Tento článek je určený pro personalisty.
Evidence zaměstnanců je základem vaší personalistiky
Evidence zaměstnanců je určená pro personalisty a vedení společnosti, protože obsahuje osobní údaje. Slouží jako jedno centrální místo, kde máte všechny informace potřebné k zaměstnancům ve firmě. Každý ze zaměstnanců pak vidí informace o sobě ve své samoobsluze. Ostatní zaměstnanci vidí své kolegy v adresáři lidí.
Doporučujeme projít návod První kroky personalisty.
V evidenci zaměstnanců vedete všechny informace o zaměstnancích. Každý člověk ve vaší firmě má svoji osobní kartu zaměstnance, kde jsou všechny jeho osobní a kontaktní údaje, pracovní smlouva, pracovní vybavení, finanční ohodnocení, vývoj mzdy, jeho benefity, vzdělávání, totožnosti nebo informace ke zdraví a další související informace, které potřebujete vést u svých zaměstnanců. Máte zde také údaje důležité pro jejich nástup, život ve firmě i k ukončení pracovního poměru. Součástí je i popis pracovní náplně nebo jeho pracovní zařazení.
- Přidávat nové zaměstnance může personalista nebo nebo i někdo jiný, pokud mu k tomu administrátor dá oprávnění.
- Upravovat údaje o zaměstnancích můžete několika způsoby
Osobní karta zaměstnance obsahuje základní potřebné osobní údaje
Každý ze zaměstnanců má svoji osobní kartu, složku ve které jsou jeho osobní údaje. Vybrané základní informace pak může také sám editovat a vy o tom dostanete upozornění. Zjednoduší se tak celý proces komunikace mezi zaměstnancem a firmou.
Osobní karta zaměstnance je uspořádána tak, abyste vše podstatné o zaměstnanci měli na jednom místě. Pokud by vám vedené informace nestačily, dá se to snadno rozšířit. Přístup ke konkrétním údajům je omezený přístupovými právy, takže s ní můžete pracovat jen vy jako personalisté. Pokud je to ve firmě třeba, přístup do personalistiky může dostat i vedení firmy nebo například mzdoví účetní.
Jaké informace jsou vedené na osobní kartě zaměstnance
- Kontaktní údaje zaměstnanců
- Osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a další potřebné informace pro mzdové účetní jako je zdravotní pojišťovna nebo číslo účtu pro zasílání mzdy
- Informace o pracovní náplni, její popis další informace a pracovním zařazení
- Pracovní vybavení zaměstnance, kde vedete, co má pracovník vydáno
- Informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, můžete připojit pracovní smlouvu, její přílohy a dodatky
- Informace kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře
- Údaje o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance
- Údaje o totožnosti zaměstnance
- Záznamy o lékařských prohlídkách
- Pracovní smlouvy
- Výplatní pásky
- Další osobní dokumenty
Jak plánovat aktivity kolem zaměstnanců
K plánování aktivit využijete záložku Plány aktivit, kde můžete plánovat a potvrzovat jednorázové nebo opakované činnosti k zaměstnancům, jako například jejich nástup, ukončení pracovního poměru nebo rozvoj a školení zaměstnance.
- Onboarding
- Vzdělávací aktivity a osobní rozvoj
- Offboarding
Jak hlídat důležité termíny v personalistice a HR administrativě
Personální administrativa řeší kolem lidí celou řadu důležitých termínů, které můžete díky Aptien snadno ohlídat. Jde o termíny při nástupu, v průběhu zkušební doby, adaptace až po hlídání termínů školení nebo nároků na pracovní pomůcky. Pojďme se podívat na nejčastější
Hlídání termínů kolem pracovní smlouvy, pracovní povolení
- Konec pracovní smlouvy
- Konec zkušební lhůty
- Konec pracovního povolení
Hlídání termínů po nástupu zaměstnance adaptace
- Termíny adaptace a vstupních školení
- Termín zácviku zaměstnance
Hlídání termínů zdravotních nebo jiných prohlídek
- Termín lékařské prohlídky
Hlídání termínů školení a kvalifikace pracovníků
Hlídání termínů nároků na pracovní vybavení a ochranné prostředky
- Termín předání pracovních pomůcek
- Termín expirace pracovních pomůcek
Další termíny kolem lidí
- Jakýkoliv další termín, který potřebujete v personalistice ohlídat
Tiskové formuláře pro zaměstnance a jak je tisknout
V Aptienu máte k dispozici tvorbu vlastních formulářů, šablon. V základní nabídce máte od nás k dispozici formuláře:
- Žádost o provedení lékařské prohlídky
- Prohlášení posuzované osoby ke své zdravotní způsobilosti
- Lékařský posudek řidiči
Jak tiskový formulář vytisknout
- Otevřete kartu zaměstnance
- V pravém menu klikněte na "Nový report"
- Označte který formulář chcete vygenerovat
- Klikněte na "Spustit report"
- Vygenerovaný report můžete vytisknout nebo uložit
Jak přidat nebo odebrat přístup k evidenci Zaměstnanců
Pokud potřebujete někomu zpřístupnit nebo naopak odebrat přístup k evidenci zaměstnanců, uděláte to přes nastavení role. Návod, jak nastavit oprávnění k zaměstnancům najdete zde.