Totální systém řízení shody (Total Compliance Management, TCM) je ucelený přístup k řízení shody v rámci celé organizace. Podobně jako TQM se prolíná celou organizací, jejími procesy, firemní kulturou a systémy a řeší všechny roviny shody. Tedy z pohledu předmětu shody zahrnuje TCM filosofie všechny zásadní oblasti shody:
Shoda vnitřních předpisů firmy s legislativou
- Firemní předpisy musí být v souladu s odpovídající legislativou, regulací a právním rámcem
- Compliance means that companies abide by laws and self-imposed rules in order to avoid legal violations, liability and image damage.
Shoda zaměstnanců
- Shoda zaměstnaneckého poměru s požadavky pracovního práva
- Shoda kvalifikace zaměstnanců a jejich pracovních postupů
Shoda pracoviště
- Pracoviště musí být v souladu bezpečnostními a zdravotními požadavky (BOZP)
Shoda přístrojů
- Přístroje, nástroje a další pracovní vybavení musí být používáno v souladu s pokyny nebo doporučením výrobce
Shoda dodavatelů
- Shoda také vzniká pro vaši společnost prostřednictvím prodejců a dalších obchodních partnerů
Jaké jsou základní pilíře Totálního systému řízení shody?
Mezi nejdůležitější prvky systému řízení shody patří:
Kultura compliance a komunikace
- Zajistit, aby dodržování předpisů bylo nedílnou součástí firemní kultury
- To znamená, že podniková etika a právní požadavky nejsou prázdnými položkami na kontrolním seznamu, ale spíše kulturou dodržování předpisů v praxi.
- Ujistěte se, že každý od vedoucího pracovníka až po technického specialistu rozumí tomu, proč je dodržování předpisů důležité
- Definovat personální povinnosti.
Neustálé vylepšování
- Abyste zajistili úspěšnost dodržování předpisů, měli byste je neustále kontrolovat a zlepšovat.
- Vnější nebo vnitřní podmínky shody se neustále mění, takže shoda musí držet tempo
- Pravidelně kontrolujte všechny aspekty dodržování předpisů, zda nevykazují nedostatky nebo zlepšení
Zaměření na zaměstnance, zaměstnanec na prvním místě
- Souhra nástrojů a procesů, které zajistí, že vaše společnost dodržuje pravidla a zákony
- Zajistit plnou shodu zaměstnanců - pracovní právo, postupy a kvalifikace
Procesní přístup
- Interní zásady, postupy a směrnice, které poskytují vašim zaměstnancům pokyny o chování na pracovišti.
- Zahrnuje dodržování vnějších předpisů (zákonů a směrnic) i vnitřních norem a směrnic.
- Celková odpovědnost za soulad leží na vedení. Je však vhodné zřídit oddělení shody s předpisy, které bude podléhat kontrolorovi shody. Oddělení potřebuje potřebné zdroje (rozpočet, personál, školení, software a nástroje), aby zajistilo dodržování předpisů v celé společnosti.
Efektivní komunikace
- Zajistit efektivní a prokazatelnou komunikaci se všemi zainteresovanými stranami
- Zapojte své zaměstnance
- Zajistěte formální zasílání zpráv a komunikaci se zaměstnanci a dalšími zainteresovanými stranami
Systémový přístup, integrované systémy
- K odhalování porušení a identifikaci rizik lze použít digitální nástroje.
Rady a podpůrné nástroje pro úplnou správu shody
Školení zaměstnanců a prodejců dodržování předpisů
- Provádějte pravidelná školení zaměstnanců a prodejců
Používejte nástroje a aplikace pro správu shody
- Software usnadňuje vaši správu dodržování předpisů tím, že spojuje všechny důležité pracovní postupy na digitální platformě – od systému informátorů až po správce schvalování, kde dostávají dary a pozvánky zelenou.
- Čím složitější prostředí pro dodržování předpisů máte, tím více potřebujete nástroj pro dodržování předpisů
Řízení rizik
- Integrujte své procesy řízení rizik s dodržováním předpisů
- Koneckonců: GRC je jen jeden. řízení rizik, kvality, bezpečnosti a dodržování předpisů musí být nedílnou součástí systému řízení společnosti
Audity shody
- Audity pomáhají organizacím převzít kontrolu nad aktuálním stavem a informacemi o hodnocení shody
- Audity jsou jako zpětné zrcátko, které vám dává doporučení a tipy na zlepšení.