Oficiální HR složka zaměstnance (spis zaměstnance) je kompletní záznam informací a dokumentů zaměstnance. Složka slouží k archivaci a správě všech zákonem vyžadovaných a interně vedených dokumentů o zaměstnanci. Přístup k ní je přísně omezen na HR oddělení a případně vybrané vedoucí pracovníky, pokud je to nezbytné.
Manažeři a personalisté mají k dispozici digitální kartu zaměstnance, kde mají praktické provozní informace
Co obsahuje oficiální HR složka zaměstnance?
- Pracovní smlouvy a dodatky
- Mzdové a daňové dokumenty
- Záznamy o pracovním výkonu a hodnocení (plná verze)
- Disciplinární záznamy
- Záznamy o absencích a nemocenských
- Lékařské záznamy (pokud jsou vyžadovány a relevantní)
- Veškerá zákonná a compliance dokumentace
Kdo má k oficiální složce zaměstnance přístup?
- Personalista (HR): plný přístup a správa složky
- Přímý nadřízený: přístup pouze k relevantním částem, pokud je to nezbytné (např. k výkonovým záznamům pro hodnocení)
- Zaměstnanec: v některých firmách možnost nahlédnout do vybraných dokumentů (např. pracovní smlouva, výplatní pásky), pokud je to povoleno interní politikou
Jaký je rozdíl oproti digitální kartě zaměstnance?
- Digitální karta zaměstnance slouží k praktickému řízení lidí a jejich nástupu a rozvoje
- Personnel File je kompletní a často obsahuje citlivá a zákonem chráněná data
- Přístup je výrazně omezený a podléhá legislativním požadavkům
- Slouží především k archivaci a splnění zákonných povinností, nikoliv k denní operativě