Co je oficiální HR složka zaměstnance?

Datum poslední aktualizace: 12. 08. 2025

Oficiální HR složka zaměstnance (spis zaměstnance) je kompletní záznam informací a dokumentů zaměstnance. Složka slouží k archivaci a správě všech zákonem vyžadovaných a interně vedených dokumentů o zaměstnanci. Přístup k ní je přísně omezen na HR oddělení a případně vybrané vedoucí pracovníky, pokud je to nezbytné.

Manažeři a personalisté mají k dispozici digitální kartu zaměstnance, kde mají praktické provozní informace

Co obsahuje oficiální HR složka zaměstnance?

  • Pracovní smlouvy a dodatky
  • Mzdové a daňové dokumenty
  • Záznamy o pracovním výkonu a hodnocení (plná verze)
  • Disciplinární záznamy
  • Záznamy o absencích a nemocenských
  • Lékařské záznamy (pokud jsou vyžadovány a relevantní)
  • Veškerá zákonná a compliance dokumentace

Kdo má k oficiální složce zaměstnance přístup?

  • Personalista (HR): plný přístup a správa složky
  • Přímý nadřízený: přístup pouze k relevantním částem, pokud je to nezbytné (např. k výkonovým záznamům pro hodnocení)
  • Zaměstnanec: v některých firmách možnost nahlédnout do vybraných dokumentů (např. pracovní smlouva, výplatní pásky), pokud je to povoleno interní politikou

Jaký je rozdíl oproti digitální kartě zaměstnance? 

  • Digitální karta zaměstnance slouží k praktickému řízení lidí a jejich nástupu a rozvoje
  • Personnel File je kompletní a často obsahuje citlivá a zákonem chráněná data
  • Přístup je výrazně omezený a podléhá legislativním požadavkům
  • Slouží především k archivaci a splnění zákonných povinností, nikoliv k denní operativě