Co znamená řízení shody ve firmách? Vysvětleno jednoduše lidsky
- Řízení shody ve firmách (často označované jako „compliance management“) znamená, že firma systematicky zajišťuje dodržování všech zákonů, předpisů, norem, požadavků zákazníků a dalších povinností a pravidel, které se na ni vztahují.
Co znamená řízení shody pro malé a rostoucí firmy v praxi?
Řízení shody znamená, že si firma „hlídá“, že se chová správně – vůči zákonům, úřadům, zaměstnancům i zákazníkům. To v praxi zahrnuje:
- dodržování zákonů: dodržování pracovněprávních předpisů, dodržování daňových a účetních pravidel, ochranu osobních údajů (např. GDPR),
- dodržování pravidel bezpečnosti práce a kvalifikace pracovníků
- dodržování etických kodexů a protikorupčních pravidel
- dodržování standardů (např. ISO normy, ČSN) a pravidel odvětví (např. zdravotnictví, bankovnictví, výroba).
- dodržování požadavků výrobců technologií, strojů a vybavení
Co řízení shody obnáší v praxi?
- Sledování předpisů: Firma musí vědět, jaké zákony a normy se na ni vztahují.
- Vytváření interních pravidel: Např. směrnice, kodexy chování nebo bezpečnostní postupy.
- Školení zaměstnanců: Aby věděli, co musí dodržovat.
- Kontroly a audity: Pravidelně se kontroluje, jestli vše funguje, jak má.
- Záznamy a důkazy: Firma dokumentuje, že pravidla dodržuje.
- Reakce na porušení: Když se něco poruší, musí přijít náprava a případné oznámení úřadům.
Řízení shody je kontinuální proces monitoringu a hodnocení firemních procesů a předpisů s cílem zajistit jejich shodu s požadavky regulátora, legislativy, standardů, norem nebo požadavky zákazníků či dodavatelského řetězce. V širším pojetí zahrnuje i monitoring a hodnocení vnitřních předpisů a jejich vzájemné shody. Řízení shody je součástí řízení rizik takzvaného řízení rizik a governance (GRC).
Proč je dodržování shody pro firmy důležité?
- Odpovědnost vedení firmy: V případě incidentu slouží zavedené ISO jako silný právní argument, že management nezanedbal své povinnosti
- Dodržování předpisů umožňuje chránit se organizacím před sankcemi, pokutami a soudními spory.
- Nedodržení shody s požadavky může vést k pokutám, odebrání licence nebo certifikátu, ohrožení firemní bezpečnosti a nebo ohrozit fungování organizace jako celku.
- Umožnění podnikání - Podnikání je řadě oblastí vyžaduje přísné legislativní podmínky, které musí firma dodržet a prokázat, aby vůbec mohla fungovat
- Méně soudních sporů: Dodržování zákonů přirozeně chrání vaši společnost před problémy s řídícími orgány. Mnoho interních zásad, které můžete nastavit, také usnadňuje dodržování právních předpisů.
- Zlepšení bezpečnosti: Improved Safety: BOZP stanoví specifické požadavky, které musí podniky dodržovat, aby vytvořily bezpečné pracovní prostředí.
- Lepší PR a obchodní reputace: Když vaše firma nedodržuje dodržování předpisů, zbývá méně prostoru pro problémy v oblasti public relations a více příležitostí pro vaši organizaci, aby zazářila jako etická a svědomitá entita, se kterou chtějí ostatní firmy spolupracovat a lidé pro ni chtějí pracovat.
Čeho se řízení shody ve firmách týká?
Shoda ve firmě v sobě obsahuje řadu oblastí a vrstev.
Dodržování zákonů a předpisů (Regulatory Compliance)
- Organizace musí zajistit své fungování v souladu s legislativou
- Výkaznictví vůči státu
- Organizace musí udržovat firemní certifikáty a akreditace, průběžně splňovat a dodržovat jejich podmínky
Dodržování vnitřních směrnic, pracovních postupů: Vnitřní shoda (Internal Compliance)
- Procesy musí v praxi fungovat tak, jak je uvedeno v předpisech, soulad prokazuje firma formou různých auditů
- Firemní předpisy, jako jsou směrnice a pracovní postupy, zastřešují v sobě vše ostatní.
Dodržování kvalifikace a vzdělávání zaměstnanců (Employee Compliance)
- Dodržování pracovních postupů a směrnic: soulad firma prokazuje pomocí seznámení zaměstnanců s předpisy
- Kvalifikace zaměstnanců: zajištění kvalifikačních požadavků jednotlivých pracovníků, soulad firma prokazuje pomocí osobních certifikátů
Dodržování shody přístrojů a vybavení (Equipment Compliance)
- Pracoviště, zařízení a vybavení musí být provozováno s nejrůznějšími zákonnými požadavky
- Řada přístrojů musí být provozována v souladu s požadavky výrobců
- To znamená instalaci nebo uvedení do provozu v souladu s požadavky výrobce
- To znamená shodu přístroje se zákony (prohlášení o shodě, provoz a údržba v souhlasu s požadavky),
- Zahrnuje také údržbu nebo kalibraci přístrojů, firma prokazuje soulad pomocí dokumentace k zařízení a řádně prováděnou údržbou
Nejčastější oblasti, kde má compliance zásadní význam
- Kvalita: shoda s ISO 9001
- Ochrana osobních údajů a dat: Compliance v oblasti ochrany soukromí a osobních údajů (např. GDPR, HIPAA)
- Bezpečnost: Compliance v IT bezpečnosti
- Finance: Finanční a daňová compliance, compliance finančních institucí a firem
- Ochrana životního prostředí: Compliance v oblasti ochrany životního prostředí, nakládání s odpady a podobně
- Požadavky technologií: Technologická compliance s požadavky dodavatelského řetězce nebo norem, Compliance v oblasti informačních technologií
- Etika a korupce: Protikorupční compliance
- Zaměstnání: Compliance v oblasti pracovněprávních vztahů, rovných příležitostí a zákazu diskriminace
Co kvalitní compliance management v organizaci potřebuje
- Compliance management v sobě také zahrnuje nápravu zjištěných nedostatků a ze svého principu má blízko k řízení rizik. Také používá podobné metody práce. Zahrnuje typicky tyto okruhy činností:
- Vedení přehledu všech požadavků, kterými se musí organizace řídit
- Monitoring požadavků a jejich změn (legislativa, standardy, normy)
- Monitoring souladu firemních procesů s těmito požadavky
- Identifikace nedostatků shody
- Navrhování a realizace nápravných opatření
Jak Aptien pomáhá s řízením shody
Aptien jako software pro řízení shody umožní na jednom místě řídit shodu zaměstnanců, směrnic, i pracovního vybavení.
Řízená dokumentace: vnitřní předpisy, směrnice a pracovních postupy
- Portál směrnic, intranet a firemní nástěnka slouží ke zveřejnění a sdílení směrnic, postupů a jiných dokumentů zaměstnancům
- Evidence směrnic slouží správcům směrnic a dokumentů
Dodržování pracovních postupů a směrnic ze strany
- Digitální onboarding pomůže se zaškolením zaměstnanců během nástupu
- Směrnice k potvrzení vám umožní bezpapírové potvrzování, které pak využijete při kontrolách
Hlídání kvalifikace zaměstnanců
- Evidence certifikátů pomůže hlídat shodu kvalifikace zaměstnanců
- Plány školení vám pomohou při průběžném vzdělávání a udržování kvalifikace
Hlídání revizí a shody strojů, přístrojů a zařízení
- Podporuje plánování údržby majetku a připomínání termínů
- Usnadní vedení shody s předpisy, hlídání revizí a povinností
Zajištění kvality zpětné vazby neshody
- Portál zaměstnance a helpdesk umožní zaměstnancům hlásit neshody
Jaké oblasti a standardy shody Aptien řeší?
1. Řízení kvality a zákaznických požadavků (Zde dominuje ISO 9001)
- Shoda s ISO 9001
- IATF 16949 (pro automotive)
- ISO 13485 (zdravotnické prostředky)
2. Kybernetická bezpečnost a ochrana dat (Nejrychleji rostoucí téma)
- Shoda s ISO 27001 (bezpečnost informací)
- GDPR (ochrana soukromí)
- Shoda se zákonem o kybernetické bezpečnosti / směrnice NIS2, případně DORA pro finanční sektor
3. Pracovněprávní vztahy a vnitřní ochrana (Whistleblowing & HR)
- Regulace a standardy: Zákon o ochraně oznamovatelů
- Zákoník práce
- ISO 45001 (Bezpečnost a ochrana zdraví při práci)
4. Udržitelnost a ESG (Zelená compliance)
- Standardy: ISO 14001 (Environmentální management)
- ISO 5001 (Soudržnost v energetice)
- ESG reportingové rámce
5. Finanční integrita a boj proti korupci
- Regulace a standardy: AML zákon
- ISO 37001 (Protiúplatkářský management)
- ISO 37301 (Obecný compliance management)