Compliance manažer (nebo také Manažer shody) zajišťuje soulad firemních procesů s legislativou nebo s požadavky norem, standardů nebo s požadavky klientů nebo celého dodavatelského řetězce. Stará se tedy o to, aby firma tyto požadavky splnila, aby byly přeneseny do firemních procesů pomocí směrnic, pracovních postupů a jiných dokumentů a aby tyto procesy byly řádně vykonávány. Má tedy na starosti také řízení souvisejících rizik a do jeho odpovědnosti patří reporting souladu, jednání s institucemi, partnery a také může jeho odpovědnost zahrnovat i jednání s dodavateli, pokud jsou požadavky na soulad přenášené i na ně.
Náplň práce compliance manažera
- Monitoruje změny v legislativních požadavcích
- Monitoruje změny v normách a standardech a dalších zdrojích požadavků
- Připravuje reporting o řízení shody v organizaci
- Navrhuje a zavádí program shody organizace (procesy a předpisy)
- Komunikuje s regulačními orgány
- Vytváří firemní komunikaci o dodržování předpisů
- Koordinuje a plánuje požadovaná školení o dodržování předpisů pro zaměstnance
- Připravuje podklady pro vedení firmy ohledně shody
- Zajišťuje a řídí procesy shody
- Jedná s dodavateli, kteří se podílejí na shodě
- Zajišťuje vzdělávání o shodě dovnitř firmy
- Komunikuje s účetní nebo s právní kanceláří
- Pořizuje záznamy z porad týkajících se shody
- Řídí nápravní a preventivní opatření vyplývající z rizik nebo porušení shody
- Odpovídá za evidenci a vyřizování incidentů porušení shody
Specializace compliance manažerů
Oblastí, kde musí firma prokazovat shodu je celá řada. I proto se compliance manažeři často specializují na jednu oblast, ve které mají expertýzu. Nejčastější specializace manažerů shody jsou:
- Manažer shody v BOZP (Bezpečnost práce a zdraví na pracovišti)
- Manažer shody s předpisy v životním prostředí
- Manažer IT compliance
- Manažer informační bezpečnosti, shody s ISO 27000
- Shoda ve finanční regulaci, například AML
- Manažer shody s HIPAA
- Manažer shody s GDPR
Jak Aptien podpoří práci compliance managera
Compliance manažer v Aptienu má na starosti evidenci směrnic, popis procesů a další související evidence. Spolupracuje s manažerem kvality, interním auditorem a manažerem rizik ve firmě.
Plánování, organizace a provádění interních auditů a kontrol shody
- Plánování auditu nebo kontroly shody a její provedení
- Vytvoření závěrečné zprávy z kontroly shody
Směrnice, pracovní postupy a standardy a další dokumentace
- Vedení firemních směrnic a pracovních postupů
- Portál směrnic
- Seznamování zaměstnanců se směrnicemi, potvrzování shody
Shoda zaměstnance a jeho kvalifikace
- Shoda zaměstnance při nástupu i v průběhu zaměstnání
- Přípravy dokumentace, směrnice k přečtení až po vydání povinných pracovních pomůcek.
- Plánování, sledování a potvrzování směrnic a pracovních postupů
- BOZP: Přehled vybavení zaměstnanců ochrannými prostředky
- Popis požadavků na shodu u jednotlivých Pracovních pozic
Shoda nástrojů, přístrojů, strojů a dalšího vybavení
- Potvrzování provedené údržby v souladu s požadavky legislativy nebo výrobců
- Automatizuje plánování povinné údržby v souladu s požadavky legislativy nebo výrobce
- Vedení dokumentace shody výrobků, strojů, zařízení nebo vybavení
Oznamování neshod ze strany zaměstnanců
- Zaměstnanec vám může zasílat různé typy neshod a hlášení