Jak používat evidenci zaměstnanců

Datum poslední aktualizace: 29. 08. 2021

Zaměstnanci jsou základem vaší personalistiky

Tato evidence je doporučená pouze pro personalisty a vedení společnosti a je obvykle běžným zaměstnancům nepřístupná, protože obsahuje osobní údaje. Ostatní zaměstnanci vidí své kolegy pouze v adresáři lidíZde vedete všechny informace o zaměstnancích. Každý člověk ve vaší firmě má svoji osobní kartu zaměstnance, kde jsou všechny jeho osobní a kontaktní údaje, pracovní vybavení, finanční ohodnocení, vývoj mzdy, jeho benefity, vzdělávání, totožnosti nebo informace ke zdraví a další související informace, které potřebujete vést u svých zaměstnanců. Máte zde také údaje důležité pro jejich nástup, život ve firmě i k ukončení pracovního poměru. Součástí je i popis pracovní náplně nebo jeho pracovní zařazení. Pracovní smlouvy najdete v evidenci pracovních smluv.

Vedení informací o zaměstnancích, hlídání termínů a další HR administrativa

  • Vedení osobní karty zaměstnance - všech potřebných osobních údajů zaměstnanců od nástupu, před potřebnou personální administrativu až po odchod zaměstnance
  • Hlídání personálních termínů, jako jsou lékařské prohlídky a další povolení, osvědčení nebo certifikáty
  • Možnost připojení pracovní smlouvy, její přílohy a dodatky 
  • Zápisy z pohovorů se zaměstnanci
  • Vedení osobních poznámek k zaměstnancům
  • Všechny další souvislosti zaměstnance
jen test

Osobní karta zaměstnance a další informace

Evidence zaměstnanců slouží jako jedno centrální místo, kde máte všechny informace potřebné k zaměstnancům. Tyto informace vidíte pouze vy jako personalista. Každý ze zaměstnanců pak vidí informace o sobě ve své samoobsluze. Vybrané základní informace pak může také sám editovat a vy o tom dostanete upozornění. Zjednoduší se tak celý proces komunikace mezi zaměstnancem a firmou.

Osobní karta zaměstnance je uspořádána tak, abyste vše podstatné o zaměstnanci měli na jednom místě. Pokud by vám vedené informace nestačily, dá se to snadno rozšířit. Přístup ke konkrétním údajům je omezený přístupovými právy, takže s ní můžete pracovat jen vy jako personalisté. Pokud je to ve firmě třeba, přístup do personalistiky může dostat i vedení firmy nebo například mzdoví účetní. 

Osobní karta zaměstnance obsahuje základní potřebné osobní údaje

  • Kontaktní údaje zaměstnanců
  • Osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a další potřebné informace pro mzdové účetní jako je zdravotní pojišťovna nebo číslo účtu pro zasílání mzdy
  • Informace o pracovní náplni, její popis další informace a pracovním zařazení
  • Pracovní vybavení zaměstnance, kde vedete, co má pracovník vydáno
  • Informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, můžete připojit pracovní smlouvu, její přílohy a dodatky
  • Informace kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře
  • Údaje o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance
  • Údaje o totožnosti zaměstnance
  • Záznamy o lékařských prohlídkách
  • Další osobní dokumenty

Jak přidat nebo odebrat přístup k evidenci Zaměstnanců

Pokud potřebujete někomu zpřístupnit nebo naopak odebrat přístup k evidenci zaměstnanců, uděláte to přes nastavení role. Návod, jak nastavit oprávnění k zaměstnancům najdete zde