Tento článek je určený personalistům, IT manažerům a dalším lidem zapojeným do odchodu zaměstnance.
Proč firmy potřebují jasný postup při odchodu zaměstnance?
Odchod zaměstnance z firmy není jen formalita. Je to moment, kdy firma často ztrácí přehled o tom:
- co má zaměstnanec vrátit a komu ve firmě to má vrátit
- které přístupy do firemních systémů nebo licence mají být zrušené a kdo je má zrušit
- co je potřeba podepsat nebo archivovat
- jaká je zákonná povinnost při ukončení pracovního poměru
Firmy, které nemají jasný checklist pro odchod zaměstnance, riskují ztrátu majetku, porušení GDPR, bezpečnostní rizika i právní komplikace. V tomto článku vám ukážeme, jak si vytvořit jednoduchý, ale profesionální checklist pro ukončení pracovního poměru, jak ho přizpůsobit vaší firmě.
Jak vytvořit checklist pro odchod zaměstnanců
- otevřete evidenci zaměstnanců. V ní máte všechny zaměstnance rozdělené podle pracovních pozic
- V ní vyberte jakéhokoliv zaměstnance
- Přejděte do záložky "Plány aktivit", zde vytvoříte upravíte checklist pro odchod
- Zvolte "Přidat aktivitu"
- Pojmenujte aktivitu odchodu zaměstnance podle svých zvyklostí
Aktivity pro odchod zaměstnance zakládáte buď ke všem zaměstnancům nebo k určité pracovní pozici nebo individuálně ke konkrétnímu zaměstnanci
- Pro všechny znamená, že aktivita odchodu bude vytvořena pro všechny zaměstnance
- Pro kategorii znamená, že aktivita odchodu bude založena pro danou pracovní pozici. Pokud chcete založit pro jinou pracovní pozici, vyberte zaměstnance s danou pracovní pozicí a založte aktivitu odchodu z ní
- Pouze pro tuto položku znamená, že aktivita odchodu bude založena pouze pro vybraného zaměstnance
- Naprostou většinu aktivit odchodu zaměstnance založíte jako jednorázovou
Odchod konkrétního zaměstnance - jak naplánovat a potvrdit
- Jakmile máte aktivity naplánované, zobrazí se vám tlačítko pro potvrzení
- Tyto aktivity poté potvrdíte, jakmile konkrétní zaměstnanec bude odcházet
Vzorový checklist pro odchod zaměstnance
Zde je příklad checklistu, který si můžete přizpůsobit v Aptien nebo použít jako základ pro vlastní šablonu.
- Potvrzení výpovědi nebo dohody
- Informování HR, IT, nadřízeného, recepce
- Stanovení termínu posledního pracovního dne
- Vracení vybavení a majetku, pracovního vybavení
- Zrušení přístupů do aplikací, SaaS, Cloud
- Zpracování poslední mzdy
- Předání výstupních dokumentů (např. NDA, dohod), potvrzení o zaměstnání, ELDP
- Výstupní pohovor a zpětná vazba
- Vyhodnocení dat pro HR a vedení
- Kontrola splnění všech kroků
- Archivace osobního spisu