Kdykoliv, cokoliv, papírově i digitálně
Efektivní správa pracovního vybavení je klíčová pro podniky všech velikostí. Běžně se používají dva hlavní způsoby: tradiční papírové systémy a moderní digitální řešení. Každý z nich má své výhody a výzvy a je vhodný pro různé typy podniků a procesů a zaměstnanců. Někdy pomůže přechod na digitální způsob, někdy pomůže kombinace obou způsobů. I papírový způsob může být efektivnější pomocí automatických tisků.
- Správa pracovního vybavení v papírové formě
- Digitální správa pracovního vybavení
Papírová správa pracovního vybavení
Výhody:
- Jednoduchost: Papírový způsob je přímočarý a snadno implementovatelný. Vyžaduje minimální školení a může jej používat kdokoli a kdekoliv
- Dostupnost: Fyzické papírové záznamy vydaného pracovního vybavení jsou vždy dostupné bez potřeby elektronických zařízení nebo internetového připojení.
Nevýhody:
- Závislost na místě: Fyzické záznamy jsou vázány na konkrétní místo, což ztěžuje jejich přístup z jiné pobočky nebo kanceláře.
- Požadavky na úložiště: Postupem času se papírové záznamy hromadí a vyžadují značný fyzický úložný prostor. To může vést k nepořádku a ztěžuje to nalezení konkrétních dokumentů.
- Časová náročnost: Správa a aktualizace papírových záznamů může být časově náročná. Ruční zadávání zvyšuje riziko chyb a nesrovnalostí, například při kontrolách
- Bezpečnostní rizika: Papírové záznamy jsou náchylné k poškození, ztrátě a neoprávněnému přístupu.
Digitální správa vydaného pracovního vybavení
Výhody:
- Efektivita: Digitální systémy zjednodušují proces sledování a správy vybavení. Automatické aktualizace a sledování v reálném čase snižují riziko chyb.
- Úspora místa: Digitální záznamy nevyžadují žádný fyzický prostor a lze je snadno organizovat a přistupovat k nim odkudkoli.
- Usnadňuje procesy a snižuje potřebu papírů i jejich archivace.
- Zvýšená bezpečnost: Digitální řešení nabízejí pokročilé bezpečnostní funkce, jako je šifrování a řízení přístupu, k ochraně citlivých informací.
Snížení byrokracie, automatické hlídání
- Z pohledu manažera i zaměstnance: Digitální správa zjednodušuje správu vydaného pracovního vybavení jak z pohledu manažera, tak zaměstnance.
- Portál pro samoobsluhu zaměstnanců: Seznamy vydaného vybavení jsou viditelné prostřednictvím portálů pro samoobsluhu zaměstnanců, kde si zaměstnanci mohou prohlížet a spravovat své vydané vybavení. To nejen zlepšuje transparentnost, ale také umožňuje zaměstnancům převzít odpovědnost za své nástroje.
- Automatické hlídání termínů a nároků: Na rozdíl od papíru, software automaticky sleduje termíny údržby a nároky na pracovní pomůcky, což zajišťuje, že vybavení je vždy v optimálním stavu a zaměstnanci mají k dispozici potřebné nástroje.
Jak Aptien pomůže s vydáváním nebo vracením pracovního vybavení
- V Aptien máte možnost využít oba způsoby správy a vydávání pracovních pomůcek - papírově i digitálně
- Zvolíte způsob, který vám vyhovuje
- Oba můžete použít v průběhu nástupu i odchodu zaměstnance nebo v průběhu zaměstnáním, například při fasování pracovních pomůcek
- Předmětem může být jakékoliv pracovní vybavení, které máte ve svých evidencích, od klíčů, přes počítače, ochranné pomůcky až po software
Jak funguje papírové vydávání
- Papírové vydávání - je vhodné pro situace, kdy situace, procesy, normy nebo legislativa vyžaduje "papír" s fyzickým podpisem umožní vytisknout protokol, ten lze fyzicky podepsat a následně archivovat nebo naskenovat. Aptien zjednoduší tisk, ale stále budete muset protokoly někde fyzicky skladovat a archivovat. Je to vhodné řešení pro situace, kdy zaměstnanec nemá nebo nemůže mít svoji digitální složku.
- Autoimaticky si vytisknete formuláře
Jak funguje digitální vydávání
- Digitální vydávání odstraňuje papírování a zjednodušuje celý proces.
- Pracovník jej potvrdí nebo podepíše elektronicky na obrazovce mobilu.
- Zaměstnanec v takovém případě vidí vše na své kartě, kterou má k dispozici.
- Veškeré informace jsou k dispozici i jeho nadřízenému manažerovi a dalším díky digitální složce zaměstnance.
Při nástupu, odchodu i v průběhu zaměstnání
- Svěřování, předávání nebo přebírání pracovního vybavení, pomůcek, nástrojů, strojů nebo jiného majetku řeší každá firma zejména na konci a začátku pracovního poměru.
- V celé řadě odvětví, jako je průmysl, zdravotnictví nebo stavebnictví je průběžné fasování ochranných pracovních pomůcek stejně intenzivní.