Tento článek je určený personalistům a lidem odpovědným za nástup a adaptaci zaměstnanců. Dozvíte se jednotlivé kroky důležité pro nástup zaměstnance a jak Aptien HR pomůže automatizovat nástup zaměstnance.
Nástup zaměstnance je citlivá událost. První kroky a dobrá příprava jeho pracovního prostředí a vybavení rozhodují o jeho prvním dojmu z nového zaměstnání. Aptien se vám postará o proces komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem od samotného počátku.
Naše doporučení, jak proces nástupu rozdělit
- Preboarding: Příprava před nástupem
- Nástupový den: První den v práci
- Nástup a adaptace zaměstnance: Prvních 7-30–60-90 dní
Jak Aptien HR pomůže automatizovat nástup zaměstnance
Nástup nového zaměstnance je jeden z procesů, který častým úkolem personalistů, u které lze jejich práci zjednodušit díky automatizaci. Při nástupu je potřeba naplánovat, koordinovat a vyřešit mnoho činností. Aptien vám pomůže vytvořit přehled všeho, co je třeba připravit, aby mu bylo vše správně předáno a mohl se rychle zapojit do pracovního procesu. Zejména:
- Vytvořte si dopředu checklistu pro přípravu nástupu a pro nástup: seznam úkolů a aktivit potřebných pro úspěšný nástup zaměstnance. Automatizací v Aptienu lze podpořit jak plánování termínů těchto aktivit, tak jejich potvrzování.
- Využijte aplikaci pro zaměstnance - díky které noví zaměstnanci mají přístup ke své složce, kde mohou vyplnit formuláře, nahrát dokumenty (např. občanský průkaz), seznámit se s firemními dokumenty, směrnicemi a získat další informace o firmě. Vyhnete se tak emailovému pingponu
- Také díky ní seznámíte nové zaměstnance s firemními směrnicemi, pracovními postupy a dalšími dokumenty
- Zaškolíte je a budete postupovat podle plánu vzdělávání nového zaměstnance
- Také můžete předat pracovního vybavení a pracovní pomůcky
- Díky intranetu můžete usnadnit seznámení s kolegy
Jak postupovat při nástupu zaměstnance
1. Založte zaměstnance a přidělte mu roli
- Založte záznam zaměstnance
- Přidělte mu pracovní zařazení a roli
- Pokud pracujete se zaměstnancem ještě před jeho nástupem, přidělte mu roli Nový nástup
- Pokud pracujete se zaměstnancem až od prvního dne nástupu, přidělte mu rovnou roli Zaměstnanec, nebo jinou manažerskou roli
2. Naplánujte seznam úkolů v průběhu nástupu
- Pokud využíváte pracovní pozice, přiřaďte zaměstnance na pracovní pozici
- Na kartě zaměstnance přejděte do záložky "Plány aktivit"
- Zadejte termíny a odpovědnosti pro jednotlivé úkoly a aktivity z vašeho checklistu
3. Potvrzujte jednotlivé aktivity a koordinujte přípravu nástupu nového zaměstnance
- Pokud využíváte pracovní pozice, přiřaďte zaměstnance na pracovní pozici
- Na kartě zaměstnance přejděte do záložky "Plány aktivit"
- Zadejte termíny a odpovědnosti pro jednotlivé úkoly a aktivity z vašeho checklistu
Kroky v průběhu přípravy nástupu zaměstnance (pre-onboarding)
- Příprava nástupu je důležitá proto, aby bylo vše nachystáno včas na první den.
- Zahrnuje jak přípravu dokumentace, tak přípravu pracovního prostředí a vybavení.
- Příprava nástupu zahrnuje vše, co musí být uděláno a připraveno, aby jeho první den v práci proběhl hladce.
1. Naplánujte všechny aktivity potřebné pro nástup zaměstnance
- Na základě vytvořených checklistů (před nástupem i pro nástup) naplánujte všechny úkoly a činnosti, které musíte v souvislosti s nástupem nového člověka udělat. Jde o činnosti, které musíte provést ještě před nástupem, jako je příprava veškeré dokumentace, příprava pracoviště a podobně. Jde také o aktivity, které musíte vy nebo zaměstnanec provést v den nástupu a v prvních dnech nebo týdnech jeho adaptace ve firmě.
- Pro naplánování úkolů před nástupem zaměstnance využijte seznam pro přípravu nástupu (preboarding)
- Výchozí seznamy si můžete snadno upravit pro potřeby jednotlivých pracovních pozic ve vaší firmě.
- Postupně potvrzujte splnění všech úkolů a aktivit
2. Potvrzujte provedené aktivity přípravy před nástupem
- Jakmile je aktivita hotová, potvrdíte její provedení.
- Při potvrzení zadáte datum, komentář a pokud to potvrzení a situace vyžaduje, při potvrzení rovněž připojíte přílohu, například scan dokladu, předávací protokol a podobně.
Nástup zaměstnance - první den
- První den nástupu nového zaměstnance je klíčový.
- Vše z vašeho seznamu musí být připraveno tak, aby zaměstnanec dostal vše, co je třeba jak z pohledu administrativy, legislativy, tak z pohledu svého pracovního zařazení a práce.
- Obvykle tedy první den dojde k předání pracovních pomůcek a seznámení s pracovním prostředím a procesy.
1. Naplánujte všechny aktivity v průběhu násupu zaměstnance
- Na základě vytvořených checklistů (před nástupem i pro nástup) naplánujte všechny úkoly a činnosti, které musíte v souvislosti s nástupem nového člověka udělat. Jde o činnosti, které musíte provés
- Pro naplánování úkolů využijte seznam pro nástup (onboarding)
2. Potvrzujte provedené aktivity při nástupu zaměstnance
- Jakmile je aktivita hotová, potvrdíte její provedení.
- Při potvrzení zadáte datum, komentář a pokud to potvrzení a situace vyžaduje, při potvrzení rovněž připojíte přílohu, například scan dokladu, předávací protokol a podobně.
3. Vydejte novému zaměstnanci pracovní vybavení a pracovní pomůcky
- Na začátku každého pracovního poměru předáváte novému zaměstnanci různé pracovní pomůcky a pracovní vybavení, klíče, vstupní karty nebo třeba hesla a přístupy do systémů.
- To vše můžete v Aptienu vyřešit pomocí digitálních nebo tištěných předávacích protokolů.
4. Proškolte zaměstnance a seznamte ho s firemními směrnicemi a dokumenty
- Nový zaměstnanec má k dispozici portál směrnic
- Má v seznamu všechny směrnice, pracovní postupy, směrnice a dokumenty se kterými se musí seznámit, to potvrzuje sám
- Individuální školení můžete také potvrdit vy nebo liniový manažer
Adaptace zaměstnance
- Adaptace probíhá v prvních dnech, a typicky prvních třech měsících po nástupu zaměstnance.
- V průběhu adaptace máte přístup k osobní složce a realizujete vzdělávání a osobní rozvoj v souladu s plánem vzdělávání
