Bezpapírové předávání pracovního vybavení
Elektronické předávání umožňuje bezpapírově předat, vydat nebo svěřit jakýkoliv předmět zaměstnanci nebo do nějakého umístění. Díky tomu můžete bezpapírově předávat a přebírat pracovní vybavení, ochranné pomůcky, nástroje nebo cokoliv dalšího co evidujete v Aptienu.
- Zaměstnanec převzetí digitálně potvrzuje a ve své samoobsluze vidí, co mu bylo vydáno.
- Člověk odpovědný za majetek vidí, kde nebo u koho daný kus majetku právě je.
Jak funguje digitální předávací proces
- Odpovědná osoba se přihlásí do Aptien
- Vyhledá předmět předání (například počítač) u kterého se mu zobrazí tlačítko předání
- Zaměstnanec věc přebere a potvrdí na displeji svým podpisem
- Zaměstnanec vidí co a kdy mu bylo vydáno na své osobní stránce
Co a jak můžete předávat
Pomocí digitálních předávacích protokolů můžete předávat vybavení, jako jsou různé přístroje, stroje nebo také ochranné pomůcky a to v obou situacích, které v praxi nastávají.
1. Konkrétní stroj, přístroj, počítač a podobně
- Předáváte konkrétní kus (konkrétní notebook, telefon, automobil, SIM karta, parkovací karta)
- Vedete jej v evidenci pod nějakým unikátním identifikátorem, číslem (inventární číslo, ID, sériové číslo, registrační značka, QR kód, číslo karty a podobně)
- Konkrétní věc může mít tedy typicky vydanou pouze jeden člověk
- Konkrétní přístroj člověk typicky vrací například po ukončení projektu, zakázky, po vypršení záruky nebo na konci zaměstnání
2. Více kusů nějaké pracovní pomůcky nebo pracovního vybavení
- Předáváte nebo vydáte nějaké množství pracovní pomůcky
- Nesledujete konkrétní kusy, mnohdy to ani prakticky nejde
- Sledujete pouze, že co a kolik toho daný pracovník dostal
- Například jde o pracovní ochranné pracovní pomůcky jako jsou stejnokroje, boty, ochranné brýle, montérky, přilby, košile…
- Typicky sledujete jejich případnou expiraci nebo životnost pro vygenerování nového nároku
- Vybavení může být vydáno ve větším počtu a je charakterizováno nějakou vlastností (například velikost bot, velikost ochranné helmy)
- Je možné sledovat jejich velikosti a podle velikosti evidované u pracovníka
- U takových pomůcek sledujete velikosti a podle velikostí také připravíte plány a podklady pro nákup
Komu nebo kam můžete předávat
- Předávat nebo něco svěřovat pomocí digitálních protokolů můžete buď dalším zaměstnancům, servisním technikům a dalším lidem
- Člověk musí být uživatelem Aptienu, abyste jej mohli ověřit
Předávací protokoly vždy potřebují 2 lidi:
- Odpovědná osoba - je člověk, který je odpovědný za předávání nebo přebírání. Je to uživatel Aptienu, který má k tomu oprávnění, vidí tlačítko pro předání. Musí být přihlášený v systému.
- Přebírající nebo potvrzují osoba - je člověk, který potvrzuje, že mu byla daná věc předaná. Nemusí být přihlášený do systému, pouze potvrzuje (podpisem) na obrazovce, že k tomu došlo.
Ověření stavu pomocí inventury svěřeného vybavení
Veškeré svěřené nebo předané vybavení vidí každý zaměstnanec na své osobní stránce. Vy můžete v jakémkoliv okamžiku vše zkontrolovat, ověřit skutečný stav věcí a spustit inventuru svěřeného majetku.
Shrnutí digitálních předávacích protokolů
- Protokoly vytváříte vždy k tomu, co předáváte nebo vydáváte. Tedy například počítač vydáváte z evidence počítačů.
- Předávací protokol vždy spouští pouze oprávněná osoba (oprávněná role), kterou nastavuje administrátor
- Pouze oprávněná osoba v dané roli pak může předávací protokol spustit
- Zaměstnanec, pak předání potvrzuje svým podpisem na obrazovku nebo pouze potvrzením tlačítka
- Digitální předávací protokol vytvoříte pomocí akčního tlačítka
- Máte vždy online přehled o tom, co kdo má vydané
- Máte vždy přehled o tom, kolik věcí máte v oběhu a máte tak správné podklady pro nákup