Proč malé a střední firmy potřebují katalog procesů?
V malé firmě se všechno řeší „na hubu“. Všichni vědí, co mají dělat, protože je vás pár a sedíte spolu v jedné kanceláři. Jenže jakmile firma roste, začnou se objevovat problémy:
- Noví lidé neví, jak se věci dělají → zaučování je zdlouhavé a plné chyb.
- Každý dělá věci po svém → výsledky jsou nekonzistentní.
- Důležité znalosti jsou jen v hlavách → když někdo odejde, odejdou s ním.
- Zákazníci dostávají rozdílné odpovědi → firma působí neprofesionálně.
Katalog procesů je jednoduchý přehled všech hlavních postupů ve firmě. Je to taková firemní „příručka“, díky které se všichni orientují stejně a firma není závislá jen na paměti jednotlivců.
Katalog procesů je zdroj pro popis procesů ve firmě
Katalog procesů je centrální a sdílené místo pro popis procesů ve vaší firmě. Zde můžete doplnit a popsat všechny své procesy a činnosti v přehledné procesní mapě, seznamu vašich procesů a činností. Vznikne vám tak seznam - katalog procesů, který můžete využít dále, například při popisech pracovních náplní nebo pro tvorbu procesních směrnic a pracovních postupů. Doplní tak váš popis směrnic.
Jak přidávat a spravovat jednotlivé procesy
- Otevřete katalog procesů
- Zadejte "Přidat nový proces"
- Vyplňte jednotlivé detaily procesu
- Uložte
Jak využít katalog procesů při tvorbě pracovních náplní
- Jednotlivé procesy z takto vzniklého katalogu můžete využít při popisu pracovních náplní, kterou složíte z jednotlivých procesů nebo činností z katalogu
Využití katalogu procesů při tvorbě firemních směrnic
- Katalog procesů také můžete použít při popisu firemních směrnic
- Vazbou mezi procesy a směrnicemi budete držet informaci o tom, které konkrétní procesy jsou popsány pomocí kterých konkrétních směrnic či pracovních postupů
Nástroj pro trvalé zlepšování procesů
- Další využití katalogu vašich firemních procesů je pro firmy, které se zabývají zlepšováním svých firemních procesů a využívají některé z metod nebo systémů řízení jakosti.
- V takovém případě pak využijete další informace ke každému z procesů, přiřadíte jeho vlastníka, a budete své procesy řídit a zlepšovat v souladu s principy PDCA.
- Pomocí připojených úkolů a zápisů udržujete informace a řídíte proces zlepšování
