Jak sledovat a hlídat vzdělávání a certifikace zaměstnanců

Datum poslední aktualizace: 12. 08. 2021

V každé organizaci je velmi důležité sledovat školení, licence a certifikace. Jedná se o nepřetržitý proces, který může být obtížné zvládnout. Pokud máte ve firmě požadavky na kvalifikaci zaměstnanců, tak musíte jako office manager nebo jako personalista hlídat a řídit kvalifikaci u jednotlivých zaměstnanců tak, aby byla vždy platná a včas obnovená. Propadlé termíny u kvalifikací mohou vést k finančním postihům, pokutám nebo jiným ztrátám. Včas neobnovená kvalifikace znamená problém.

Sledování a hlídání termínů je práce na plný úvazek

V mnoha velkých organizacích se jedná o plnohodnotný úkol, ke kterému je zapotřebí plný úvazek minimálně jednoho zaměstnance. V menších organizacích je to jeden z mnoha úkolů, které si vedoucí kanceláře, vedoucí oddělení nebo generální ředitel musí přidat na svůj seznam úkolů. 

Licence a certifikace zaměstnanců

Licence a certifikace zaměstnanců jsou důležité z mnoha důvodů. Licence na zařízení (například řidičské oprávnění) může mít přímý vliv na schopnost společnosti realizovat projekt nebo na schopnost zaměstnanců vykonávat svou práci. V mnoha případech je licence nebo certifikace požadavkem pro nabídku práce nebo splnění požadavků vlády. Bezpečnost na pracovišti se zvyšuje, pokud jsou zaměstnanci vyškoleni pro řešení nouzových situací.

Sledování licencí zaměstnanců má také ekonomický dopad, pokud společnost poskytuje školení nebo platí poplatky za udržování certifikací zaměstnanců. Hlášení se stává důležitým nejen pro zjištění, kdo má v současné době určitou licenci nebo certifikaci, ale také kdo má být obnoven.

Jak může pomoci systém

  • Evidence certifikací, licencí a školení s daty obnovení
  • Uchovávání naskenovaných obrazů dokumentů, pokud je to nutné
  • Přiřazení konkrétních certifikací nebo licencí ke konkrétním pracovním pozicím a hlášení, kdy jsou zaměstnanci na danou pozici přijati nebo převedeni
  • Upozorňování zaměstnanců, správců a nadřízených na blížící se obnovení
  • Hlášení o počtu a stavu certifikovaných zaměstnanců
  • Umožnění korelace mezi licencemi nebo certifikacemi a prací. Jinými slovy, zda zaměstnanec využil licenci nebo certifikaci v průběhu své práce na základě mzdových záznamů