Evidence zaměstnanců je základem vaší personalistiky
- Je určena pro personalisty a vedení společnosti, protože obsahuje osobní údaje.
- Slouží jako centrální úložiště, kde najdete všechny potřebné informace o vašich zaměstnancích.
Co všechno vám evidence zaměstnanců umožní?
- Vedení karty zaměstnanců
- Hlídání důležitých personálních termínů
- Vedení a hlídání dokumentů a shody zaměstnance
- Hlídání platnosti certifikátů a školení
- Vytváření checklistů pro nástup, školení, rozvoj nebo odchod zaměstnance
- Self-onboarding zaměstnance při nástupu
- Automatické generování PDF dokumentů, jako jsou pracovní smlouvy, lékařské prohlídky a podobně
- Předávání a evidenci pracovních pomůcek a pracovního vybavení
- Online fomuláře jako je osobní dotazník nebo dotazník spokojenosti
- Kapacitní plánování a rozvrhování zaměstnanců
Zapojte své zaměstnance pomocí intranetu a samoobsluhy
- Zaměstnanci mohou využívat intranet, portál směrnic, samoobsluhu a můžete jim předávat pracovní vybavení
- Samoobsluha zaměstnanců: Podívejte se, jak zaměstnanci vidí a používají intranet a samoobsluhu.
- Pokud chcete aktivně zapojit zaměstnance, budete potřebovat pro tyto aktivní zaměstnance licenci
Průvodce prvními kroky:
- Doporučujeme projít návod "První kroky personalisty".
- Přidávat nové zaměstnance může personalista nebo nebo i někdo jiný s oprávněním.
- Upravovat údaje o zaměstnancích můžete několika způsoby
Osobní karta zaměstnance obsahuje všechny potřebné osobní údaje a dokumenty
Každý ze zaměstnanců má svoji osobní kartu, složku ve které jsou jeho osobní údaje a dokumenty. Vybrané informace pak může také sám editovat a vy o tom dostanete upozornění. Zjednoduší se tak celý proces komunikace mezi zaměstnancem a firmou.
Osobní karta zaměstnance je uspořádána tak, abyste vše podstatné o zaměstnanci měli na jednom místě. Pokud by vám vedené informace nestačily, dá se to snadno rozšířit. Přístup ke konkrétním údajům je omezený přístupovými právy, takže s ní můžete pracovat jen vy jako personalisté. Pokud je to ve firmě třeba, přístup do personalistiky může dostat i vedení firmy nebo například mzdoví účetní.
Jaké typy pracovníků můžete v personalistice evidovat?
- V personalistice může evidovat různé typy pracovníků a zaměstnanců, ve výchozím nastavení jsou:
- Zaměstnanci: Hlavní pracovní poměr (HPP), Dohoda o provedení práce (DPP), Dohoda o pracovní činnosti (DPČ),
- Externisti Agenturní zaměstnanci, Externí dodavatelé (OSVČ / kontraktoři)
Jak evidovat zaměstnance?
- Každý zaměstnanec ve vaší společnosti má osobní digitální kartu,
- Karta obsahuje jeho osobní a kontaktní údaje, pracovní vybavení, záznamy o školení, benefity a další údaje
- Také obsahuje informace týkající se nástupu a ukončení pracovního poměru a další dokumenty
- Pokud pouze vedete evidenci zaměstnanců, neplatíte za počet zaměstnanců v evidenci
Jaké informace jsou vedené na osobní kartě zaměstnance?
- Kontaktní údaje zaměstnanců
- Osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a další potřebné informace pro mzdové účetní jako je zdravotní pojišťovna nebo číslo účtu pro zasílání mzdy
- Informace o pracovní náplni, její popis další informace a pracovním zařazení
- Pracovní vybavení zaměstnance, kde vedete, co má pracovník vydáno
- Informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, můžete připojit pracovní smlouvu, její přílohy a dodatky
- Informace kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře
- Údaje o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance
- Údaje o totožnosti zaměstnance
- Záznamy o lékařských prohlídkách
- Pracovní smlouvy
- Výplatní pásky
- Další osobní dokumenty
Plánování aktivit, akcí a úkolů k zaměstnancům (checklisty)
K plánování aktivit a akcí k jednotlivým zaměstnancům využijete záložku Plány aktivit, kde můžete plánovat a potvrzovat jednorázové nebo opakované činnosti k zaměstnancům, jako jsou úkoly a aktivity kolem nástupu, školení, pohovů nebo ukončení pracovního poměru. Jsou to checklisty, které můžete sami upravit podle zvyklostí ve vaší firmě.
- Preboarding checklist
- Onboarding checklist
- Vzdělávací aktivity a osobní rozvoj
- Offboarding checklist
Hlídání důležitých termínů v personalistice a HR administrativě
Personální administrativa řeší kolem lidí celou řadu důležitých termínů, které můžete díky Aptien snadno ohlídat. Jde o termíny při nástupu, v průběhu zkušební doby, adaptace až po hlídání termínů školení nebo nároků na pracovní pomůcky. Pojďme se podívat na nejčastější
Hlídání termínů kolem pracovní smlouvy, pracovní povolení
- Konec pracovní smlouvy
- Konec zkušební lhůty
- Konec pracovního povolení
Hlídání termínů po nástupu zaměstnance adaptace
- Termíny adaptace a vstupních školení
- Termín zácviku zaměstnance
Hlídání termínů zdravotních nebo jiných prohlídek
- Termín lékařské prohlídky
Hlídání termínů školení a kvalifikace pracovníků
Hlídání termínů nároků na pracovní vybavení a ochranné prostředky
- Termín předání pracovních pomůcek
- Termín expirace pracovních pomůcek
Další termíny kolem lidí
- Jakýkoliv další termín, který potřebujete v personalistice ohlídat
Přehled vydaných pracovních pomůcek
- Na záložce "Vydáno" najdete přehled vybavení a dalších pracovních pomůcek zaměstnanci
Online formuláře a dotazníky pro zaměstnance
V Aptienu máte k dispozici online formuláře a dotazníky pro zaměstnance, které si můžete snadno upravit a rozšířit podle potřeb vaší firmy. Nejčastější formulář a dotazníky
- Osobní dotazník nového zaměstnance
- Dotazník spokojenosti zaměstnance
Jak online formuláře vytvořit a spustit
- Otevřete kartu zaměstnance
- V pravém menu klikněte na "Online formuláře"
- Vyberte online formulář jaký potřebujete
- Podívejte se sem, jak online formuláře vytvoříte nebo upravíte
PDF formuláře a šablony pro zaměstnance a jak je tisknout
V Aptienu máte k dispozici tvorbu vlastních pdf formulářů, šablon. Využijete je pro situace, kde není možné použít online formuláře, kdy zkrátka potřebujete dát zaměstnanci do ruky "papír". V základní nabídce máte od nás k dispozici formuláře:
- Žádost o provedení lékařské prohlídky
- Prohlášení posuzované osoby ke své zdravotní způsobilosti
- Lékařský posudek řidiči
Jak pdf formulář vytisknout
- Otevřete kartu zaměstnance
- V pravém menu klikněte na "Nový report"
- Označte který formulář chcete vygenerovat
- Klikněte na "Spustit report"
- Vygenerovaný report můžete vytisknout nebo uložit
Jak přidat nebo odebrat přístup k evidenci Zaměstnanců
- Pokud potřebujete někomu zpřístupnit nebo naopak odebrat přístup k evidenci zaměstnanců, uděláte to přes nastavení role.
- Návod, jak nastavit oprávnění k zaměstnancům najdete zde.