Jak postupovat při odchodu zaměstnance

Datum poslední aktualizace: 12. 08. 2021

Odchod zaměstnance je citlivá událost. Ještě citlivější je propuštění zaměstnance, které s sebou nese potřebu rychlého jednání a nutnosti zabezpečení důležitých firemních informací uložených v systému.

Jak postupovat při odchodu zaměstnance

Řízený a klidný odchod zaměstnance znamená vzájemnou dohodu a z toho plynoucí řízený proces předávání pracovních povinností, úkolů, různých dokumentů, informací nebo třeba pracovních pomůcek. V takové situaci vám Aptien pomůže vytvořit přehled všeho, co je na daného zaměstnance navázáno, aby byla jeho práce nebo pracovní pomůcky v pořádku předány. 

  1. Projděte přehled všech věcí (souvislostí a informací), které jsou se zaměstnancem spojené. Tento výčet snadno získáte z jeho osobní karty v Evidenci zaměstnanci, konkrétně ze záložky "Souvislosti". Na té samé kartě získáte také seznam všech pracovních pomůcek, které měl zaměstnanec vydané, pokud je v systému vedete. Můžete k tomu využít report "Detail položky" nebo "Odchod zaměstnance" 
  2. Proveďte převzetí všech věcí, které jsou zaznamenané v souvislostech zaměstnance a do systému vše zaznamenejte
  3. V den jeho odchodu jděte do "Administrace" a smažte uživatele (viz dále), tím odeberete zaměstnanci oprávnění přistupovat k informacím v Aptienu
  4. V evidenci zaměstnanců vyřaďte zaměstnance z evidence (viz dále)

Jak postupovat při propuštění zaměstnance když je nutné rychlé jednání

Propuštění zaměstnance znamená rychlé jednání. Většinou je spojené s okamžitým odebráním přístupových oprávnění, aby nedošlo k ohrožení firemních informací. Proto doporučujeme následující postup: 

  1. Jděte do sekce "Administrace" a do záložky „Uživatelé“, vyberte příslušného uživatele a odeberte mu licenci nastavením volby "bez licence", změnu uložte. Uživatel bez licence se nemůže do Aptienu přihlásit. Následně můžete uživatele smazat. Pokud uživatele smažete, jde o nevratnou operaci. Dojde zároveň k výmazu všech jeho aktivit (např. úkolů, hlídačů nebo dalších povinností, které měl na sebe napojeny, a které by měly nebo mohly být předány na jiného uživatele). Před smazáním uživatele budete na tyto souvislosti upozorněni
  2. Pozor, pokud uživateli pouze změníte heslo, budou na jeho e-mailovou adresu stále chodit upozornění, například z hlídačů nebo z úkolů
  3. Další postup je stejný jako je popsaný v bodech 1, 2, 4 viz výše Jak postupovat při odchodu zaměstnance 

Výmazem uživatele nebude nijak dotčený jeho záznam v evidenci Zaměstnanců. Tam je třeba daného zaměstnance také vyřadit, což doporučujeme udělat dle níže uvedeného postupu.    

Jak smazat uživatele

Tento úkon provedete v administraci a v záložce "Uživatelé“ následujícím způsobem:

  1. Vyberte daný uživatelský účet, který chcete smazat
  2. Klikněte v pravém horním rohu na ikonu tří horizontálních teček
  3. Zvolte „Smazat uživatele“, tím se odstraní uživatel i jeho aktivity viz výše
  4. Smazaného uživatele nyní ještě vyřaďte z evidence "Zaměstnanci"

Jak vyřadit zaměstnance

V Evidenci Zaměstnanci vyberete daného zaměstnance a přes pravé tlačítko vybere možnost „Uzavřít (vyřadit položku z evidence)“. Tím dojde k archivaci záznamu zaměstnance a už se vám nebude zobrazovat mezi aktivními zaměstnanci.