Základní informace ke každému uchazeči o zaměstnání
Tato evidence je přístupná pouze Personalistům a vedení společnosti. Ostatním uživatelům je nepřístupná.
Funguje podobně jako evidence zaměstnanců a pomáhá vést veškeré informace kolem uchazečů, kde o nich vedete přehledně všechny potřebné informace: kontaktní a osobní údaje, informace o jeho kvalifikaci nebo zápisy informace z pohovorů. Vše kolem každého uchazeče tak máte na jednom místě a pohromadě.
- Kontaktní údaje uchazeče
- Osobní informace k uchazeči
- Životopis
- Osobní dotazník uchazeče
- Informace o vzdělání a kvalifikaci uchazeče, doklady o vzdělání
- Další dokumenty jako jsou reference a posudky
- Dokumenty spojené s náborem a výběrem zaměstnance
- Poznámky z pohovorů s uchazeči můžete sdílet s manažery a jinými specialisty. Vše bezpečně bez nutnosti zasílat tyto citlivé informace formou e-mailu
Záznamy z pohovorů s uchazeči
Přímo u konkrétního uchazeče si můžete vytvořit a uložit zápis z pohovoru. Pomocí zápisů si tak vedete důležité informace o každém uchazeči, a můžete tak například řešit i z průběhu výběrových řízení. Vše bezpečně na jednom místě bez nutnosti zasílat tyto citlivé informace formou e-mailu.
Kdykoliv budete potřebovat, můžete informace na kartě uchazeče aktualizovat a upravovat. V záložce zápisy vidíte všechny záznamy z pohovů s uchazeči, ať vytvořené vámi nebo některým z vašich kolegů, který má do evidence uchazečů přístup. Všechny zápisy jsou k uchazeči automaticky připojené.
Poznámky a dojmy z pohovorů
Když si chcete u uchazeče něco soukromě poznamenat, v záložce Poznámky si poznámku jednoduše vytvoříte. Pokud ji necháte jako soukromou, nikdo jiný ji neuvidí. Pokud potřebujete, poznámky z pohovoru s uchazečem můžete sdílet s manažery a jinými specialisty - jednoduše ji nasdílíte s konkrétními lidmi.
Evidence uchazečů vám bude sloužit jako spolehlivá databáze všech kandidátů o zaměstnání kde na jednom místě povedete vše potřebné.
Seznam činností při výběru uchazeče
Díky plánům aktivit vytvoříte seznam činností, které ve vaší firmě během výběru a přijímání uchazeče provádíte, a na nic tak díky tomu nezapomenete. V základu dostanete nastavené základní činnosti a další si pak můžete přidávat podle toho, jak potřebujete, nebo jak je ve vaší firmě zvyklostí. Zde můžete plánovat i potvrzovat všechny aktivity z průběhu celého procesu výběru uchazečů.
Jaké jsou nejčastější činnosti v průběhu procesu výběru uchazečů?
- Úvodní pohovor s uchazečem
- Otestování znalostí uchazeče o zaměstnání
- Fyzické testy uchazečů
- Psychologický, osobnostní nebo jiný diagnostický test uchazečů
- Zdravotní způsobilost uchazeče
- Podepsání souhlasu se zpracováním osobních údajů (GDPR)
Tisk souhlasu uchazeče se zpracováním osobních údajů
Z evidence uchazečů o práci můžete také rovnou vytisknout souhlas se zpracováním osobních údajů, který si přizpůsobíte podmínkám vaší firmy. Formulář automaticky doplní jméno a další údaje z karty uchazeče a vy jen vytisknete soubor pdf. Usnadní vám to hodně administrativy.
Jak přidat nového uchazeče
Nového uchazeče o práci přidáte kliknutím na tlačítko "Přidat uchazeče". Systém vás požádá o doplnění jména a příjmení a poté založí nový záznam do databáze uchazečů. Následně se vám otevře karta nově založeného uchazeče a vy doplníte další potřebné informace, které máte a po jejich zkontrolování všechny informace uchazeče uložíte.
Jak archivovat nebo smazat záznamy uchazečů
Odmítnuté uchazeče můžete hned poté archivovat nebo smazat, v tomto procesu se musíte řídit platnou legislativou. Archivaci záznamu uchazeče provedete následovně:
- v přehledu uchazečů (v průzkumníkovi) daného uchazeče vybere
- pravým tlačítkem vyberete možnost „Uzavřít (vyřadit z evidence)“. Tím záznam o uchazeči archivujete.
- Po vámi stanovené době záznam uchazeče vymažete.
Pokud vaše politika osobních údajů stanovuje, že záznamy o uchazečích vůbec neuchováváte, tak výmaz záznamu uchazeče provedete hned. Postup je podobný jako při archivaci, jen namísto "Uzavřít" vyberete možnost "Smazat". Smazání dojde k úplnému výmazu všech informací z databáze.