Vysvětlení shody zaměstnance jednoduše lidsky
- Soulad s předpisy znamená, že zaměstnanec i zaměstnavatel dodržují platné zákony, pravidla a interní směrnice
Co znamená shody zaměstnance pro firmy
Řízení shody zaměstnance znamená, že firma systematicky sleduje, zda zaměstnanci splňují všechny zákonné a interní požadavky, které jsou s jejich prací spojeny. Cílem je chránit firmu i zaměstnance a předejít pokutám, nehodám nebo právním problémům.
Co firmy musí sledovat:
Zákonná školení a povinnosti
- BOZP, požární ochrana, řidiči referenti, GDPR
- U specializovaných pozic také zdravotní prohlídky, zkoušky, licence
Interní předpisy a firemní pravidla
- Etický kodex, směrnice o používání vybavení, pravidla chování
- Dohody o mlčenlivosti, bezpečnostní pokyny
Oprávnění a kompetence k výkonu práce
- Má zaměstnanec potřebné osvědčení, praxi nebo zaškolení?
- Může obsluhovat dané stroje, zařízení, pracovat s citlivými daty?
Podepsané dokumenty a potvrzení
- Mít přehled, kdo co podepsal (např. nástupní listiny, školení, pravidla)
- Uložené dokumenty musí být rychle dostupné pro audit nebo inspekci
Přístupová práva, karty, klíče, vybavení
- Vydávání a vracení přístupů (IT systémy, klíče, přístroje)
- Souvisí s onboardingem i offboardingem
Jak to zavést jednoduše ve firmě
Vytvořte seznam požadavků podle typu pozice
- Každá role má jiné povinnosti – vytvořte si přehled, co musí splňovat (např. školení, potvrzení, lékařská prohlídka).
Používejte šablony a jednoduchý systém (např. Aptien)
- Mějte u každého zaměstnance přehledně uložené, co absolvoval, podepsal, jaká má oprávnění.
Nastavte připomínky na obnovu školení a prohlídek
- Např. každé 2 roky BOZP, každoročně řidič referent, zdravotní prohlídky dle rizik.
Sledujte soulad při nástupu a výstupu zaměstnance
- Co vše musí nový zaměstnanec absolvovat
- Co musí vrátit nebo odhlásit při odchodu
Definice shody zaměstnance s předpisy (Employee Compliance)
Soulad, shoda zaměstnance s předpisy (Employee Compliance) znamená, zaměstnanec i zaměstnavatel dodržují zákony, předpisy a směrnice a že kvalifikace zaměstnance odpovídá jeho pracovnímu zařazení.
Dodržování předpisů ze strany zaměstnanců chrání společnosti před pokutami, soudními spory a při plnění pojistných událostí.
Compliance zaměstnanců znamená dodržování zásad, postupů, pravidel a právních předpisů stanovených jejich zaměstnavatelem a příslušných zákonů ze strany zaměstnanců. Zajišťuje, aby zaměstnanci jednali způsobem, který je v souladu se standardy chování organizace, etickými směrnicemi a regulačními nebo pracovními požadavky.
Mezi klíčové aspekty dodržování předpisů ze strany zaměstnanců patří:
- Směrnice a pracovní postupy: Dodržování interních předpisů organizace, jako jsou různé směrnice, pracovní postupy, kodexy chování, zásady a dohody o důvěrnosti.
- Dodržování předpisů a zákonů: Dodržování zákonů a předpisů specifických pro dané odvětví, jako jsou pracovní zákony, bezpečnostní normy (např. OSHA) a zákony na ochranu dat (např. GDPR, HIPAA).
- Školení, vzdělání a praxe: Soulad požadované kvalifikace pracovníka
- Etické chování: Jednání způsobem, který je v souladu s hodnotami a etickými standardy společnosti.
- zaměstnanci jsou povinni chovat se způsobem, který je v souladu se směrnicemi a předpisy společnosti
- zaměstnanci jsou povinni používat pracovní prostředky v souladu s návody a doporučeními výrobce
- zaměstnancům je poskytováno školení, musí znát firemní procesy a směrnice, které se týkají jejich práce
Proč je dodržování pravidel zaměstnanci důležité
- Dodržování pravidel zaměstnanci pomáhá firmám vyhnout se pokutám, sankcím a soudním sporům.
Jak zajistit soulad zaměstnance s pravidly
Pro zajištění souladu zaměstnance můžete využít nástroje Aptien, které vám pomohou dosáhnout hlavních dvou bodů - umožní zajistit, že zaměstnanci budou seznámeni s postupy a procesy, předpisy a dalšími dokumenty, které jsou relevantní pro jejich pracovní zařazení. K tomu můžete také využít popis pracovního místa a katalog požadavků.
- Využijte seznamování zaměstnanců se směrnicemi
- Využijte popis kvalifikace pracovního místa a plán rozvoje zaměstnance
- Využijte katalog požadavků na pracovní pozici