Tento článek je určený pro personalisty.
Odchod zaměstnance je citlivá událost. Ještě citlivější je propuštění zaměstnance, které s sebou nese potřebu rychlého jednání a nutnosti zabezpečení důležitých firemních informací uložených v systému.
Jak postupovat při odchodu zaměstnance
Řízený a klidný odchod zaměstnance znamená vzájemnou dohodu a z toho plynoucí řízený proces předávání pracovních povinností, úkolů, různých dokumentů, informací nebo třeba pracovních pomůcek. V takové situaci vám Aptien pomůže vytvořit přehled všeho, co je na daného zaměstnance navázáno, aby byla jeho práce nebo pracovní pomůcky v pořádku předány.
- Projděte přehled všech věcí (souvislostí a informací), které jsou se zaměstnancem spojené. Tento výčet snadno získáte z jeho osobní karty v Evidenci zaměstnanci, konkrétně ze záložky "Souvislosti". Na té samé kartě získáte také seznam všech pracovních pomůcek, které měl zaměstnanec vydané, pokud je v systému vedete. Můžete k tomu využít report "Detail položky" nebo "Odchod zaměstnance"
- Proveďte převzetí všech věcí, které jsou zaznamenané v souvislostech zaměstnance a do systému vše zaznamenejte
- V den jeho odchodu jděte do "Administrace" a smažte uživatele, tím odeberete zaměstnanci oprávnění přistupovat k informacím v Aptienu
- V evidenci zaměstnanců vyřaďte zaměstnance z evidence (viz dále)
Jak postupovat při propuštění zaměstnance když je nutné rychlé jednání
Propuštění zaměstnance znamená rychlé jednání. Většinou je spojené s okamžitým odebráním přístupových oprávnění, aby nedošlo k ohrožení firemních informací. Proto doporučujeme následující postup:
- Jděte do sekce "Administrace" a do záložky „Uživatelé“, vyberte příslušného uživatele a odeberte mu licenci nastavením volby "bez licence", změnu uložte. Uživatel bez licence se nemůže do Aptienu přihlásit. Následně můžete uživatele smazat. Pokud uživatele smažete, jde o nevratnou operaci. Dojde zároveň k výmazu všech jeho aktivit (např. úkolů, hlídačů nebo dalších povinností, které měl na sebe napojeny, a které by měly nebo mohly být předány na jiného uživatele). Před smazáním uživatele budete na tyto souvislosti upozorněni
- Pozor, pokud uživateli pouze změníte heslo, budou na jeho e-mailovou adresu stále chodit upozornění, například z hlídačů nebo z úkolů
- Další postup je stejný jako je popsaný v bodech 1, 2, 4 viz výše Jak postupovat při odchodu zaměstnance
Výmazem uživatele nebude nijak dotčený jeho záznam v evidenci Zaměstnanců. Tam je třeba daného zaměstnance také vyřadit, což doporučujeme udělat dle níže uvedeného postupu.
Jak smazat uživatele
Tento úkon provedete v administraci v záložce "Uživatelé“ tím, že odebere danému zaměstnanci licenci a to následujícím způsobem:
- Přejděte do Administrace
- Vyberte menu "Uživatelé"
- Vyberte zaměstnance, jehož chcete ze systému odstranit, kterého chcete smazat
- V pravé části vyberte ikonu "Odebrat licenci"
- Tím dojde k odstranění (zneaktivnění) uživatele
- Samotný uživatelský účet zůstane zachovaný z důvodů historie a auditní stopy
- Neaktivní uživatel se již do systému nemůže přihlásit
Jak vyřadit zaměstnance
- V Evidenci Zaměstnanci vyberete daného zaměstnance a přes pravé tlačítko vybere možnost „Uzavřít (vyřadit položku z evidence)“.
- Tím dojde k archivaci záznamu zaměstnance a už se vám nebude zobrazovat mezi aktivními zaměstnanci.
