Vysvětlení řízení shody ve firmách jednoduše lidsky
- Řízení shody ve firmách (často označované jako „compliance management“) znamená, že firma systematicky zajišťuje dodržování všech zákonů, předpisů, norem a interních pravidel, které se na ni vztahují.
Co znamená řízení shody pro malé a rostoucí firmy v praxi
Řízení shody znamená, že si firma „hlídá“, že se chová správně – vůči zákonům, úřadům, zaměstnancům i zákazníkům. To v praxi zahrnuje:
- dodržování zákonů: dodržování pracovněprávních předpisů, dodržování daňových a účetních pravidel, ochranu osobních údajů (např. GDPR),
- dodržování pravidel bezpečnosti práce a kvalifikace pracovníků
- dodržování etických kodexů a protikorupčních pravidel
- dodržování standardů a pravidel odvětví (např. zdravotnictví, bankovnictví, výroba).
- dodržování požadavků výrobců technologií, strojů a vybavení
Co řízení shody obnáší v praxi?
- Sledování předpisů: Firma musí vědět, jaké zákony a normy se na ni vztahují.
- Vytváření interních pravidel: Např. směrnice, kodexy chování nebo bezpečnostní postupy.
- Školení zaměstnanců: Aby věděli, co musí dodržovat.
- Kontroly a audity: Pravidelně se kontroluje, jestli vše funguje, jak má.
- Záznamy a důkazy: Firma dokumentuje, že pravidla dodržuje.
- Reakce na porušení: Když se něco poruší, musí přijít náprava a případné oznámení úřadům.
Compliance management je kontinuální proces monitoringu a hodnocení firemních procesů a předpisů s cílem zajistit jejich shodu s požadavky regulátora, legislativy, standardů, norem nebo požadavky zákazníků či dodavatelského řetězce. V širším pojetí zahrnuje i monitoring a hodnocení vnitřních předpisů a jejich vzájemné shody. Řízení shody je součástí takzvaného GRC (Governance, Risk & Compliance).
Proč je dodržování shody pro firmy důležité
- Dodržování předpisů umožňuje chránit se organizacím před sankcemi, pokutami a soudními spory.
- Nedodržení shody s požadavky může vést k pokutám, odebrání licence nebo certifikátu, ohrožení firemní bezpečnosti a nebo ohrozit fungování organizace jako celku.
- Umožnění podnikání - Podnikání je řadě oblastí vyžaduje přísné legislativní podmínky, které musí firma dodržet a prokázat, aby vůbec mohla fungovat
- Méně soudních sporů: Dodržování zákonů přirozeně chrání vaši společnost před problémy s řídícími orgány. Mnoho interních zásad, které můžete nastavit, také usnadňuje dodržování právních předpisů.
- Zlepšení bezpečnosti: Improved Safety: BOZP stanoví specifické požadavky, které musí podniky dodržovat, aby vytvořily bezpečné pracovní prostředí.
- Lepší PR a obchodní reputace: Když vaše firma nedodržuje dodržování předpisů, zbývá méně prostoru pro problémy v oblasti public relations a více příležitostí pro vaši organizaci, aby zazářila jako etická a svědomitá entita, se kterou chtějí ostatní firmy spolupracovat a lidé pro ni chtějí pracovat.
Jaké oblasti compliance management v organizaci zahrnuje
Firemní compliance v sobě může obsahovat řadu oblastí, kde je nutné dosáhnout shody a tuto shodu následně prokazovat.
Dodržování zákonů a předpisů (Regulatory Compliance)
- Organizace musí zajistit své fungování v souladu s legislativou
- Výkaznictví vůči státu
- Organizace musí udržovat firemní certifikáty a akreditace, průběžně splňovat a dodržovat jejich podmínky
Vnitřní shoda (Internal Compliance)
- Procesy musí v praxi fungovat tak, jak je uvedeno v předpisech, soulad prokazuje firma formou různých auditů
- Firemní předpisy, jako jsou směrnice a pracovní postupy, zastřešují v sobě vše ostatní.
Shoda zaměstnanců a jejich kvalifikace (Employee Compliance)
- Na úrovni zaměstnanců je důležité zajištění kvalifikačních požadavků jednotlivých pracovníků, soulad firma prokazuje pomocí osobních certifikátů
Shoda přístrojů a vybavení (Equipment Compliance)
- Pracoviště, zařízení a vybavení musí být provozováno s nejrůznějšími zákonými požadavky
- Řada přístrojů musí být provozována v souladu s požadavky výrobců
- To znamená instalaci nebo uvedení do provozu v souladu s požadavky výrobce
- To znamená shodu přístroje se zákony (prohlášení o shodě, provoz a údržba v souhlasu s požadavky),
- Zahrnuje také údržbu nebo kalibraci přístrojů, firma prokazuje soulad pomocí dokumentace k zařízení a řádně prováděnou údržbou
Nejčastější oblasti, kde má compliance zásadní význam
- Compliance v oblasti ochrany soukromí a osobních údajů (např. GDPR, HIPAA)
- Finanční a daňová compliance, compliance finančních institucí a firem
- Compliance v oblasti ochrany životního prostředí
- Technologická compliance s požadavky dodavatelského řetězce nebo norem
- Compliance v oblasti informačních technologií
- Compliance v IT bezpečnosti
- Protikorupční compliance
- Compliance v oblasti pracovněprávních vztahů, rovných příležitostí a zákazu diskriminace
Co kvalitní compliance management v organizaci potřebuje
- Compliance management v sobě také zahrnuje nápravu zjištěných nedostatků a ze svého principu má blízko k řízení rizik. Také používá podobné metody práce. Zahrnuje typicky tyto okruhy činností:
- Vedení přehledu všech požadavků, kterými se musí organizace řídit
- Monitoring požadavků a jejich změn (legislativa, standardy, normy)
- Monitoring souladu firemních procesů s těmito požadavky
- Identifikace nedostatků shody
- Navrhování a realizace nápravných opatření
Jak Aptien pomáhá s řízením shody
Aptien vám usnadní řízení shody, na jednom místě a v jednom prostředí vyřešíte velkou část vašich potřeb.
Shoda zaměstnanců
- Zaškolení zaměstnanců během nástupu a adaptace
- Shoda kvalifikace zaměstnanců
- Seznamování lidí s pracovními postupy a nejlepšími praktikami
- Průběžné vzdělávání a udržování kvalifikace
Shoda vnitřních předpisů, směrnic, pracovních postupů
- Dokumentace uvedení produktů do provozu ve shodě s předpisy a doporučeními výrobce
- Vedení předpisů a pracovních postupů
- Vedení dokumentace shody k výrobkům (manuály, pracovní postupy)
- Uvedení
- Prohlášení o shodě
Shoda strojů, přístrojů a zařízení
- Podporuje plánování údržby majetku a připomínání termínů
- Usnadní vedení shody s předpisy, hlídání revizí a povinností
Zajištění kvality zpětné vazby neshody
- Umožní zaměstnancům hlásit neshody