K čemu složky na přílohy slouží?
1. Složky na přílohy zpřehledňují práci s přílohami
- Díky složkám můžete dokumenty a přílohy snáze třídit
- Složky na přílohy tedy využijete, pokud chcete mít dokumenty roztříděné
2. Složky slouží k řízení oprávnění
- Ke každé složce je možné přidělit nebo odebrat oprávnění
- Složky také použijete, když chcete dát přístup jen některým uživatelům (rolím) k některým dokumentům (složkám).
- Jako uživatel tedy vidíte pouze ty složky, ke kterým máte oprávnění.
Jak vytvořit, nastavit a upravit složky
- Složky může vytvářet a upravovat pouze administrátor.
Kdo má do jaké složky přístup?
- Administrátor může nastavit, které složky vidí všichni uživatelé a které položky jsou privátní pouze pro vybrané uživatele (role).
- Tím lze zamezit neoprávněnému přístupu k informacím (přílohám) ve vybraných složkách. Například pouze personalisté budou mít přístup ke složce "Životopisy".
- Přístup ke složkám lze nastavit také pro externisty, kteří využívají extranet (hosté). Je tedy možné nastavit, které složky hostí uvidí a které neuvidí. Složky na přílohy tedy využijete také v případě, že do systému pozvete hosta a chcete mu dát přístup jen k některým dokumentům.