Tento článek je určený pro personalisty a pracovníky odpovědné za pracovní vybavení.
Správa pracovního vybavení od nástupu až po odchod
Zaměstnanci během svého působení ve firmě mají svěřené nějaké vybavení, pracovní pomůcky, zařízení nebo jiný majetek, který používají k výkonu své práce nebo za který jsou odpovědní. V Aptienu můžete každý kus evidovaného majetku někomu přidělit nebo vydat a mít tak jasný přehled o tom kdo, co má. Tím vyřešíte jak trvalé přidělení, tak krátkodobé zápůjčky majetku. To využijete při:
- Při nástupu zaměstnance vydáváte pracovní vybavení jako je počítač, telefon, přístroje, ochranné pomůcky, klíče a podobně
- V průběhu zaměstnání průběžně vydáváte, svěřujete nebo odebíráte různé pracovní vybavení a nástroje
- Při odchodu zaměstnance svěřené vybavení zaměstnanec vrací
Přehled vybavení pracovníků
V malých týmech může být vybavení pracovníků řešeno na osobní bázi, lze zapamatovat nebo vést v papírových nebo excelových záznamech. Jakmilei ale firma nebo tým vyroste nad 10 lidí, stává se tento způsob stává neudržitelným a digitální řešení přináší přehled, úspory a také snadnější dodržení souladu s předpisy.
Vydávání při nástupu zaměstnance
- novému zaměstnanci vydáváte nebo svěřujete pracovní vybavení, pracoviště, klíče nebo oprávnění do systémů
- vydávání pracovních pomůcek na začátku pracovního poměru bývá doplněno proškolením
Fasování a obměna vybavení
- průběžná obměna pracovního vybavení nebo fasování pracovních pomůcek probíhá v průběhu pracovního poměru
- obměna je buď pravidelná, určená životností pracovního vybavení
- nebo je mimořádná v případě poškození, znehodnocení nebo ztráty
Vracení a odebírání na konci pracovního poměru
- na konci pracovního poměru zaměstnanec odevzdávání svěřené pracovního vybavení
Správce majetku má přehled o vydaných kusech
Jak nastavit předávání vybavení zaměstnanci
- Předávání provedete pomocí uživatelských tlačítek.
- Podívejte se jak nastavit předávání pracovního vybavení
- Podívejte se jak nastavit vracení pracovního vybavení
Typy pracovního vybavení z pohledu vydávání a vracení
Z pohledu vybavení zaměstnance potřebujete evidovat, co mu bylo vydáno nebo předáno. Pak buď konkrétní kus dokážete něčím jasně identifikovat (například sériové číslo, inventární číslo) nebo ne (například ochranné masky, kabely).
1. Přístroje vydáváte individuálně a vrací se
- Každý kus takového vybavení má unikátní označení a vy jej evidujete zvlášť (konkrétní notebook, telefon, automobil, SIM karta, parkovací karta)
- Vedete jej v evidenci pod nějakým unikátním identifikátorem, číslem (inventární číslo, ID, sériové číslo, registrační značka, QR kód, číslo karty a podobně)
- Zaměstnanci předáváte konkrétní kus, tedy konkrétní věc může mít tedy typicky vydanou nebo svěřenou pouze jeden člověk
- Konkrétní přístroj člověk typicky vrací například po ukončení projektu, zakázky, po vypršení záruky nebo na konci zaměstnání
2. Pracovní pomůcky vydáváte na kusy a spotřebovávají se
- Nesledujete konkrétní kusy, mnohdy to ani prakticky nejde
- Například jde o pracovní ochranné pracovní pomůcky jako jsou stejnokroje, boty, ochranné brýle, montérky, přilby, košile…
- Typicky sledujete jejich počet, případnou expiraci nebo životnost pro vygenerování nového nároku
- Vybavení může být vydáno ve větším počtu a je charakterizováno nějakou vlastností (například velikost bot, velikost ochranné helmy)
- Potřebujete sledovat jejich velikosti, barvy, délky nebo nějaké jiné vlastnosti
- U takových pomůcek sledujete počty, vlastnosti a tak také potřebujete plány a podklady pro jejich nákup
- Předáváte nebo vydáte nějaké množství pracovní pomůcky pracovníkovi
- Sledujete pouze, že co a kolik toho daný pracovník dostal a kdy má další nárok