Digitální karta zaměstnance poskytuje aktuální, praktické informace potřebné pro každodenní práci. Je navržena tak, aby byla přístupná personalistovi, nadřízenému manažerovi i samotnému zaměstnanci.
Co obsahuje digitální karta zaměstnance?
- Základní identifikační údaje (jméno, pozice, oddělení, kontakty)
- Přidělené pracovní pomůcky a vybavení
- Historii a plán školení, certifikací a revizí
- Záznamy z pohovorů se zaměstnancem
- Přidělené úkoly a odpovědnosti
- Připojené praktické dokumenty (pracovní pokyny, interní směrnice, návody)
- Formuláře k vytištění nebo k online vyplnění
Kdo má k digitální kartě zaměstnance přístup?
- Personalista (HR): plný přístup k praktickým i některým citlivým datům podle nastavení oprávnění
- Nadřízený manažer: přístup k pracovním a provozním informacím, nikoliv k citlivým HR dokumentům (např. lékařské či daňové údaje)
- Zaměstnanec v rámci samoobsluhy: přístup ke své vlastní kartě, možnost aktualizovat vybrané údaje (např. kontaktní info)
Hlavní výhody vedení karty zaměstnance v Aptien:
- Vše o zaměstnanci na jednom místě bez papírových složek
- Přístup na základě rolí pro bezpečnost a soulad s předpisy
- Okamžitý přehled pro manažery a zaměstnance
Osobní karta obsahuje 360° přehled všech informací o zaměstnanci
Karta zaměstnance je základem personální práce pro personalisty i nadřízené manažery. Karta obsahuje všechny podstatné informace k zaměstnanci, které o něm vedete. K ní jsou připojené také všechny zápisy a další nástupní nebo rozvojové aktivity konkrétního zaměstnance. Na kartě získáte přehled informací o zaměstnanci se snadnou a intuitivní editací jeho osobních údajů, informací a seznamů smluv, termínů, majetku.
- Každý člověk vidí informace v zaměstnanecké samoobsluze ve své osobní složce "O mně".
- Personalisté mají několik možností, jak údaje v osobní kartě zaměstnance zakládat a aktualizovat
Všechny souvislosti zaměstnance na jednom místě
- Na kartě souvislosti vidíte všechny souvislosti týkající se zaměstnance,
- Jsou zde například vydané pracovní pomůcky
- Jsou zde také zakázky nebo projekty na kterých pracuje
- Najdete zde i další odpovědnosti - za procesy, za majetek a podobně.
Jak získat přehled vydaného pracovního vybavení zaměstnanci
- Pokud jste zaměstnanci vydali pracovní vybavení, jako je telefon nebo ochranné pomůcky pomocí digitálního předání, vidíte vše na záložce "Přiřazeno".
- Na záložce "Přiřazeno" na kartě konkrétního zaměstnance vidíte vydané, svěřené či přidělené pracovní vybavení či pomůcky
- Vidíte datum poskytnutí i datum expirace (např. pokud jde o OOPP)
Jak vést plán školení a osobního rozvoje zaměstnance?
- Na kartě každého zaměstnance plánujete a potvrzujete všechny aktivity kolem jeho osobního rozvoje, zdravotních prohlídek nebo třeba také kolem výstupu (ukončení pracovního poměru).
- Díky automatizovaný procesům upozorňování vám neunikne žádná povinnost.
- Plán školení najdete v záložce "Plány aktivit"
Jak vést pracovní zařazení a požadavky na zaměstnance?
- V záložce "Pracovní zařazení" najdete informace o tom, na jaké pracovní pozici člověk pracuje, kdo je jeho nadřízený, podřízený a také informace o požadavcích, které plynou z jeho pracovní pozice.
- Kliknutím na "Požadavky pracovní pozice" se vám zobrazí seznam všech požadavků plynoucích z pracovního zařazení zaměstnance
Požadavky na pracovní vybavení
- Požadavky na pracovní vybavení pracovníka vyplývají z popisu pracovní pozice
- V popisu pracovního pozice je popsáno co by měl zaměstnanec na daném pracovním místě mít
Jak vést dokumenty na kartě zaměstnance?
V osobní složce dále vidíte a pro každého zaměstnance vedete další dokumenty a přílohy přehledně uspořádané ve složkách, které si rovněž můžete sami upravit podle potřeb a zvyklostí vaší firmy. V základním nastavení máte k dispozici tyto složky na dokumenty:
- Osobní certifikáty - zde máte přiložené různé osvědčení, diplomy nebo certifikáty
- Doklady o školeních - zde můžete uchovávat např. informace a dokumenty o školeních ve firmě, které zaměstnanec absolvoval
- Zdravotní prohlídky - naskenované záznamy zdravotních prohlídek
- Osobní dotazník
- Pracovní smlouvy - zde vedete scany smluv
- Výplatní pásky - sem můžete přikládat také výplatní pásky, abyste je nemuseli posílat emailem
Jak vést hodnotící osobní pohovory se zaměstnanci
- Na osobní kartě zaměstnance také vedete hodnotící pohovory se zaměstnanci nebo zápisy z jiných aktivit se zaměstnanci.
- Vedete je formou zápisů a pokud neurčíte jinak, zápis vidíte pouze vy a zaměstnanec.
Jak plánovat a zobrazit kapacitu zaměstnance pomocí kalendáře?
- Abyste měli přehled o vytíženosti vašeho pracovníka, můžete si jeho kalendář zobrazit v jeho osobní složce.
- V záložce "Kalendář" se zobrazují veškeré naplánované aktivity a události
- Manažer týmu se tak může snadno podívat na kalendáře všech členů svého týmu, nebo oddělení
Jak vést úkoly kolem zaměstnance?
- Na kartě zaměstnance můžete řešit úkoly, které se vztahují k jeho osobě, úkoly mohou být součástí plánování osobního rozvoje nebo přípravy podkladů mezi účetním a personalistou.
Jak vést poznámky k zaměstnanci?
- Ke každému zaměstnanci můžete vést soukromé i sdílené poznámky.
- Třeba si zapisovat návrhy na dárky k pracovnímu jubileu nebo informace o zájmech zaměstnance.
Formuláře a dotazníky pro zaměstnance
- Přímo z karty zaměstnance můžete také spouštět online nebo PDF formuláře, pokud je máte vytvořené
Online formuláře - vhodné pro vyplnění pomocí mobilu
- Online formuláře může zaměstnanec snadno vyplnit pomocí svého mobilu
- Výsledek vyplněného dotazníku nebo formuláře se uloží automaticky na jeho kartě
- Najdete zde osobní dotazník zaměstnance
PDF formuláře - vhodné pro tisk
- Pokud potřebujete zaměstnanci dát do ruky papír, využijet PDF formuláře
- Podívejte se například na Formuláře o zdravotní prohlídce
Úkoly při onboardingu zaměstnance (připravujeme)
- Na záložce "Onbaording" najdete všechny úkoly spojené s nástupem zaměstnance