Co je to helpdesk pro zaměstnance?
Helpdesk pro zaměstnance (nebo také HR helpdesk) centralizuje dotazy nebo požadavky zaměstnanců a zefektivňuje odpovědi, jejich řešení a celkovou komunikaci mezi zaměstnancem a firmou. Je to jedno místo, které odbavuje všechny požadavky zaměstnanců vůči firmě. Je to místo, kam mohou nahlásit problémy, žádat o změny, vznášet dotazy nebo hlásit incidenty. Nejčasteji se jedná o
- Žádost o dovolenou
- Žádost o pracovní vybavení
- Nahlášení rozbitého pracovního vybavení
- Nahlášení problému s pracovištěm
- Žádost o přístup do software
- Nahlášení problému s tiskárnou
- Nahlášení problému s počítačem
- Žádost o nový počítač
- a podobně
Pokrývá kompletně komunikaci, zejména vůči HR, ale také vůči správě majetku nebo IT. Tedy vůči vnitřním organizačním jednotkám, které poskytují zaměstnancům podporu nebo s nimi často jsou ve styku.
- je to jasný, standardizovaný a přístupný způsob, jak zadávat dotazy nebo požadavky týkající se mezd, benefitů, časového rozvrhu, dovolené nebo jakýchkoli jiných záležitostí souvisejících s HR
Přínosy zaměstnaneckého helpdesku
- Automatizuje manuální a časově náročnou administrativní práci.
- Zajišťuje, že všechny tikety jsou nasměrovány příslušnému týmu a vyřešeny včas, přesně a transparentně, takže lídři mají přehled o produktivitě a efektivitě HR procesů.
- Získáte jedno kontaktní místo pro všechny požadavky spojené s IT, na které se mohou zaměstnanci obracet
- Kdykoliv má zaměstnanec problém se svým počítačem nebo jinou IT technikou, nemusí pátrat, na koho se má obrátit
- Má přehled o tom, co se s jejich požadavkem děje a do kdy mohou očekávat řešení
- Díky propojení požadavků k IT vybavení a službám máte pod kontrolou veškerou historii k jednotlivým zařízením
- Nabízí jednotné přihlášení pro pohodlí zaměstnanců
- Automatizuje vyřizování žádostí. Tikety jsou směrovány nadřízenímu pracovníkovi nebo centrálně odpovědnému manažerovi, který je může vyřešit
- Nabízí dostupnost 24/7
- Automaticky upozorní zaměstnance, když byl jejich požadavek aktualizován nebo uzavřen
Zaměstnanecký helpdesk nahradí nepřehledné e-maily
- Díky helpdesku pro zaměstnance nahradíte nepřehlednou e-mailovou komunikaci
- Každá organizace si vytváří formuláře na zaměstnaneckého helpdesku podle svých potřeb.
Zaměstnanci vidí průběh svého požadavku
Uživatel, který problém nebo požadavek nahlásí najde všechny své aktivní hlášení ve své zaměstnanecké samoobsluze v záložce "Žádosti a hlášení".
- Všechny vaše aktivní hlášení na zaměstnanecký helpdesk, které podáte, se zobrazují vlevo ve žlutém sloupci jako "Aktivní".
- Na této kartě kliknutím na šipku vedle "Aktivní" si můžete zobrazit také uzavřená hlášení.
- Po vyřízení dostanete upozornění do svého seznamu upozornění
- Pro vyhledání konkrétních hlášení můžete využít pole na hledání.
- Hledat můžete ve sloupci se založenými žádostmi a hlášeními nebo když chcete žádost nebo hlášení založit a nemůžete danou žádost nebo hlášení najít.
- Dokud nedojde k uzavření žádosti a hlášení, tak nim můžete přidávat komentáře.
Vyřizování ticketů z Helpdesku pro zaměstnance
Osoba odpovědná za požadavek vidí všechny odeslané požadavky
- Ke schválení - zde nalezne odpovědná osoba všechny nové nebo nepřiřazené tikety
- Přiřazeno - zde uvidí odpovědná osoba v základním pohledu pouze požadavky, které má přiřazené on a je tedy odpovědný za jejich vyřízení. Uživatel si může seznam rozšířit i o tickety svých kolegů
- Hotovo - zde naleznete všechny zpracované žádosti nebo reporty, kde je uživatel přiřazen jako řešitel. Může si seznam rozšířit o všechny tikety, uvidí tak své vyřízené tikety ale také tikety, ve kterých je jako sledující
Do uzavření požadavku nebo tiketu je možné přidávat komentáře. Kliknutím zobrazíte nebo stáhnete nahranou přílohu.
Jak nastavit helpdesk a formuláře žádanek
Žádanky a jejich formuláíře nastavíte v administraci workflow žádostí a požadavků.