Každodenní požadavky a žádostí zaměstnanců
V každé firmě probíhá denně řada schvalování nejrůznějších pracovních požadavků a žádostí od zaměstnanců. Každý z nich plyne z různých životních situací, které musí zaměstnanci ve své zaměstnání při výkonu práce řešit.
Jejich zpracování a sledování vyžaduje spoustu úsilí, zejména když se na vás valí z mnoha kanálů: e-mailů, ekonomického systému, workflow systémů, schůzek, rychlých zpráv nebo z osobních diskusí. Dostat požadavky pod kontrolu je jeden z kritických momentů rostoucích firem a týmů. Jak počet lidí roste, roste i počet požadavků. To co bylo udržitelné v deseti lidech už ve dvaceti udržitelné není. Firma se v určitém bodě dostane do situace, kdy uřídit požadavky bez nějakého systému není možné.
Široká škála žádostí a požadavků zaměstnanců
Požadavky a žádosti zaměstnanců zahrnují širokou škálu, která vždy odpovídá konkrétnímu pracovnímu zařazení a charakteru práce
Servisní požadavky
- Obvykle se jedná o rutinní požadavky zaměstnanců, které nejsou naléhavé.
- Mohou zahrnovat věci jako objednávání kancelářských potřeb, žádost o IT asistenci nebo rezervace zasedacích místností. Požadavky na služby jsou často předávány konkrétním oddělením, jako je HR, IT nebo zařízení.
Požadavky na pracovní vybavení
- Když zaměstnanci potřebují nové pracovní vybavení (např. notebooky, telefony, židle), podávají požadavky na vybavení
- Obvykle je řeší facility management nebo IT oddělení
Hlášení incidentů nebo závad
- Když se zaměstnanci setkají s problémy nebi jinými incidenty, mají tyto incidenty hlásit
- Mohou se týkat technických závad, poruch zařízení nebo narušení bezpečnosti. Zprávy o incidentech pomáhají rychle sledovat a řešit neočekávané události
Žádosti o dovolenou
- Zaměstnanci podávají žádosti o dovolenou, když potřebují volno, nemoci nebo osobních důvodů
- Tyto požadavky obvykle schvaluje HR nebo nadřízený manažer
Žádosti o proplacení výdajů
- Zaměstnanci požadují náhradu výdajů souvisejících s podnikáním, jako jsou cestovní náklady, jídlo nebo zásoby
- Tyto požadavky řídí finanční nebo účetní oddělení
Požadavky na školení
- Zaměstnanci, kteří se chtějí zúčastnit workshopů, seminářů nebo školení, podávají žádosti o školení
- O to se stará HR tým
Žádosti o autorizaci a přístupy
- Zaměstnanci, kteří žádají o schválení pro konkrétní akce nebo přístupy někam (např. klíče, přístup do systému, přístup k důvěrným datům), předkládají žádosti o autorizaci
- Ty procházejí relevantními kanály ke schválení (např. manažery, IT nebo právními)
Požadavky na změnu a náměty na zlepšení
- Zaměstnanci mohou požadovat změny stávajících procesů, systémů nebo zásad. Pokud například zaměstnanec potřebuje přístup k novému softwarovému nástroji, odešle žádost o změnu
- Tyto požadavky často jdou přes IT nebo příslušná oddělení
Vysvětlení směrnic a pracovních postupů
- Někdy zaměstnanci potřebují objasnění firemních směrnic nebo postupů
- Tyto dotazy vyřizuje obvykle HR nebo manažer
Požadavky na zpětnou vazbu k výkonu
- Zaměstnanci si mohou vyžádat zpětnou vazbu ke svému výkonu, a to buď neformálně, nebo jako součást hodnocení výkonu
- Tyto požadavky jsou směrovány na manažera nebo HR
Nejčastější žádosti a požadavky zaměstnanců
Požadavky jsou směřované na nadřízené pracovníky nebo na další backoffice oddělení ve firmě, které se starají o pracovní prostředí, vybavení a podobně. Nejčastěji jde o HR oddělení, IT oddělení a office management nebo facility manažera, který je odpovědný za pracovní prostředí. Velmi často se jedná o různá hlášení týkající se bezpečnosti pracoviště a nejrůznějších pracovních incidentů. Mezi nejčastější požadavky patří:
- Žádost o dovolenou nebo jiné volno od zaměstnance (personalistika)
- Žádost nebo přihláška na školení (personalistika)
- Požadavek na nákup
- Požadavek na službu
- Žádost o pracovní vybavení
- Žádost zaměstnance o proplacení výdajů (finance)
- Změna hesla od zaměstnance nebo zákazníka (IT)
- Reinstalace nebo instalace software (na IT)
- Změna oprávnění a přístupů k systémům (na IT)
- Přístup k osobní složce (osobním dokumentům)
- Vyžádání dokumentů pro úřady (HR oddělení)
- Hlášení pracovního úrazu
- Hlášení bezpečnostního incidentu
- Oznámení poškození majetku
- Nahlášení skoronehody (BOZP)
Formální i neformální požadavky
Některé z požadavků vyžadují formální způsob hlášení (například pracovní úraz), některé vyžadují méně formální způsob nahlášení nebo žádosti. Je vždy na dané organizaci, aby zvolila takový způsob, který bude pohodlný pro zaměstnance a zároveň vedoucí pracovníky nezahltí komunikací nebo nezpůsobí to, že požadavky někde zapadnou.
V řadě případů firma jako zaměstnavatel potřebuje sledovat, jaké všechny požadavky zaměstnanec v průběhu svého působení ve firmě podal.
Jak vyřešit podávání požadavků zaměstnanců
V praxi zaměstnanci podávají své požadavky nejrůznějším způsobem. Malé a střední firmy zpravidla nemají žádný systém a tak jsou žádosti podávány nejčastěji formou emailů nebo osobně formou sdělení zaměstnance nadřízenému. Nejčastěji jsou žádosti zaměstnanců vyřizovány:
- žádosti zasílané emailem
- ústní sdělení
- papírek
- helpdesk
- formulář na intranetu
Zaměstnanecký helpdesk jako jedno místo pro zadávání požadavků zaměstnanců
- Díky Aptien můžete vyřešit jednoduché podávání žádostí pomocí zaměstnaneckého portálu.
- Zaměstnanci mají k dispozici stránky se seznamem, kde mohou zadávat své požadavky a žádosti. Jde například o žádosti o dovolenou, žádosti o školení, žádost o novou pracovní pomůcku.
- Na každou žádanku je nastaveno schvalovací workflow požadavků ve firmě.
Jedno místo pro zaměstnance
- Zaměstnanci mají k dispozici stránky se seznamem, kde mohou zadávat své požadavky a žádosti.
Jednoduché workflow pro schvalování požadavků zaměstnanců
- Pro každou žádanku je nastavené schvalovací workflow
Formuláře lze to snadno přizpůsobit
- Každá firma si v Aptienu může vytvářet vlastní žádosti podle svých potřeb.
- Aptien workflow je jednoduché a navržené tak, aby bylo udržitelné a snadno nastavitelné a přizpůsobitelné, které si sami můžete přizpůsobit zvyklostem vaší firmy.
- Schvalovací workflow snadno nastavíte ke každé žádosti nebo požadavku, podívejte se jak.
