Jak používat evidenci zaměstnanců

Datum poslední aktualizace: 16. 02. 2025

Tento článek je určený  pro personalisty.

Evidence zaměstnanců je základem vaší personalistiky

Evidence zaměstnanců je určena pro personalisty a vedení společnosti, protože obsahuje osobní údaje. Slouží jako centrální úložiště, kde najdete všechny potřebné informace o vašich zaměstnancích.

Evidence zaměstnanců:

  • Každý zaměstnanec ve vaší společnosti má osobní složku, která obsahuje jeho osobní a kontaktní údaje, pracovní smlouvu, pracovní vybavení, benefity, záznamy o školení, identifikační nebo zdravotní informace a další relevantní údaje.
  • Tato složka také obsahuje informace týkající se jejich nástupu, života ve společnosti a ukončení pracovního poměru, stejně jako popis nebo klasifikaci jejich práce.
  • Vy jako personalista vedete všechny potřebné informace o vašich zaměstnancích
  • Žádné náklady na počet zaměstnanců: Neplatíte za počet zaměstnanců v evidenci; potřebujete pouze licenci pro personalisty.

Aktivní zapojení zaměstnanců:

  • Aktivní zaměstnanci mají k dispozici intranet, samoobsluhu, můžete jim automatizovat nástup, školení nebo třeba vydávání pracovních pomůcek
  • Pokud chcete aktivně zapojit zaměstnance, budete potřebovat licenci pro tyto aktivní zaměstnance, aby mohli využívat intranet a portál samoobsluhy zaměstnanců.
  • Samoobsluha zaměstnanců: Podívejte se, jak zaměstnanci vidí a používají intranet a samoobsluhu.

Průvodce prvními kroky:

  1. Doporučujeme projít návod "První kroky personalisty".
  2. Přidávat nové zaměstnance může personalista nebo nebo i někdo jiný s oprávněním.
  3. Upravovat údaje o zaměstnancích můžete několika způsoby
Evidence zaměstnanců

Osobní karta zaměstnance obsahuje základní potřebné osobní údaje

Každý ze zaměstnanců má svoji osobní kartu, složku ve které jsou jeho osobní údaje. Vybrané základní informace pak může také sám editovat a vy o tom dostanete upozornění. Zjednoduší se tak celý proces komunikace mezi zaměstnancem a firmou.

Osobní karta zaměstnance je uspořádána tak, abyste vše podstatné o zaměstnanci měli na jednom místě. Pokud by vám vedené informace nestačily, dá se to snadno rozšířit. Přístup ke konkrétním údajům je omezený přístupovými právy, takže s ní můžete pracovat jen vy jako personalisté. Pokud je to ve firmě třeba, přístup do personalistiky může dostat i vedení firmy nebo například mzdoví účetní. 

Jaké informace jsou vedené na osobní kartě zaměstnance

  • Kontaktní údaje zaměstnanců
  • Osobní údaje včetně bydliště, pojišťoven a další potřebné informace pro mzdové účetní jako je zdravotní pojišťovna nebo číslo účtu pro zasílání mzdy
  • Informace o pracovní náplni, její popis další informace a pracovním zařazení
  • Pracovní vybavení zaměstnance, kde vedete, co má pracovník vydáno
  • Informace ke mzdě, odměňování a pracovní smlouvě, můžete připojit pracovní smlouvu, její přílohy a dodatky
  • Informace kvalifikaci, dosaženém vzdělání a dosavadní kariéře
  • Údaje o zdravotním stavu, zdravotních prohlídkách a pracovním omezení zaměstnance
  • Údaje o totožnosti zaměstnance
  • Záznamy o lékařských prohlídkách
  • Pracovní smlouvy
  • Výplatní pásky
  • Další osobní dokumenty

Jak plánovat aktivity kolem zaměstnanců

K plánování aktivit využijete záložku Plány aktivit, kde můžete plánovat  a potvrzovat jednorázové nebo opakované činnosti k zaměstnancům, jako například jejich nástup, ukončení pracovního poměru nebo rozvoj a školení zaměstnance. 

  • Onboarding 
  • Vzdělávací aktivity a osobní rozvoj 
  • Offboarding
Osobní karta zaměstnance

Jak hlídat důležité termíny v personalistice a HR administrativě

Personální administrativa řeší kolem lidí celou řadu důležitých termínů, které můžete díky Aptien snadno ohlídat. Jde o termíny při nástupu, v průběhu zkušební doby, adaptace až po hlídání termínů školení nebo nároků na pracovní pomůcky. Pojďme se podívat na nejčastější 

Hlídání termínů kolem pracovní smlouvy, pracovní povolení

  • Konec pracovní smlouvy
  • Konec zkušební lhůty
  • Konec pracovního povolení

Hlídání termínů po nástupu zaměstnance adaptace

  • Termíny adaptace a vstupních školení
  • Termín zácviku zaměstnance

Hlídání termínů zdravotních nebo jiných prohlídek

  • Termín lékařské prohlídky

Hlídání termínů školení a kvalifikace pracovníků

Hlídání termínů nároků na pracovní vybavení a ochranné prostředky

  • Termín předání pracovních pomůcek
  • Termín expirace pracovních pomůcek

Další termíny kolem lidí

  • Jakýkoliv další termín, který potřebujete v personalistice ohlídat



Plánované aktivity u zaměstnanců

Tiskové formuláře pro zaměstnance a jak je tisknout

V Aptienu máte k dispozici tvorbu vlastních formulářů, šablon. V základní nabídce máte od nás k dispozici formuláře:

  • Žádost o provedení lékařské prohlídky
  • Prohlášení posuzované osoby ke své zdravotní způsobilosti
  • Lékařský posudek řidiči

Jak tiskový formulář vytisknout

  1. Otevřete kartu zaměstnance
  2. V pravém menu klikněte na "Nový report"
  3. Označte který formulář chcete vygenerovat
  4. Klikněte na "Spustit report"
  5. Vygenerovaný report můžete vytisknout nebo uložit
Jak spustit a vytisknout formulář v Aptienu.

Jak přidat nebo odebrat přístup k evidenci Zaměstnanců

Pokud potřebujete někomu zpřístupnit nebo naopak odebrat přístup k evidenci zaměstnanců, uděláte to přes nastavení role. Návod, jak nastavit oprávnění k zaměstnancům najdete zde