Řízení úkolů napříč celou firmou

Jednoduchý a snadno ovladatelný systém pro řízení úkolů v celé firmě

Proč používat software pro řízení úkolů?

Řízení úkolů v týmu lidí je jednou ze základních nutností každé firmy, která chce fungovat efektivně. Realitou naprosté většiny firem je využívání e-mailů a různých excelových tabulek. To je ale ve větších týmech a firmách zcela neudržitelné nebo to nutně vede k neefektivnosti a plýtvání času. Administrativa firmy je přetížena a každý si dělá co chce. Důsledkem toho mohou být lidské chyby, selhání a opomenutí různých důležitých termínů. 

Bez odpovídajícího nástroje pro řízení úkolů je téměř nemožné udržovat data aktuální, vyhodnocovat stav a kontrolovat všechny termíny. Manažeři jsou pak přehlceni a potřebují neustále nějaké reporty. Přitom je o tak prosté - vše můžete vidět online v našem jednoduchém úkolovníku.

Co je software pro řízení úkolů? 

V naší jednoduché aplikaci pro řízení úkolů můžete nejen řídit úkoly jednotlivých lidí, ale dokonce úkoly vytvářet ze zápisů nebo nechat systém, aby úkoly vytvářel a hlídal za vás  - například v situaci, když potřebujete obnovit smlouvu nebo poslat auto na technickou - systém za vás vytvoří úkol a celé vám to připomene. 

• Vytvoření úkolu je tak jednoduché jako napsat email.
• Úkol má vždy datum splnění, který hlídá - každému úkolu můžete přidělit termín. Ten se jeho řešiteli neustále připomíná.
• Úkol má stavy nový dělám a dokončený, jasně vidíte, ve kterém stavu je.
• Úkol má rozpracovanost v procentech 20-40-60-80-100 %.
• Úkol má jednoho odpovědného a více sledujících, všichni vidí, co se s úkolem děje.
• K úkolu přikládáte přílohy stejně jako do mailu.
• Veškerá diskuse - otázky, odpovědi, doplnění, připomínky jsou v diskusi úkolu.
• Všichni tak vidí celou historii a nic nedohledávají v mailech.

Jak tedy úkolovník používat?

• vytváření úkolů
• zadávání úkolu
• plnění úkolů
• zadání úkolů odpovědné osobě
• zadání termínu splnění úkolu
• zadávání balíčku úkolů

Další vlastnosti a principy řízení úkolů

• Odpovědnost je nedělitelná - každý úkol může mít tedy na odpovědnost pouze jeden člověk
• Krátkodobé úkoly jsou rychlé úkoly, které jste schopni udělat během pár minut nebo hodin. Přesto by firma o jejich dokončení měla mít přehled. Nadřízený pracovník by měl vědět, že jste úkol dokončili.
• Diskuse nad úkoly - řada úkolů vyžaduje koordinaci více lidí. Jejich diskuse je součástí úkolu a s jeho vyřešením se diskuse zavírá a už vás dále nezatěžuje.
• Balíčky úkolů slouží pro to, když máte více úkolů. Jejich splnění je vyžadováno pro splnění jejich nadřazeného úkolu - balíčku úkolů.
• Ke každému úkolu můžete přiřadit podúkoly.
• Vidíte plnění vašich úkolů.
• Vidíte plnění úkolů vašich kolegů.
• Připojení úkolu - jedna z nejdůležitějších výhod celého systému. Žádný úkol ve firmě by neměl viset ve vzduchoprázdnu - vždy se k něčemu vztahuje - k zakázce, k zákazníkovi, ke kusu majetku, k autu, k oddělení. Díky tomu neztratíte přehled o tom, k čemu se úkoly vztahují a budete mít vždy přehled, jaké všechny úkoly se například na dané zakázce odehrály.
• Projekty - můžete si vytvářet libovolnou strukturu projektů nebo zakázek a k nim úkoly přiřazovat.
• Odpovědný za úkoly - každý úkol může mít jen jednoho odpovědného.
• Sledující - každý úkol může mít více sledujících - všichni jsou pak informováni o tom, co se na úkolu děje. Mohou přispívat svými komentáři, názory a texty ke každému úkolu. Diskuse se tak nikdy nerozmělní do emailových RE: RE: RE diskusí.
• Upozornění na úkol do mailu - pokud nejste připojeni online, systém to pozná a pošle vám automaticky upozornění  - notifikaci do mailu.
• Úkoly vidíte i ve svém kalendáři.