Co je karta majetku

Co je karta majetku 

Karta majetku je podrobný záznam jednoho kusu majetku, ve kterém udržujete a dokumentujete všechny informace k němu. Kartu majetku najdete v každé evidenci, kde vedete záznamy o vašem majetku. Karta majetku slouží k sledování kompletního životního cyklu majetku (od pořízení po vyřazení), stavu a odpovědnosti za daný kus majetku, ať už se jedná o fyzický (např. notebooky, vozidla, stroje) nebo nehmotný majetek (např. softwarové licence).

• Karta majetku je základní součástí správy majetku, poskytující komplexní přehled o jednotlivém kusu firemního majetku.
• Informace vedené na kartách majetku v Aptien jsou zaměřené na jeho provozní správu, ne z pohledu účetnictví.
• Karta majetku je základem správy majetku a má ji k dispozici správce majetku nebo facility manager ve všech majetkových evidencích. 

Klíčové informace na kartě majetku

• Identifikace majetku: Unikátní ID, štítek majetku nebo sériové číslo.
• Popis: Typ majetku, včetně jeho typu, modelu a specifikací.
• Podrobnosti o pořízení: Datum nákupu, náklady, dodavatele a informace o záruce.
• Umístění a přiřazení: Aktuální umístění majetku v rámci organizace. Přiřazený zaměstnanec, oddělení nebo umístění
• Stav a využití: Aktuální stav majetku, včetně opotřebení (nový, v použití, v opravě, vyřazený).
• Přiřazení a odpovědnost: Přiřazený zaměstnanec, oddělení nebo umístění. Sleduje, který zaměstnanec nebo oddělení je za majetek odpovědné.
• Plán údržby: Zahrnuje informace o plánovaných aktivitách údržby nebo revizí a historii.
• Historie údržby: Provozní deník, Deník údržby, Záznamy o servisu, kontrolách a aktualizacích, Záznamy o servisu, provedených revizích, inspekcích a aktualizacích.
• Informace o vrácení a likvidaci: Datum vrácení nebo podrobnosti o vyřazení.

Praktické případy použití karty majetku

• IT vybavení: Sledování laptopů, mobilních telefonů a dalšího IT vybavení, včetně jejich údržby a historie používání.
• Kancelářské potřeby: Správa kancelářského nábytku, nástrojů a dalších potřeb, zajištění jejich dobrého stavu a správného přidělení.
• Vozidla: Monitorování firemních vozidel, včetně jejich plánů údržby a záznamů o používání.
• Sledování nástrojů: Monitorování nástrojů a zařízení používaných v různých odděleních, aby se předešlo ztrátám a zajistila jejich dostupnost.
• Správa OOPP: Správa osobních ochranných pracovních prostředků pro zajištění souladu s bezpečnostními předpisy.

Klíčové vlastnosti záznamu o majetku:

• Provozní informace: Obsahuje všechny základní detaily o majetku, včetně jeho popisu, sériového čísla, data pořízení, umístění a aktuálního stavu.
• Správa životního cyklu: Sleduje majetek od pořízení po likvidaci, včetně plánů údržby, záznamů o používání a jakýchkoli provozních aktivit.
• Dokumentace: Uchovává všechny relevantní dokumenty, jako jsou kupní smlouvy, uživatelské příručky, záznamy o údržbě a provozní záznamy.
• Digitální záznamy: Zahrnuje digitální provozní nebo údržbový záznam, kde jsou zaznamenány všechny aktivity související s majetkem.
• Záznamy o používání: Dokumentuje, jak a kdy je majetek používán, což zajišťuje jeho správné využití.

Jak vést průvodní i provozní dokumentaci majetku

Na kartě majetku vedete veškerou dokumentaci k majetku 

• Smlouvy a jiné dokumenty o pořízení
• Dokumentaci o uvedení do provozu
• Manuály a informace pro uživatele
• Prohlášení o shodě
• Protokoly o údržbě
• další provozní dokumentaci nebo fotodokumentaci

Proč je vedení záznamů o majetku důležité

• Odpovědnost: Zajišťuje, že zaměstnanci nesou odpovědnost za svěřený majetek
• Shoda s předpisy: Podporuje interní audity a právní požadavky (např. daňové evidence)
• Finanční řízení: Sleduje odpisy, náklady na údržbu a potřebu výměny majetku
• Snížení rizik: Minimalizuje riziko ztráty, krádeže nebo neoprávněného použití majetku