Jednoduchý a snadno ovladatelný systém pro řízení úkolů v celé firmě
Proč používat software pro řízení úkolů?
Řízení úkolů v týmu lidí je jednou ze základních nutností každé firmy, která chce fungovat efektivně. Realitou naprosté většiny firem je využívání e-mailů a různých excelových tabulek. To je ale ve větších týmech a firmách zcela neudržitelné nebo to nutně vede k neefektivnosti a plýtvání času. Administrativa firmy je přetížena a každý si dělá co chce. Důsledkem toho mohou být lidské chyby, selhání a opomenutí různých důležitých termínů.
Bez odpovídajícího nástroje pro řízení úkolů je téměř nemožné udržovat data aktuální, vyhodnocovat stav a kontrolovat všechny termíny. Manažeři jsou pak přehlceni a potřebují neustále nějaké reporty. Přitom je o tak prosté - vše můžete vidět online v našem jednoduchém úkolovníku.
Co je software pro řízení úkolů?
V naší jednoduché aplikaci pro řízení úkolů můžete nejen řídit úkoly jednotlivých lidí, ale dokonce úkoly vytvářet ze zápisů nebo nechat systém, aby úkoly vytvářel a hlídal za vás - například v situaci, když potřebujete obnovit smlouvu nebo poslat auto na technickou - systém za vás vytvoří úkol a celé vám to připomene.
- Vytvoření úkolu je tak jednoduché jako napsat email.
- Úkol má vždy datum splnění, který hlídá - každému úkolu můžete přidělit termín. Ten se jeho řešiteli neustále připomíná.
- Úkol má stavy nový dělám a dokončený, jasně vidíte, ve kterém stavu je.
- Úkol má rozpracovanost v procentech 20-40-60-80-100 %.
- Úkol má jednoho odpovědného a více sledujících, všichni vidí, co se s úkolem děje.
- K úkolu přikládáte přílohy stejně jako do mailu.
- Veškerá diskuse - otázky, odpovědi, doplnění, připomínky jsou v diskusi úkolu.
- Všichni tak vidí celou historii a nic nedohledávají v mailech.
Jak tedy úkolovník používat?
Spolupracujte, diskutujte, přikládejte přílohy a řešte úkoly online. Také řešíte většinu úkolů ve firmě pomocí e-mailu? Náš software vám umožní dostat pod kontrolu zmatek v úkolech. Co vám přesně aplikace pro řízení úkolů pomůže zlepšit?
- vytváření úkolů
- zadávání úkolu
- plnění úkolů
- zadání úkolů odpovědné osobě
- zadání termínu splnění úkolu
- zadávání balíčku úkolů
Úkoly můžete jednoduše seskupovat do balíčku, přikládat k jednotlivým projektům. Zlepší se vám také jejich koordinace napříč celou firmou. Lidé je budou mít pořád na očích a nezapadnou někde ve wordovém zápise.
Další vlastnosti a principy řízení úkolů
- Odpovědnost je nedělitelná - každý úkol může mít tedy na odpovědnost pouze jeden člověk
- Krátkodobé úkoly jsou rychlé úkoly, které jste schopni udělat během pár minut nebo hodin. Přesto by firma o jejich dokončení měla mít přehled. Nadřízený pracovník by měl vědět, že jste úkol dokončili.
- Diskuse nad úkoly - řada úkolů vyžaduje koordinaci více lidí. Jejich diskuse je součástí úkolu a s jeho vyřešením se diskuse zavírá a už vás dále nezatěžuje.
- Balíčky úkolů slouží pro to, když máte více úkolů. Jejich splnění je vyžadováno pro splnění jejich nadřazeného úkolu - balíčku úkolů.
- Ke každému úkolu můžete přiřadit podúkoly.
- Vidíte plnění vašich úkolů.
- Vidíte plnění úkolů vašich kolegů.
- Připojení úkolu - jedna z nejdůležitějších výhod celého systému. Žádný úkol ve firmě by neměl viset ve vzduchoprázdnu - vždy se k něčemu vztahuje - k zakázce, k zákazníkovi, ke kusu majetku, k autu, k oddělení. Díky tomu neztratíte přehled o tom, k čemu se úkoly vztahují a budete mít vždy přehled, jaké všechny úkoly se například na dané zakázce odehrály.
- Projekty - můžete si vytvářet libovolnou strukturu projektů nebo zakázek a k nim úkoly přiřazovat.
- Odpovědný za úkoly - každý úkol může mít jen jednoho odpovědného.
- Sledující - každý úkol může mít více sledujících - všichni jsou pak informováni o tom, co se na úkolu děje. Mohou přispívat svými komentáři, názory a texty ke každému úkolu. Diskuse se tak nikdy nerozmělní do emailových RE: RE: RE diskusí.
- Upozornění na úkol do mailu - pokud nejste připojeni online, systém to pozná a pošle vám automaticky upozornění - notifikaci do mailu.
- Úkoly vidíte i ve svém kalendáři.
