Co je a jak vypadá mapa procesu?
Mapa procesu je jednoduchý obrázek (schéma), který ukazuje jednotlivé kroky jednoho konkrétního firemního procesu. Je to vizuální návod, jak daný proces probíhá od začátku do konce – například jak probíhá nástup nového zaměstnance, jak se schvaluje faktura nebo jak se řeší reklamace.
Co mapa procesů v praxi obsahuje?
- jednotlivé kroky v procesu,
- role nebo zodpovědné osoby, které kroky provádí
- tok činností – kdo co dělá a v jakém pořadí.
Jak mapa procesů vypadá? Jednoduché vizuální znázornění toku práce
Většina malých a středních firem nepotřebuje složité popisy nebo velké konzultační projekty na "kreslení procesů". Potřebují jednoduchý popis nebo vyjádření svých procesů. Mapa procesů je jasný diagram (nejčastěji flowchart), který ukazuje kroky v jednom konkrétním procesu – např. jak probíhá onboarding zaměstnance, jak se schvalují faktury. Je to nástroj pro to, jak vysvětlit lidem, „kdo co dělá“ a „v jakém pořadí“. Často je to první krok k zavedení lepší organizace a pokročilejšího řízení projektu, a v praxi je mapa nebo popis krok po kroku součást pracovních postupů. Je to vizuální pomůcku, aby mohl být graficky vyjádřený tok práce v procesu.
- Důraz na jednoduchost a dostupnost: Procesní mapa by měla bý pochopitelná i pro někoho, kdo není manažer nebo analytik. Proto se používají základní tvary, šipky a jednoduché označení rolí.
- Kdo a jak používá mapu procesů v praxi? Mapa procesu je hlavně pro manažery nebo vlastníky procesů, kteří ji použijí pro to, jak „dostat proces na papír“ a potom z něj udělají checklist nebo pracovní postup, nebo školicí materiál pro zaměstnance. Je to tedy často přechodný krok pro zpracování návodů, pracovních postupů nebo automatizaci workflow.
K čemu malé a střední firmy mapy procesů potřebují a jak ji použijí?
Pro malé a střední firmy je mapa procesu užitečný vizuální pomocník, typicky jako doplněk pracovního postupu, pomocí kterého
- snadněji zaučí nové zaměstnance v tom, jak má konkrétní proces probíhat
- snižuje nedorozumění a chyby v provádění procesu
- je vhodná pro pochopení vazeb mezi odděleními
- pro odhalení zbytečných kroků nebo úzkých hrdel
- pomáhá sjednotit, jak se věci dělají napříč firmou
- je důležitá zejména při růstu firmy, menší firmy (20–50 lidí) často žádnou formální mapu nemají – procesy znají ústně.
- střední firmy (100+) ji používají častěji, hlavně při nástupu nových lidí nebo při řešení opakovaných chyb.
Popis procesu v pracovních postupech
- z mapy obvykle v praxi vznikne psaný textový dokument - popis procesu krok-za-krokem textový popis s detaily, která má formu pracovního postupu
- pracovní postupy jsou součástí interních předpisů
- jsou to jednoznačné návody, aby každý zaměstnanec vykonával práci stejně a správně.
- jsou nutné pro pro certifikace a auditní účely