Jak funguje elektronické předávání

Bezpapírové předávání pracovního vybavení

Elektronické předávání umožňuje bezpapírově předat, vydat nebo svěřit jakékoliv pracovní vybavení nebo jiný předmět zaměstnanci nebo do nějakého umístění. Díky tomu můžete bezpapírově předávat a přebírat pracovní vybavení, ochranné pomůcky, nástroje nebo cokoliv dalšího co evidujete v Aptienu. Digitální předávání má řadu výhod. Zrychluje procesy a odstraňuje papírovou byrokracii, navíc máte v jakémkoliv okamžiku přehled, kdo co má a sám zaměstnanec také vidí ve své osobní složce všechny informace na první dobrou. 

• Zaměstnanec převzetí digitálně potvrzuje a vidí ve své osobní složce, co mu bylo vydáno.
• Aptien vás automaticky upozorní na expiraci pracovního vybavení, abyste mohli plánovat vydání nového kusu 
  
• Člověk odpovědný za majetek vidí, kde nebo u koho daný kus majetku právě je.
• Aptien vytvoří jasný záznam o tom, kdo co má, kdy to obdržel a kdy má být vrácen

Kdo se podílí na procesu digitálního předávání?

Proces přidělování digitálních aktiv zahrnuje dvě hlavní role:

• Manažer (správce pracovního vybavení): Obvykle se jedná o manažera nebo supervizora, který zahájí proces odbavení a zajistí, aby bylo vybavení správně přiděleno.
• Zaměstnanec: Zaměstnanec obdrží vybavení a potvrdí jeho přijetí na obrazovce, čímž přebírá odpovědnost za jeho bezpečné uložení až do jeho vrácení. Zaměstnanec nemusí být v době odbavení přihlášen do systému, pouze potvrdí (podpisem) na obrazovce.

Jak funguje digitální předávací proces

1. Manažer (předávajícící) se přihlásí do Aptien
   
2. Vyhledá předmět předání (například počítač) u kterého se mu zobrazí tlačítko předání
3. Zaměstnanec věc přebere a potvrdí na displeji svým podpisem
4. Zaměstnanec vidí co a kdy mu bylo vydáno na své osobní stránce
   

Co a jak můžete předávat

Elektronicky můžete předávat vybavení, jako jsou různé přístroje, stroje nebo také ochranné pomůcky a to v obou situacích, které v praxi nastávají. 

1. Konkrétní stroj, přístroj, počítač a podobně 

• Předáváte konkrétní kus (konkrétní notebook, telefon, automobil, SIM karta, parkovací karta)
  
• Vedete jej v evidenci pod nějakým unikátním identifikátorem, číslem (inventární číslo, ID, sériové číslo, registrační značka, QR kód, číslo karty a podobně)
• Konkrétní věc může mít tedy typicky vydanou pouze jeden člověk
• Konkrétní přístroj člověk typicky vrací například po ukončení projektu, zakázky, po vypršení záruky nebo na konci zaměstnání  

2. Více kusů nějaké pracovní pomůcky nebo pracovního vybavení 

• Předáváte nebo vydáte nějaké množství pracovní pomůcky
• Nesledujete konkrétní kusy, mnohdy to ani prakticky nejde
• Sledujete pouze, že co a kolik toho daný pracovník dostal
• Například jde o pracovní ochranné pracovní pomůcky jako jsou stejnokroje, boty, ochranné brýle, montérky, přilby, košile…
• Typicky sledujete jejich případnou expiraci nebo životnost pro vygenerování nového nároku 
  
• Vybavení může být vydáno ve větším počtu a je charakterizováno nějakou vlastností (například velikost bot, velikost ochranné helmy)
• Je možné sledovat jejich velikosti a podle velikosti evidované u pracovníka 
  
• U takových pomůcek sledujete velikosti a podle velikostí také připravíte plány a podklady pro nákup

Kdo a komu může předávat

• Manažer (odpovědná osoba) - je člověk, který má oprávnění věc předat nebo převzít a vidí tlačítko pro předání. Musí být přihlášený v systému.
• Přebírající nebo potvrzují osoba je obvykle zaměstnanec a musí mít vytvořeného uživatele. Ten potvrzuje, že mu byla daná věc předaná. Nemusí být přihlášený do systému, pouze potvrzuje (podpisem) na obrazovce, že k tomu došlo.

Ověření stavu pomocí inventury svěřeného vybavení

• Veškeré svěřené nebo předané vybavení vidí každý zaměstnanec na své osobní stránce. Vy můžete v jakémkoliv okamžiku vše zkontrolovat, ověřit skutečný stav věcí a spustit inventuru svěřeného majetku.

Shrnutí digitálního předávání 

• Je možné předávat jak konkrétní kus vybavení s nějakým unikátním označením (například počítač), tak pracovní pomůcky vydávané na počty kusů
• Předávání nebo vrácení může spouštět manažer s oprávněním pomocí akčního tlačítka v evidenci
• Zaměstnanec, pak předání  potvrzuje svým podpisem na obrazovce nebo jiným způsobem
• Na kartě zaměstnance máte vždy online přehled o tom, co má vydané
• Máte vždy přehled o tom, kolik věcí máte v oběhu a máte tak správné podklady pro nákup
• Zaměstnanec na své kartě vidí, co má vydané nebo svěřené

Výhody a přínosy digitálního předávání pro malé a střední podniky

• Elektronické předávání odstraňuje papírování a výrazně zlepšuje okamžitý přehled o tom, kdo co má 
• Úspora nákladů: Sledováním vybavení snížíte ztráty a krádeže, a ušetříte tak peníze vaší firmě.
• Zvýšená odpovědnost: Zaměstnanci se s větší pravděpodobností budou starat o firemní majetek, když vědí, že za něj nesou odpovědnost.
• Zjednodušený provoz: Proces vydávání a vracení vybavení se stává efektivnějším, což snižuje administrativní zátěž.
• Dodržování předpisů: V odvětvích s přísnými bezpečnostními předpisy pomáhá správa digitálních aktiv zajistit, aby zaměstnanci měli potřebné vybavení, a napomáhá tak dodržování předpisů.