Co znamená odchod zaměstnance jednou větou lidsky
- Ukončení pracovního poměru je proces, který zahrnuje všechno, co je potřeba zařídit, když zaměstnanec odchází z firmy – například vrácení vybavení, zrušení přístupů a vyřízení potřebných dokumentů.
Co znamená odchod zaměstnance v praxi pro rostoucí firmy
Co jste dříve zvládali v excelu, už s větším týmem prostě nejde. Pro malé a střední firmy není ukončení pracovního poměru jen formalita – je to klíčové pro:
- ochranu firemních dat a systémů včasným odebráním přístupů
- předcházení ztrátám notebooků, telefonů nebo klíčů díky správné evidenci majetku
- úsporu času a snížení chaosu v HR oddělení pomocí jasných, opakovatelných kroků
- zajištění souladu s právními, IT nebo auditorskými požadavky
- a udržení dobrého jména zaměstnavatele i při odchodu zaměstnance
Bez dobře nastaveného procesu ukončení pracovního poměru riskují malé týmy bezpečnostní mezery, ztrátu majetku, problémy s dodržováním předpisů a zbytečný stres.
Celý proces odchodu zaměstnance zahrnuje vše od předávání práce, přenosu znalostí až po formální ukončení zaměstnaneckého poměru. Jeho základní kroky tedy jsou:
- Dokončení rozdělané práce a úkolů
- Předávání rozdělané práce a úkolů na následovníky nebo jiné pracovníky
- Předání funkcí a odpovědností, pravomocí na následovníky nebo jiné pracovníky
- Vrácení pracovního vybavení, majetku, nářadí nebo dalších předmětů
- Vrácení nebo změna hesel, klíčů, vstupních karet
- Změna přístupů do firemních systémů, e-mailu a podobně
- Výstupní rozhovor při ukončení pracovního poměru
- Výstupní dotazník
- Vyřešení dovolené, odstupné
- Formální dokumenty (výstupní list, potvrzení o příjmech atd.)
Výstupní pohovor
- Provedení závěrečného rozhovoru za účelem získání zpětné vazby a poznatků od odchozího zaměstnance
Předávání práce a znalostí
- Přenos znalostí je postupný nebo jednorázový, pamatujte, že některé znalosti nelze předat v jednotkách hodin nebo dnů
- Zahrnuje předávání kompletní práce zaměstnance, jeho agendy, procesů, úkolů
- Dokončení a předání práce – převzetí povinností, odpovědností a pravomocí
- Zaškolení nástupu
Odebrání přístupů a oprávnění
- Zvládnutý odchod zaměstnance je důležitý také z pohledu bezpečnosti
- Je nutné zaměstnanci odebrat všechny jeho přístupy
- Přístupy k fyzickým prostorům - odevzdání klíčů, vstupních karet, PINů a podobně
- Odebrat přístupy k systémům, kam měl zaměstnanec přístup, firemní aplikace, software, cloudové služby, VPN, přístupy na sdílená úložiště
- Případně změnit hesla
Odevzdání pracovního vybavení a firemního majetku
- Firma musí mít přehled všech pracovních pomůcek a pracovního vybavení, které zaměstnanec využíval
- Jde nejčastěji o telefon, počítač, různé nástroje, přístroje a další vybavení
Vyřízení papírování a legislativních povinností
- Nezbytné je dodržení zákonných povinností a správné vyřízení všech dokumentů
- Ukončení pracovní smlouvy, výpověď
- Všechny dokumenty které vyžaduje stát a legislativa
Proč je offboarding zaměstnance důležitý?
- Zvládnutý offboarding zaměstnanců je klíčový pro udržení kontinuity fungování organizace, je důležitý z pohledu bezpečnosti i z pohledu udržení dobré pověsti vaší organizace. Je to kompletní proces, nejen vyplněný checklist na recepci.
- Důležitá je role nadřízeného manažera a vzájemná spolupráce. Dobrou komunikací se zabrání šíření polopravd a spekulací.
Jak Aptien pomůže s odchodem zaměstnance
Přehled pracovního vybavení a úkolů odcházejícího pracovníka
Naplánování úkolů a koordinace všech zúčastněných
- V Aptienu snadno vytvoříte svůj vlastní seznam a plán všech kroků a činností, které musí být při odchodu zaměstnance provedené.
- Díky tomu můžete koordinovat úkoly a práci všech jednotlivců i oddělení zapojených do odchodu zaměstnance
