Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců.
Nástup zaměstnance je citlivá událost. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Aptien se vám postará o proces komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem od samotného počátku.
Jak postupovat při nástupu zaměstnance
Nástup zaměstnance (onboarding) a z toho plynoucí řízený proces předávání pracovních pomůcek, seznámení s kolegy, pracovištěm, vyřízení všech formálních náležitostí, papírování a povinností je třeba zvládnou s minimálním administrativním úsilím. Aptien vám pomůže vytvořit přehled všeho, co je třeba připravit, aby mu bylo vše správně předáno a mohl se rychle zapojit do pracovního procesu. Zejména:
- Předání pracovních pomůcek
- Předání personálních materiálů a dokumentace
- Vyřízení povinného papírování
- Seznámení pracovníka s pracovními postupy a pravidly
- Zaškolení pracovníka
- Uvedení pracovníka do kolektivu a jeho adaptace v prvních dnech a měsících
Automatizace nástupu zaměstnance
Nástup nového zaměstnance je jeden z procesů, který častým úkolem personalistů, u které lze jejich práci zjednodušit díky automatizaci. Při nástupu je potřeba naplánovat, koordinovat a vyřešit mnoho činností. Od přípravy dokumentace až po vydání pracovních pomůcek.
Automatizací v Aptienu lze podpořit jak část plánování těchto aktivit, tak jejich potvrzování.
Naplánujte všechny aktivity při nástupu zaměstnance
- Vytvořte si seznam aktivit, které je třeba v souvislosti s nástupem nového člověka provést. Jde o činnosti, které musíte provést ještě před nástupem, jako je příprava veškeré dokumentace, příprava pracoviště a podobně. Jde také o aktivity, které musíte vy nebo zaměstnanec provést v den nástupu a v prvních dnech nebo týdnech jeho adaptace ve firmě.
- Využijte výchozí seznam onboardingových aktivit pro nové zaměstnance nastavený v Aptien, který si můžete snadno upravit pro potřeby jednotlivých pracovních pozic ve vaší firmě.
Potvrzování provedených aktivit při nástupu zaměstnance
Jakmile je aktivita hotová, potvrdíte její provedení. Při potvrzení zadáte datum, komentář a pokud to potvrzení a situace vyžaduje, při potvrzení rovněž připojíte přílohu, například scan dokladu, předávací protokol a podobně.
Vydání pracovních pomůcek
Na začátku každého pracovního poměru předáváte novému zaměstnanci různé pracovní pomůcky a pracovní vybavení, klíče, vstupní karty nebo třeba hesla a přístupy do systémů. To vše můžete v Aptienu vyřešit pomocí digitálních nebo tištěných předávacích protokolů.
Proškolení zaměstnance a seznámení s dokumenty
Pokud potřebujete nového pracovníka proškolit nebo seznámit s firemními dokumenty, pracovními postupy nebo například s manuály s instrukcemi s obsluhou strojů, použijete k tomu seznamování s dokumenty a směrnicemi.