Bezpapírové předávání pracovního vybavení
Elektronické předávání umožňuje bezpapírově předat, vydat nebo svěřit jakékoliv pracovní vybavení nebo jiný předmět zaměstnanci nebo do nějakého umístění. Díky tomu můžete bezpapírově předávat a přebírat pracovní vybavení, ochranné pomůcky, nástroje nebo cokoliv dalšího co evidujete v Aptienu. Digitální předávání má řadu výhod. Zrychluje procesy a odstraňuje papírovou byrokracii, navíc máte v jakémkoliv okamžiku přehled, kdo co má a sám zaměstnanec také vidí ve své osobní složce všechny informace na první dobrou.
- Zaměstnanec převzetí digitálně potvrzuje a vidí ve své osobní složce, co mu bylo vydáno.
- Aptien vás automaticky upozorní na expiraci pracovního vybavení, abyste mohli plánovat vydání nového kusu
- Člověk odpovědný za majetek vidí, kde nebo u koho daný kus majetku právě je.
- Aptien vytvoří jasný záznam o tom, kdo co má, kdy to obdržel a kdy má být vrácen
Kdo se podílí na procesu digitálního předávání?
Proces přidělování digitálních aktiv zahrnuje dvě hlavní role:
- Odpovědná osoba (správce pracovního vybavení): Obvykle se jedná o manažera nebo supervizora, který zahájí proces odbavení a zajistí, aby bylo vybavení správně přiděleno.
- Zaměstnanec: Zaměstnanec obdrží vybavení a potvrdí jeho přijetí na obrazovce, čímž přebírá odpovědnost za jeho bezpečné uložení až do jeho vrácení. Zaměstnanec nemusí být v době odbavení přihlášen do systému, pouze potvrdí (podpisem) na obrazovce.
Jak funguje digitální předávací proces
- Odpovědná osoba (předávajícící) se přihlásí do Aptien
- Vyhledá předmět předání (například počítač) u kterého se mu zobrazí tlačítko předání
- Zaměstnanec věc přebere a potvrdí na displeji svým podpisem
- Zaměstnanec vidí co a kdy mu bylo vydáno na své osobní stránce
Co a jak můžete předávat
Pomocí digitálních předávacích protokolů můžete předávat vybavení, jako jsou různé přístroje, stroje nebo také ochranné pomůcky a to v obou situacích, které v praxi nastávají.
1. Konkrétní stroj, přístroj, počítač a podobně
- Předáváte konkrétní kus (konkrétní notebook, telefon, automobil, SIM karta, parkovací karta)
- Vedete jej v evidenci pod nějakým unikátním identifikátorem, číslem (inventární číslo, ID, sériové číslo, registrační značka, QR kód, číslo karty a podobně)
- Konkrétní věc může mít tedy typicky vydanou pouze jeden člověk
- Konkrétní přístroj člověk typicky vrací například po ukončení projektu, zakázky, po vypršení záruky nebo na konci zaměstnání
2. Více kusů nějaké pracovní pomůcky nebo pracovního vybavení
- Předáváte nebo vydáte nějaké množství pracovní pomůcky
- Nesledujete konkrétní kusy, mnohdy to ani prakticky nejde
- Sledujete pouze, že co a kolik toho daný pracovník dostal
- Například jde o pracovní ochranné pracovní pomůcky jako jsou stejnokroje, boty, ochranné brýle, montérky, přilby, košile…
- Typicky sledujete jejich případnou expiraci nebo životnost pro vygenerování nového nároku
- Vybavení může být vydáno ve větším počtu a je charakterizováno nějakou vlastností (například velikost bot, velikost ochranné helmy)
- Je možné sledovat jejich velikosti a podle velikosti evidované u pracovníka
- U takových pomůcek sledujete velikosti a podle velikostí také připravíte plány a podklady pro nákup
Komu nebo kam můžete předávat
- Odpovědná osoba - je člověk, který je odpovědný za předávání nebo přebírání. Je to uživatel Aptienu, který má k tomu oprávnění, vidí tlačítko pro předání. Musí být přihlášený v systému.
- Přebírající nebo potvrzují osoba - je člověk, který potvrzuje, že mu byla daná věc předaná. Nemusí být přihlášený do systému, pouze potvrzuje (podpisem) na obrazovce, že k tomu došlo.
- Předávat nebo něco svěřovat digitálně můžete buď lidem (zaměstnancům, servisním technikům a dalším lidem)
- Člověk musí být uživatelem Aptienu, abyste jej mohli ověřit
Ověření stavu pomocí inventury svěřeného vybavení
- Veškeré svěřené nebo předané vybavení vidí každý zaměstnanec na své osobní stránce. Vy můžete v jakémkoliv okamžiku vše zkontrolovat, ověřit skutečný stav věcí a spustit inventuru svěřeného majetku.
Shrnutí digitálního předávání
- Je možné předávat jak konkrétní kus vybavení s nějakým unikátním označením (například počítač), tak pracovní pomůcky vydávané na kusy
- Předávání nebo vrácení může spouštět k tomu oprávněná osoba
- Pouze oprávněná osoba v dané roli pak může předávací protokol spustit
- Zaměstnanec, pak předání potvrzuje svým podpisem na obrazovce nebo jiným způsobem
- Předávání spouštíte pomocí akčního tlačítka v evidenci
- Máte vždy online přehled o tom, co kdo má vydané
- Máte vždy přehled o tom, kolik věcí máte v oběhu a máte tak správné podklady pro nákup
- Zaměstnanec na své kartě vidí, co má vydané nebo svěřené
Shrnutí digitálního předávání majetku a pracovního vybavení
V dnešním rychle se měnícím prostředí je pro malé a střední podnik efektivní správa firemního majetku klíčová. Ztráta přehledu o vybavení může vést ke ztrátě času, snížené produktivitě a zbytečným výdajům. Je nezbytný pro udržení pořádku a snížení rizika ztráty nebo krádeže majetku.
Výhody a přínosy digitálního předávání pro malé a střední podniky
Implementace správy digitálního majetku může výrazně zlepšit vaše obchodní operace několika způsoby:
- Úspora nákladů: Sledováním vybavení můžete snížit ztráty a krádeže, a ušetřit tak peníze vaší firmě.
- Zvýšená odpovědnost: Zaměstnanci se s větší pravděpodobností budou starat o firemní majetek, když vědí, že za něj nesou odpovědnost.
- Zjednodušený provoz: Proces vydávání a vracení vybavení se stává efektivnějším, což snižuje administrativní zátěž.
- Dodržování předpisů: V odvětvích s přísnými bezpečnostními předpisy pomáhá správa digitálních aktiv zajistit, aby zaměstnanci měli potřebné vybavení, a napomáhá tak dodržování předpisů.