Vedení dokumentace k zařízení, přístrojům a jinému majetku
Ke každému jednotlivému majetku (přístroji, zařízení a podobně) vedete veškerou potřebnou technickou dokumentaci, kterou potřebujete pro provoz, zajištění souladu s předpisy nebo z jiných důvodů. U každého typu majetku to mohou být jiné dokumenty, nejčastěji jde o:
- Smlouvy a jiné dokumenty o pořízení
- Dokumentaci o uvedení do provozu
- Manuály, návody a informace pro uživatele
- Doporučení výrobce
- Technické listy
- Prohlášení o shodě nebo certifikace výrobku
- Manuály
- Záznamy o údržbě, opravách, záznamy z prohlídek, revizní zprávy
- další provozní dokumentaci nebo fotodokumentaci
Dokumentaci k majetku přikládáte ke každému zařízení zvlášť rovnou do záložky "Přílohy", kde máte dokumenty pro zpřehlednění rozdělené do složek. Pokud ovšem potřebujete také školit a seznamovat své pracovníky s manuály, doporučujeme vést manuály a školicí dokumentaci k přístrojům odděleně v evidenci Manuály.
- Přejděte na záložku "Přílohy"
- Zvolte "Přidej soubor"
- Systém váz vyzve k výběru souborů s dokumentací. Soubor vyberete a přiložíte
- Dokumentace k majetku je uložena v systému
Jak přizpůsobíte složky pro dokumentaci majetku
Složky můžete v každé své majetkové evidenci libovolně přizpůsobit podle svých zvyklostí a potřeb. Složky pro dokumenty může měnit a přizpůsobovat pouze administrátor. Ten také určuje oprávnění přístupu k jednotlivým složkám.
Jak vám Aptien pomůže vést dokumentaci k majetku
- K vašemu majetku vedete související smlouvy (smlouvy o údržbě majetku nebo pořízení majetku)
- Můžete připojit technickou dokumentaci, například manuály, technické listy a podobně
- K majetku také připojíte záznamy o provedené údržbě neo protokoly revizí
Vedení záznamů o provedené údržbě
Protokoly a záznamy pro provedené údržbě, tedy o provedených prohlídkách, revizích, údržbě a podobně, tedy například záznamy z prohlídek, revizní zprávy a podobně doporučujeme vést formou potvrzování provedených aktivit údržby v záložce plány aktivit. Stejně jako výše uvedené dokumenty, tak i protokoly z aktivit uvidíte v přílohách, ale navíc budou zadané prostřednictvím protokolovaného záznamů z aktivit údržby.