Tento článek je pouze pro administrátory. Vytvářet nové formuláře žádostí může pouze uživatel s rolí administrátora.
Jak vytvářet a nastavovat formuláře žádanek
Žádanky a jejich formuláře nastavíte v administraci workflow žádostí a požadavků.
- Přejděte do Administrace
- Vyberte v menu Žádosti a hlášení
- Proveďte nastavení dle dále uvedených možností
- Uložte nastavení formuláře
Vytvoření formuláře pro žádost na nákup nebo hlášení nehody je snadné
- Žádosti a hlášení jsou určeny pro zaměstnance, kterým zjednodušují papírování a umožňují řešit základní procesy pomocí jednoduchých formulářů. Vy jako administrátor máte možnost formuláře vytvářet podle potřeb vaší firmy. Všechny formuláře na žádosti i hlášení, vidí následně všichni zaměstnanci, kterým to povolíte.
- "Schvalování" se automaticky zapne pouze schvalovatelům - těm uživatelům, kteří dostanou nějakou žádost na schválení nebo hlášení na potvrzení.
Kdo může žádosti a hlášení zadávat a kdo schvalovat
- Žádosti a hlášení mohou zadávat všichni manažeři i aktivní zaměstnanci , pokud to některé roli nezakážete.
- Jako schvalovatele můžete nastavit kteréhokoliv kancelářského uživatele nebo nadřízeného.
Jak vytvořit formulář
Jděte do administrace a následně do záložky "Žádosti a hlášení". Zde vidíte 3 další záložky. V první najdete nastavení pro formuláře, v další nastavení nadřízených a podřízených pracvníků a ve třetí nastavení pro správu skupin žádostí. Přejděte do záložky Žádosti a hlášení v administraci. Kliknutím na hlášení nebo žádost je můžete editovat.
Vytvořte si nový formulář kliknutím na tlačítko "+":
- Vyplňte název žádosti, který se bude zobrazovat vašim lidem, například "Žádost o nákup počítače"
- Zadejte případně další stručné instrukce pro žadatele
- Zadejte text žádosti, který se lidem předvyplní
- Zvolte vhodnou ikonu a její barvu
- Formulář můžete nechat pro všechny role, nebo žádost omezte pouze na vybrané role - vyberte ze seznamu
- Datum od - datum začátku, například při žádosti o dovolenou
- Datum do - datum konce, například při žádosti o dovolenou její konec
- Požadovaný termín, například do kdy má být instalován počítač
- Můžete také přidat evidenci, ze které lze vybrat položku (vybrat můžete pouze jednu evidenci pro jeden formulář), žádsoti se k ní automaticky připojí
- Povolte nebo zakažte nahrávání souborů a příloh
- Vyberte typ schvalování - u paralelního mohou schvalovat všichni schvalovatelé zároveň a u postupného je potřeba mít na mysli pořadí schvalovatelů
- V sekci "Kdo potvrzuje" vyberte uživatele, kteří budou žádost schvalovat. Můžete zde také vybrat nadřízeného jako schvalovatele, který se automaticky po odeslání formuláře uživatelem vyplní dle nastavení nadřízených
Přiřazení schvalovatele (bod 12 je nutné, abyste měli Žádanku Aktivní). Dokud nebude schvalovatel doplněný, žádanka se nebude na portálu zaměstnancům nabízet a vy ji neuvidíte jako aktivní.
Pokud některou z uvedených vlastnostní ve formuláři nechcete k dispozici, nesmí být označená zeleným posuvníkem.
Při tvorbě hlášení postupujete podobně s tím rozdílem, že u hlášení není potřeba typ schvalování, protože dochází pouze k potvrzení.
Jak povolit žádosti a hlášení uživatelům
Jděte do administrace a do záložky "Role". V nastavení role zapněte "Žádosti a hlášení".
