Co znamená kontinuity podnikání - vysvětleno jednoduše lidsky
- Business kontinuita je schopnost firmy fungovat stabvilně v průběhu času s co nejmenším narušením a výpadky.
Co znamená kontinuita podnikání pro malé a rostoucí firmy
Kontinuita podnikání znamená, že firma dokáže fungovat stabilně i ve složitých situacích. Například když někdo klíčový onemocní nebo odejde, když vypadne systém, nastane technická porucha, požár, nebo jiná havárie. Jde o to, aby firma pokračovala v provozu bez velkých přerušení a dopadů na zákazníky nebo zaměstnance.
Specifické problémy malých a rostoucích firem
- Malé firmy mají často v týmu jen jednoho člověka na klíčovou roli. To znamená, že pokud tento člověk onemocní nebo odejde, firma může mít problém v pokračování práce. Kontinuita podnikání proto u menších firem často znamená hlavně:
- Zajištění zastupitelnosti lidí – aby někdo jiný dokázal převzít jejich práci.
Sdílení důležitých informací – aby nebyly jen „v hlavě“ jednoho člověka nebo schované v jeho e-mailech.
Jak řešit kontinuitu podnikání při výpadcích a haváriích
Kontinuita podnikání zahrnuje dvě hlavní oblasti:
- Jak přerušení provozu předcházet – například pravidelnými zálohami dat, údržbou technologií nebo předáváním znalostí v týmu.
- Jak reagovat, když k přerušení dojde – tedy mít plán, co dělat, aby firma co nejrychleji pokračovala v provozu.
Praktické kroky řízení kontinuity ve firmě
1. Zajistěte, aby klíčové informace nebyly jen u jednoho člověka
- Ukládejte pracovní podklady, kontakty a informace do firemního systému, který je přístupný více lidem.
- Neponechávejte důležité soubory pouze v osobních e-mailech nebo počítačích.
2. Popište pracovní postupy a procesy
- Sepište klíčové kroky u hlavních činností (např. vystavení faktury, objednání zboží, zadání zakázky).
- Uložte návody tak, aby je v případě potřeby mohl použít jiný člen týmu.
3. Vytvořte základní plán kontinuity provozu (Business Continuity Plan)
- Nemusí být složitý. Stačí stručně popsat:
- Co dělat při výpadku systémů (kdo kontaktuje IT, kde jsou zálohy).
- Kdo zastoupí klíčové lidi při nemoci nebo odchodu.
- Jaké jsou největší rizika pro vaše podnikání a co by je minimalizovalo.
Hrozby pro kontinuitu podnikání
Mezi události, které mohou ohrozit firemní procesy a chod firmy patří:
- odchod nebo onemocnění klíčového člověka
- narušení bezpečnosti, vykradení
- výpadky proudu
- výpadek dodavatele
- výpadek služby
- kybernetické útoky
- výpověď (odchod) klíčového zaměstnance ze společnosti
- přírodní katastrofy jako je požár, povodeň,
- jiné katastrofy jako je například výbuch
Závažnost dopadů na kontinuitu provozu
- Různá přerušení provozu mají různý vliv a závažnost dopadů.
- Při posuzování a řízení kontinuity je třeba se soustředit zejména na přerušení s kritickými dopady
Řízení business kontinuity ve větších firmách
Ve větších firmách je řízení kontinuity provozu obvykle součástí řízení rizik a IT bezpečnosti. Cílem je zajistit, aby firma dokázala pokračovat ve fungování i při výpadcích, haváriích nebo krizových situacích. Opatření pro zajištění kontinuity provozu se dělí na:
- Preventivní opatření – pomáhají předejít přerušení provozu nebo minimalizovat jeho dopady.
- Nápravná opatření – pomáhají rychle obnovit provoz, pokud dojde k narušení.
Preventivní opatření k zajištění kontinuity
Preventivní opatření slouží k tomu, aby firma
- Odhalila a pochopila rizika, která mohou ohrozit její fungování.
- Snížila pravděpodobnost, že k těmto událostem dojde.
Co mezi ně patří?
- Analýza a posouzení rizik: Identifikujte, jaké hrozby mohou ovlivnit vaše provozy a systémy (například kyberútok, požár, dlouhodobý výpadek elektřiny).
- Analýza dopadu na podnikání (Business Impact Analysis): Určete, které procesy a systémy jsou pro firmu nejdůležitější a jejich výpadek by způsobil největší škody.
- Záložní a redundantní systémy: například pravidelné zálohování dat
- Preventivní údržba a obnova technologií
- Školení zaměstnanců: Pravidelně školte tým, aby věděl, jak správně postupovat při své práci a v krizových situacích.
- Vypracování plánů kontinuity podnikání (BCP): Vytvořte plán, který popíše, jak zajistit fungování klíčových procesů během přerušení a jak co nejrychleji obnovit provoz.
- Testování a aktualizace postupů v případě krize nebo nehody, nácvik krizových situací a obnovy.
Nápravná opatření k zajištění kontinuity
Pokud už k výpadku nebo krizi dojde, je důležité být připraven a mít jasný plán, jak rychle obnovit provoz.
Co mezi ně patří?
- Mějte připravený a dostupný plán, seznam kroků co dělat pro nejčastější rizikové situace.
- Mějte připravené záložní řešení a musíte vědět, jak ho spustit, aktivovat
- Zajistěte zastupitelnost klíčových lidí včetně předání pracovních postupů.
- mějte připravené komunikační postupy pro informování zaměstnanců a zákazníků
- Domluvte si záložní dodavatele nebo služby pro kritické oblasti.
- Udržujte finanční rezervu pro případ krizových výpadků nebo náprav.
Jak pomůže Aptien řídit kontinuitu podnikání
- Analýza a posouzení rizik: Identifikujte potenciální rizika a hrozby pro vaše obchodní operace.
- Analýza dopadu na podnikání: Určete kritické funkce a procesy, které jsou nezbytné pro fungování podniku.
- Zpracování a úprava pracovních postupů: Směrnice
- Řízení směrnic: Sdílení směrnic, pracovních postupů a nejlepší praxe napříč organizací
- Školení zaměstnanců: Zlepšení seznamování zaměstnanců s pracovními postupy
- Plán kontinuity podnikání (BCP): BCP jako součást portálu směrnic
- Komunikační plán: Vytvořte jasné komunikační kanály pro informování zaměstnanců, zákazníků a zainteresovaných stran během narušení.
- Revize a zlepšení: Díky sdílení úkolů a informací zlepšíte trvalé zlepšování ve firmě