Jak vytvářet formuláře pro žádosti a hlášení

Datum poslední aktualizace: 07. 06. 2021

Tento článek je pouze pro administrátory.

Vytvořte formulář pro žádost na nákup nebo hlášení nehody

Žádosti a hlášení jsou určeny pro zaměstnance, kterým zjednodušují papírování a umožňují řešit základní procesy pomocí jednoduchých formulářů. Vy jako administrátor máte možnost formuláře vytvářet podle potřeb vaší firmy. Všechny formuláře na žádosti i hlášení, vidí následně všichni zaměstnanci, kterým to povolíte.   

Sekce "Schvalování" se zapne pouze těm uživatelům, kteří dostanou nějakou žádost na schválení nebo hlášení na potvrzení. 

jednoduchá žádost

Jaký je rozdíl mezi žádostí a hlášením

Hlášení událostí 

Pomocí hlášení oznamují zaměstnanci nějakou událost, která se stala a u které mají povinnosti ji nahlásit firmě jako svému zaměstnavateli. Pomocí formuláře je nahlášení zaznamenáno a může dále spustit následný proces. Například se jedná o nahlášení pracovní nehody, akutní návštěvy lékaře, bezpečnostního incidentu a podobně. Hlášení se neschvaluje, ale je systémem zaznamenáno a zasláno na vědomí odpovědným lidem ve firmě (uživatelům v seznamu ve formuláři). Odpovědnému uživateli přijde upozornění. 

Žádosti a požadavky

Pomocí žádostí a požadavků zaměstnanci žádají o schválení. Formuláře žádostí jsou tedy určené pro požadavky, které je zapotřebí schválit jedním nebo více schvalovateli. Jedná se o jednoduché a přehledné schvalovací workflow. Například se jedná o nákupní požadavek, požadavek na objednávku, žádost o studijní volno, žádost o mateřskou dovolenou a podobně. Žádost je předmětem schvalování a to buď postupného, ve kterém schvalují zadaní manažeři po sobě - jeden po druhém - nebo schvalování souběžného (paralelního), při kterém musí žádost schválit všichni. 

Kdo může žádosti a hlášení vytvářet a schvalovat

Žádosti a hlášení mohou vytvářet uživatelé s rolí, která má povolení pro žádosti a hlášení. To platí i pro intranetové uživatele.

Jako schvalovatele můžete nastavit kteréhokoliv kancelářského uživatele.

Jak vytvořit formulář

Jděte do administrace a následně do záložky "Žádosti a hlášení". Zde vidíte všechny již vytvořené formuláře. Vlevo najdete hlášení a vpravo žádosti. Kliknutím na hlášení nebo žádost je můžete editovat. 

Vytvořte si nový formulář kliknutím na tlačítko "+":

  1. Vyplňte název hlášení, například "Žádost o nákup počítače"
  2. Zvolte vhodnou ikonu a její barvu
  3. Povolte nebo zakažte nahrávání souborů podle potřeby
  4. Zaškrtněte zadání termínu
  5. Vyberte typ schvalování - u paralelního mohou schvalovat všichni schvalovatelé zároveň a u postupného je potřeba mít na mysli pořadí schvalovatelů
  6. V sekci "Komu poslat na vědomí" vyberte uživatele, kteří budou žádost schvalovat

Při tvorbě hlášení postupujete podobně s tím rozdílem, že u hlášení není potřeba vybírat mezi paralelním a postupným schvalováním, protože dochází pouze k potvrzení.

Jak povolit žádosti a hlášení uživatelům

Jděte do administrace a do záložky "Role". V nastavení role zapněte "Žádosti a hlášení".

povolení žádostí a hlášení