Předávací protokol je doklad o předání nebo dodávce něčeho, například majetku, vybavení, strojů, přístrojů, noteboků, klíčů ale také třeba k předávání projektů, zakázek nebo čehokoliv jiného. Je to potvrzující doklad o akceptaci něčeho předaného mezi dvěma stranami - předávajícím a přebírajícím. Slouží tedy k zaznamenání a potvrzení aktu předání a převzetí nějaké věci, tedy toho, že předávající danou věc předal příjemci a že příjemce tuto věc přijal. Může také sloužit k zaznamenání stavu předmětu předání v daném okamžiku.
Co předávací protokol například umožní?
- Předat pracovní vybavení zaměstnanci
- Převzít předmět zpět od zaměstnance
- Předat něco zákazníkovi
- Předat zakázku
- Převzít dodávku
Proč používají firmy předávací protokol?
- Aby předešly sporům při odchodu zaměstnance
- Měly přehled o tom, kdo má jaké vybavení
- Zvýšily odpovědnost za svěřený majetek
- Zjednodušily práci HR, IT a office managementu
Co předávací protokol obsahuje?
Předávací protokol musí obsahovat tyto základní informace:
- Předávající osoba
- Přebírající osoba
- Předmět předání
- Poznámky k předání (popis, stav)
- Datum, čas předání
- Místo předání
- Potvrzení a podpisy obou stran
Nejčastější využití předávacího protokolu ve firmách
- Předání/vrácení svěřeného majetku
- Předání/vrácení firemního počítače
- Předání/vrácení telefonu
- Předání/vrácení klíčů nebo vstupní karty
- Předání/vrácení nářadí
- Předání zakzáky nebo projektu
- Předání osobních ochranných pomůcek
- Podívejte se do knihovny šablon, kde najdete různé předávací protokoly
Jak předání potvrdit?
1. Podpis na papír (vytištěné PDF, "mokrý podpis")
- Kde je to běžné: provoz, sklady, výroba, tam kde „tiskárna je standard“ nebo je potřeba fyzická složka.
- Proč: jednoduché, všichni tomu rozumí, funguje bez systémů.
- Nevýhody: horší dohledatelnost, manuální archiv, chyby v přepisu.
- Pozice v praxi: pořád velmi časté jako “fallback” a v provozu. A protože většina firem jede „hybrid“ (mix digitál/papír), papír úplně nezmizel.
2. Podpis na obrazovce (podpis prstem na obrazovce mobilu/tabletu)
- Kde je to běžné: interní předání v terénu (IT technik předává notebook), facility (klíče, karta), i logistika
- Proč: rychlé, ale bezpapírové, systém zaznamená čas, není třeba nic tisknout, vzniká auditní stopa (kdo, kdy, co potvrdil)
- Použití v praxi: velmi běžné v situacích “jsme spolu na místě a chceme rychlé potvrzení”.
3. Potvrzení pod účtem (potvrzení online formuláře, zaškrtnutí "Souhlasím / Akceptuji”)
- Kde je to běžné: HR a interní procesy (potvrzení přečtení směrnice, dokumentu, onboarding/offboarding checklisty, přebírání vybavení), všude kde lidé mají zaměstnanecký účet.
- Proč: nejlepší pro zaměstnance, protože identita je svázaná s jejich účtem a vzniká auditní stopa (kdo, kdy, co potvrdil).
- Použití v praxi: u interních procesů je to často nejpraktičtější volba