Co jsou požadavky a žádosti zaměstnanců
V každé firmě se denně řeší schvalování různých pracovních požadavků a žádostí od zaměstnanců. Tyto situace vznikají z běžných pracovních i osobních okolností, které zaměstnanci potřebují v rámci své práce vyřešit.
Jejich zpracování a sledování zabere hodně času, hlavně když přicházejí z více kanálů: e‑mailů, účetního/ERP systému, nástrojů pro schvalování (workflow), schůzek, chatů nebo osobních rozhovorů. Mít požadavky pod kontrolou je pro rostoucí firmy a týmy klíčové. Jak přibývá lidí, roste i počet požadavků. To, co fungovalo u deseti lidí, už u dvaceti nefunguje. V určité chvíli se firma dostane do stavu, kdy bez jednoduchého systému na evidenci a schvalování požadavků není možné udržet pořádek.
Formální i neformální požadavky
Některé z požadavků vyžadují formální způsob hlášení (například pracovní úraz), některé vyžadují méně formální způsob nahlášení nebo žádosti. Je vždy na dané organizaci, aby zvolila takový způsob, který bude pohodlný pro zaměstnance a zároveň vedoucí pracovníky nezahltí komunikací nebo nezpůsobí to, že požadavky někde zapadnou.
V řadě případů firma jako zaměstnavatel potřebuje sledovat, jaké všechny požadavky zaměstnanec v průběhu svého působení ve firmě podal.
Široká škála žádostí a požadavků zaměstnanců
Požadavky a žádosti zaměstnanců zahrnují širokou škálu, která vždy odpovídá konkrétnímu pracovnímu zařazení a charakteru práce
Servisní požadavky
- Obvykle se jedná o rutinní požadavky zaměstnanců, které nejsou naléhavé.
- Mohou zahrnovat věci jako objednávání kancelářských potřeb, žádost o IT asistenci nebo rezervace zasedacích místností. Požadavky na služby jsou často předávány konkrétním oddělením, jako je HR, IT nebo zařízení.
Požadavky na pracovní vybavení
- Když zaměstnanci potřebují nové pracovní vybavení (např. notebooky, telefony, židle), podávají požadavky na vybavení
- Obvykle je řeší facility management nebo IT oddělení
Hlášení incidentů nebo závad
- Když se zaměstnanci setkají s problémy nebi jinými incidenty, mají tyto incidenty hlásit
- Mohou se týkat technických závad, poruch zařízení nebo narušení bezpečnosti. Zprávy o incidentech pomáhají rychle sledovat a řešit neočekávané události
Žádosti o dovolenou
- Zaměstnanci podávají žádosti o dovolenou, když potřebují volno, nemoci nebo osobních důvodů
- Tyto požadavky obvykle schvaluje HR nebo nadřízený manažer
Žádosti o proplacení výdajů
- Zaměstnanci požadují náhradu výdajů souvisejících s podnikáním, jako jsou cestovní náklady, jídlo nebo zásoby
- Tyto požadavky řídí finanční nebo účetní oddělení
Požadavky na školení
- Zaměstnanci, kteří se chtějí zúčastnit workshopů, seminářů nebo školení, podávají žádosti o školení
- O to se stará HR tým
Žádosti o autorizaci a přístupy
- Zaměstnanci, kteří žádají o schválení pro konkrétní akce nebo přístupy někam (např. klíče, přístup do systému, přístup k důvěrným datům), předkládají žádosti o autorizaci
- Ty procházejí relevantními kanály ke schválení (např. manažery, IT nebo právními)
Požadavky na změnu a náměty na zlepšení
- Zaměstnanci mohou požadovat změny stávajících procesů, systémů nebo zásad. Pokud například zaměstnanec potřebuje přístup k novému softwarovému nástroji, odešle žádost o změnu
- Tyto požadavky často jdou přes IT nebo příslušná oddělení
Vysvětlení směrnic a pracovních postupů
- Někdy zaměstnanci potřebují objasnění firemních směrnic nebo postupů
- Tyto dotazy vyřizuje obvykle HR nebo manažer
Požadavky na zpětnou vazbu k výkonu
- Zaměstnanci si mohou vyžádat zpětnou vazbu ke svému výkonu, a to buď neformálně, nebo jako součást hodnocení výkonu
- Tyto požadavky jsou směrovány na manažera nebo HR
Jaké jsou nejčastější žádosti a požadavky zaměstnanců?
Požadavky směřují na nadřízené nebo na backoffice oddělení ve firmě, která se starají o pracovní prostředí, vybavení a podporu. Nejčastěji jde o HR (personalistiku), IT a office management nebo facility manažera odpovědného za pracovní prostředí. Často jde také o hlášení související s bezpečností práce a pracovních incidentů. Mezi nejčastější požadavky patří:
- Žádost o dovolenou nebo jiné volno zaměstnance (HR/personalistika)
- Žádost nebo přihláška na školení (HR/personalistika)
- Požadavek na nákup (nákup/office management)
- Požadavek na
službu
- Žádost o pracovní vybavení
- Žádost zaměstnance o proplacení výdajů (finance/účtárna)
- Změna nebo reset hesla zaměstnance či zákazníka (IT)
- Instalace nebo reinstalace softwaru (IT)
- Změna oprávnění a přístupů k systémům (IT)
- Přístup k osobní složce (osobní dokumenty)
- Vyžádání potvrzení a dokumentů pro úřady (HR)
- Hlášení pracovního úrazu
- Hlášení bezpečnostního incidentu
- Oznámení poškození firemního majetku
- Nahlášení skoronehody (BOZP)
Jak firmy v praxi řeší podávání požadavků zaměstnanců
V praxi zaměstnanci podávají své požadavky různými způsoby. V malých a středních firmách často chybí jednotný systém, a proto jsou žádosti nejčastěji podávány e‑mailem nebo osobně nadřízenému. Nejčastější způsoby podávání a vyřizování žádostí jsou:
- žádosti zaslané e‑mailem
- ústní sdělení
- poznámka na papírku
- helpdesk / ticketovací systém
- online formulář na intranetu
Zaměstnanecký helpdesk: jedno místo pro zadávání požadavků
- S Aptienem snadno vyřešíte podávání žádostí přes zaměstnanecký portál.
- Zaměstnanci mají k dispozici přehlednou stránku, kde zadávají své požadavky a žádosti, například o dovolenou, školení nebo novou pracovní pomůcku.
- Na každou žádanku je nastaveno firemní schvalovací workflow.
Jedno místo pro zaměstnance
- Zaměstnanci mají k dispozici stránku se seznamem, kde mohou zadávat své požadavky a žádosti.
Jednoduché schvalování požadavků
- Pro každou žádanku je nastavené jednoduché schvalovací workflow
Formuláře lze snadno přizpůsobit
- Každá firma si v Aptienu může vytvářet vlastní žádosti podle svých potřeb.
- Aptien workflow je jednoduché, udržitelné a snadno nastavitelné, takže si ho snadno přizpůsobíte zvyklostem vaší firmy.
- Schvalovací workflow snadno nastavíte ke každé žádosti nebo požadavku, podívejte se jak
Správa zaměstnaneckých požadavků pomocí zaměstnaneckého helpdesku Aptien
V Aptien nabízíme Zaměstnanecký helpdesk navržený pro zjednodušení komunikace mezi zaměstnanci a zaměstnavatelem. Tento systém pomáhá spravovat širokou škálu požadavků zaměstnanců, včetně:
- Požadavky (dovolená, pracovní pomůcky a vybavení apod.)
- Dotazy (k firemním směrnicím, postupům apod.)
- Hlášení událostí(nemoc, úraz apod.)
- Žádanky (na materiál, schválení)
- Problémy, závady a incidenty (IT, správa budov apod.)
- Stížnosti (zpětná vazba zaměstnanců, podněty a obavy)
Zaměstnanecký helpdesk slouží jako centrální místo pro správu všech těchto interakcí, díky čemuž mohou týmy HR, IT i vedení reagovat rychle a přehledně. Více informací o použití zaměstnaneckého helpdesku