, technický průkaz čí předávací protokoly
- seznam údržby a oprav na konkrétním kusu majetku
- plány údržby majetku
- evidence oprav a údržby majetku
- vyhledávání v majetku dle různých kritérií
- přiřazení majetku lidem nebo střediskům
Evidence majetku pro jakýkoliv typ majetku
Je jedno, kolik typů majetku potřebujete - různé typy majetku, evidenci majetku si můžete upravit a rozšířit podle svých potřeb a pro každý typ majetku si dokonce můžete vést různé sady informací. Vedení různých typů majetku nemá v našem software prakticky omezení. Například pro některý typ majetku potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvě, záruce či dodavateli. Pro jiný typ majetku jsou pro vás naopak důležité informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba, nebo kdy končí záruční lhůta. Systém dostanete připravený na nejčastější typy majetku
- evidence aut
- evidence IT majetku, (počítače, telefony, tablety, monitory, tiskárny)
- evidence kancelářských potřeb (nábytek, non-IT prostředky)
- evidence výrobních prostředků
- evidence ochranných pomůcek
- evidence klíčů a vstupních karet
Evidence majetku vám umožní i vedení smluv k pořízení nebo údržbě majetku, vedení odpovědných lidí, umístění majetku ve firmě.
Hlídání termínů údržby, kontrol a revizí majetku
Hlídači, kteří jsou součástí naší aplikace, umožňují v majetkových evidencích nastavit hlídání důležitých termínů, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení upozornění hlídačů jsou téměř neomezené - například na konkrétní den, opakované, když by se změnila hodnota hlídaného detailu - např. datum, podle hodnoty detailu - např. když hodnota nastane za X počet dní či výročí. Řešení tedy za vás ohlídá různé termíny vyplývající z charakteru majetku. Nejčastějšími předměty nastavení hlídání v majetku jsou:
- hlídání povinných revizé
- pravidelné údržby
- upozornění na termín záruční lhůty
- termíny servisu
- revize zařízení
- STK či platnost lékárničky u aut
Všechna upozornění zůstávají uchována jednak v systému, kde je vedena jejich auditní stopa, a zároveň jsou upozornění zasílána do e-mailové schránky vaší či případně i těch uživatelů, které nastavíte jako další příjemce upozornění.
Závady na majetku a jejich hlášení
Život přináší také komplikace, problémy a závady. Díky našemu řešení můžete mít i toto pod kontrolou. Součástí systému je možnost hlásit závady, problémy, požadavky na opravy, náměty nebo cokoliv dalšího, co se děje nad konkrétním kusem majetku. Hlášení je pomocí formuláře, který vaši zaměstnanci mají k dispozici na webu nebo intranetu. Systém automaticky propojí závadu s požadovaným kusem majetku a veškerou navazující komunikaci tak máte pod kontrolou a nemusíte ji pracně dohledávat v emailech.
Předávání a přebírání majetku
Díky digitálním i tištěným předávacím protokolům budete mít váš majetek vždy pod kontrolou, budete vědět, kdo jej má právě svěřený, kde se nachází. Díky tomu můžete provádět také inventuru svého majetku.
Dokumentace k majetku
Aptien vám pomůže držet veškerou dokumentaci k majetku v celém jeho životním cyklu. Od pořízení, pros provozní manuály až po protokoly o vyřazení. Aptien si poradí se vším smlouvy, fotografie, revizních zprávy, výkresové dokumentace).
Nastavení oprávnění přístupu k evidencím majetku
Aptien vám umožní nastavit oprávnění přístupu k evidenci majetku, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typům majetku (například někdo uvidí pouze auta, jiný člověk ve firmě uvidí pouze IT majetek). Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým kusům majetku.
Komu je evidence majetku určena?
Aptien pro správu majetku je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o majetku, jeho správu i údržbu v pořádku a v bezpečí. Aptien se ale neomezuje jen na správce majetku, ale používají jej také office manažeři, vedoucí nákupu, správci údržby, nebo příklad i správci autoparku nebo majitelé firem.
Hlavní přínosy řešení evidence a údržby majetku
- hlídání důležitých termínů ve správě majetku (např. hlídání termínů údržby, revizí, záručních lhůt)
- vedení všech informací o majetku provázaných na jeho ostatní souvislosti (na zodpovědné osoby, vazba na kupní či servisní smlouvu, umístění majetku, výrobce či servisního partnera a podobně)
- vedení souvisejících majetkových a servisních smluv v jednom prostředí
- přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o majetku zvyklostem vaší firmy
- vedení různých majetkových agend v jednom prostředí
Důraz na bezpečí a důvěrnost
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem v tomto nástroji ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o majetku jsou zde uložená v bezpečí.
Nemusíte nic instalovat
Pouze spustíte internetový prohlížeč. Nemusíte nic instalovat. Aptien spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete, je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet. Řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikaci používáte.
Umíme se napojit na vaše systémy
Aplikace neobsahuje účetnictví ani výpočty odpisů majetku. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit.
