Digitální karta zaměstnance poskytuje aktuální, praktické informace potřebné pro každodenní práci. Je navržena tak, aby byla přístupná personalistovi, přímému nadřízenému a samotnému zaměstnanci.
Co obsahuje digitální karta zaměstnance?
- Základní identifikační údaje (jméno, pozice, oddělení, kontakty)
- Přidělené pracovní pomůcky a vybavení
- Historii a plán školení, certifikací a revizí
- Záznamy z pohovorů se zaměstnancem
- Přidělené úkoly a odpovědnosti
- Připojené praktické dokumenty (pracovní pokyny, interní směrnice, návody)
- Formuláře k vytištění nebo k online vyplnění
Kdo má k digitální kartě zaměstnance přístup?
- Personalista (HR): plný přístup k praktickým i některým citlivým datům podle nastavení oprávnění
- Přímý nadřízený: přístup k pracovním a provozním informacím, nikoliv k citlivým HR dokumentům (např. lékařské či daňové údaje)
- Zaměstnanec v rámci samoobsluhy: přístup ke své vlastní kartě, možnost aktualizovat vybrané údaje (např. kontaktní info)
Hlavní výhody vedení karty zaměstnance v Aptien:
- Vše o zaměstnanci na jednom místě bez papírových složek
- Přístup na základě rolí pro bezpečnost a soulad s předpisy
- Okamžitý přehled pro manažery a zaměstnance
Osobní karta obsahuje 360° přehled všech informací o zaměstnanci
Karta zaměstnance je základem personální práce pro personalisty i nadřízené manažery. Karta obsahuje všechny podstatné informace k zaměstnanci, které o něm vedete. K ní jsou připojené také všechny zápisy a další nástupní nebo rozvojové aktivity konkrétního zaměstnance. Na kartě získáte přehled informací o zaměstnanci se snadnou a intuitivní editací jeho osobních údajů, informací a seznamů smluv, termínů, majetku.
- Každý člověk vidí informace v zaměstnanecké samoobsluze ve své osobní složce "O mně".
- Personalisté mají několik možností, jak údaje v osobní kartě zaměstnance zakládat a aktualizovat
Všechny souvislosti zaměstnance na jednom místě
- Na kartě souvislosti vidíte všechny souvislosti týkající se zaměstnance,
- Jsou zde například vydané pracovní pomůcky
- Jsou zde také zakázky nebo projekty na kterých pracuje
- Najdete zde i další odpovědnosti - za procesy, za majetek a podobně.
Přehled vydaného pracovního vybavení zaměstnance
Každý zaměstnanec potřebuje k výkonu své práce určité pracovní vybavení, které se odvíjí od jeho pracovního zařazení. Kancelářský pracovník potřebuje počítač, přístup do firemních aplikací, zatímco pracovník ve výrobě potřebuje zejména ochranné pracovní pomůcky, různé nástroje, přístroje či jiné vybavení.
- Na záložce "Přiřazeno" na kartě konkrétního zaměstnance vidíte vydané, svěřené či přidělené pracovní vybavení či pomůcky
- Předávání a vydávání pracovních pomůcek, majetku a dalšího vybavení automatizujete pomocí digitálního předávání
- Skutečný stav můžete prověřit pomocí inventury svěřeného majetku
Plán školení a osobního rozvoje zaměstnance
- Na kartě každého zaměstnance plánujete a potvrzujete všechny aktivity kolem jeho osobního rozvoje, zdravotních prohlídek nebo třeba také kolem výstupu (ukončení pracovního poměru).
- Díky automatizovaný procesům upozorňování vám neunikne žádná povinnost.
- Plán školení najdete v záložce "Plány aktivit"
Vedení hodnotících osobních pohovorů se zaměstnanci
- Na osobní kartě zaměstnance také vedete hodnotící pohovory se zaměstnanci nebo zápisy z jiných aktivit se zaměstnanci.
- Vedete je formou zápisů a pokud neurčíte jinak, zápis vidíte pouze vy a zaměstnanec.
Dokumenty na kartě zaměstnance
V osobní složce dále vidíte a pro každého zaměstnance vedete další dokumenty a přílohy přehledně uspořádané ve složkách, které si rovněž můžete sami upravit podle potřeb a zvyklostí vaší firmy. V základním nastavení máte k dispozici tyto složky na dokumenty:
- Osobní certifikáty - zde máte přiložené různé osvědčení, diplomy nebo certifikáty
- Doklady o školeních - zde můžete uchovávat např. informace a dokumenty o školeních ve firmě, které zaměstnanec absolvoval
- Zdravotní prohlídky - naskenované záznamy zdravotních prohlídek
- Osobní dotazník
- Pracovní smlouvy - zde vedete scany smluv
- Výplatní pásky - sem můžete přikládat také výplatní pásky, abyste je nemuseli posílat emailem
Přehledné zobrazení úkolů kolem zaměstnance
- Na kartě zaměstnance můžete řešit úkoly, které se vztahují k jeho osobě, úkoly mohou být součástí plánování osobního rozvoje nebo přípravy podkladů mezi účetním a personalistou.
Poznámky u zaměstnance
- Ke každému zaměstnanci můžete vést soukromé i sdílené poznámky.
- Třeba si zapisovat návrhy na dárky k pracovnímu jubileu nebo informace o zájmech zaměstnance.
Pracovní zařazení a požadavky na zaměstnance
- V záložce "Pracovní zařazení" najdete informace o tom, na jaké pracovní pozici člověk pracuje, kdo je jeho nadřízený, podřízený a také informace o požadavcích, které plynou z jeho pracovní pozice.
- Kliknutím na "Požadavky pracovní pozice" se vám zobrazí seznam všech požadavků plynoucích z pracovního zařazení zaměstnance
Požadavky na pracovní vybavení
- Požadavky na pracovní vybavení pracovníka vyplývají z popisu pracovní pozice
- V popisu pracovního pozice je popsáno co by měl zaměstnanec na daném pracovním místě mít
Formuláře a dotazníky pro zaměstnance
Úkoly při onboardingu zaměstnance
- Na záložce "Onbaording" najdete všechny úkoly spojené s nástupem zaměstnance