Tento článek je určený pro personalisty a další správce pracovního vybavení.
Správa pracovního vybavení od nástupu až po odchod
Zaměstnanci během svého působení ve firmě mají svěřené nějaké vybavení, pracovní pomůcky, zařízení nebo jiný majetek, který používají k výkonu své práce nebo za který jsou odpovědní. V Aptienu můžete každý kus evidovaného majetku někomu přidělit nebo vydat a mít tak jasný přehled o tom kdo, co má. Tím vyřešíte jak trvalé přidělení, tak krátkodobé zápůjčky majetku. To využijete při:
- Při nástupu zaměstnance vydáváte pracovní vybavení jako je počítač, telefon, přístroje, ochranné pomůcky, klíče a podobně
- V průběhu zaměstnání průběžně vydáváte, svěřujete nebo odebíráte různé pracovní vybavení a nástroje
- Při odchodu zaměstnance svěřené vybavení zaměstnanec vrací
Správa pracovních prostředků a vybavení: Vydávání a vrácení
Z pohledu vybavení zaměstnance potřebujete evidovat, co mu bylo vydáno nebo předáno. Pak buď konkrétní kus dokážete něčím jasně identifikovat (například sériové číslo, inventární číslo) nebo ne (například ochranné masky, kabely). Při správě pracovních prostředků je nezbytné sledovat jak jednotlivé položky, tak i hromadné množství.
1. Pracovní vybavení vydávané jednotlivě: Přístroje vydáváte individuálně a vrací se
- Jedinečná identifikace: Každý kus by měl mít jedinečný identifikátor (např. sériové číslo, inventární číslo), každý kus tedy evidujete zvlášť (konkrétní notebook, telefon, automobil, SIM karta, parkovací karta).
- Vedete jej v evidenci pod nějakým unikátním identifikátorem, číslem (inventární číslo, ID, sériové číslo, registrační značka, QR kód, číslo karty a podobně)
- Individuální přiřazení: Konkrétní položky jsou obvykle vydávány jednotlivým zaměstnancům, tedy konkrétní věc může mít tedy typicky vydanou nebo svěřenou pouze jeden člověk
- Každý kus takového vybavení má unikátní označení
- Konkrétní přístroj člověk typicky vrací například po ukončení projektu, zakázky, po vypršení záruky nebo na konci zaměstnání
- Směrnice pro vracení: Stanovte jasné pokyny pro vrácení prostředků po
dokončení projektu, vypršení smlouvy nebo ukončení pracovního poměru.
2. Hromadně vydávané pracovní vybavení: Pracovní pomůcky vydáváte na kusy a spotřebovávají se
- Nesledujete konkrétní kusy, sledujete množství: Sledujte počet položek vydaných každému zaměstnanci.
- Sledujete atributy: Zaznamenávejte relevantní atributy, jako je velikost, barva nebo datum spotřeby.
- Plánování doplňování zásob: Naplánujte pravidelné doplňování spotřebního materiálu na základě míry spotřeby.
- Například jde o pracovní ochranné pracovní pomůcky jako jsou stejnokroje, boty, ochranné brýle, montérky, přilby, košile…
- Typicky sledujete jejich počet, případnou expiraci nebo životnost pro vygenerování nového nároku
- Vybavení může být vydáno ve větším počtu a je charakterizováno nějakou vlastností (například velikost bot, velikost ochranné helmy)
- U takových pomůcek sledujete počty, vlastnosti a tak také potřebujete plány a podklady pro jejich nákup
- Předáváte nebo vydáte nějaké množství pracovní pomůcky pracovníkovi
- Sledujete pouze, že co a kolik toho daný pracovník dostal a kdy má další nárok
Klíčové aspekty správy pracovního vybavení
- Dokumentace: Veďte přesné záznamy o veškerém vydaném, vráceném a zlikvidovaném vybavení.
- Jednoduchá správa zásob: Používejte jednoduchou správu dostupnosti ke sledování dostupnosti a umístění vybavení.
- Odpovědnost zaměstnanců: Zaveďte postupy, které zajistí, že zaměstnanci nesou odpovědnost za vybavení, které jim bylo vydáno.
- Dodržováním těchto pokynů můžete efektivně spravovat pracovní vybavení vaší organizace a minimalizovat ztráty nebo zneužití.
Přehled vybavení pracovníků
V malých týmech může být vybavení pracovníků řešeno na osobní bázi, lze zapamatovat nebo vést v papírových nebo excelových záznamech. Jakmilei ale firma nebo tým vyroste nad 10 lidí, stává se tento způsob stává neudržitelným a digitální řešení přináší přehled, úspory a také snadnější dodržení souladu s předpisy.
Vydávání při nástupu zaměstnance
- novému zaměstnanci vydáváte nebo svěřujete pracovní vybavení, pracoviště, klíče nebo oprávnění do systémů
- vydávání pracovních pomůcek na začátku pracovního poměru bývá doplněno proškolením
Fasování a obměna vybavení
- průběžná obměna pracovního vybavení nebo fasování pracovních pomůcek probíhá v průběhu pracovního poměru
- obměna je buď pravidelná, určená životností pracovního vybavení
- nebo je mimořádná v případě poškození, znehodnocení nebo ztráty
Vracení a odebírání na konci pracovního poměru
- na konci pracovního poměru zaměstnanec odevzdávání svěřené pracovního vybavení
Správce majetku má přehled o vydaných kusech
- Správce pracovního vybavení nebo majetku vidí přehled a historii u každého kusu
- Přehled vidí u dané položky na záložce "Přiřazeno"
Jak nastavit předávání vybavení zaměstnanci
- Předávání provedete pomocí uživatelských tlačítek.
- Podívejte se jak nastavit předávání pracovního vybavení
- Podívejte se jak nastavit vracení pracovního vybavení