Složky na přílohy zpřehledňují seznam příloh
Složky na přílohy vám umožňují přílohy rozdělit do samostatných složek a na ně řídit oprávnění pro uživatele nebo hosty. Vytvoření složky je velice jednoduché a její tvorbu může provádět pouze administrátor systému.
Založená složka se bude následně zobrazovat u všech položek v rámci celé evidence. Není tedy možné vytvořit rozdílné složky pro jednotlivé položky v rámci jedné evidence.
Jak založit složku
Složky může vytvářet pouze administrátor.
- Složku vytvoříte přímo v záložce "Přílohy" nebo v nastavení evidence.
- Zvolte název složky a dále určete, jaké typy příloh bude možné do složky vkládat. V neposlední řadě určete, zda složka bude viditelná pro všechny uživatele nebo jen pro vybrané role v rámci systému. Poslední možností je zobrazování složky pro hosty.
- Pokud nechcete, aby složka byla dostupná pro všechny uživatele, vyberte role, kterým přístup umožníte.
Jak nastavit oprávnění ke složkám
Pokud uživatel nemá oprávnění ke složce, nevidí ani žádný dokument uvnitř. Ve výchozím nastavení je každá nová složka nastavena jako otevřená směrem do firmy takto:
- Zobrazuje se všem uživatelům
- Uživatelé mohou přidávat dokumenty
- Uživatelé mohou přidávat odkazy
- Složka je zakázaná pro sdílení s hosty
Změnu tohoto nastavení může provádět pouze administrátor a to buď přímo ze složky, kde vidí editační tužku nebo z "Nastavení evidence", kde v záložce Složky může jednotlivé složky nastavit. Možnosti nastavení složek jsou následující:
- Zobrazení složky: zobrazení všem uživatelům nebo zobrazení složky pouze vybraným rolím (administrátor vybere kterým). Ostatní uživatelé (role) složku neuvidí
- Hosté: zobrazení složky hostům nebo ne. Hosté ve výchozím nastavení žádné složky nevidí. Pokud chcete složku hostům zpřístupnit, musí to administrátor výslovně povolit.
- Možnost přidávat nové přílohy nebo odkazy. Administrátor má možnost povolit či nepovolit přidávání příloh a odkazů. Pozor, pokud nepovolíte ani jeden z nich, do složky již nebude možné přidat ani přílohu, ani odkaz. Dříve vložených příloh nebo odkazů se to nedotkne - stále budou vidět.
Pokud se administrátor rozhodne složku smazat, dojde k jejímu zrušení a všechny soubor v n budou přesunuty do hlavní úrovně (bez složky). Budou tedy přístupné všem. Pokud nechcete soubory ve složce zpřístupnit, musíte je smazat jeden po druhém nebo složku znepřístupnit všem ostatním rolím.
Jak odstranit složku
V případě, že budete chtít složku odstranit, dojde ke smazání pouze dané složky a veškeré přílohy budou zařazeny do seznamu příloh. Pokud chcete odstranit složku včetně daných příloh, musíte nejprve odstranit jednotlivé přílohy a až následně celou složku.
