Co znamená a co zahrnuje odchod zaměstnance (offboarding)
Offboarding zaměstnance je proces odchodu, když zaměstnanec ukončuje svůj zaměstnanecký poměr a opouští organizaci. Celý proces odchodu zahrnuje vše od předávání práce, přenosu znalostí až po formální ukončení zaměstnaneckého poměru. Jeho základní kroky tedy jsou:
- Dokončení rozdělané práce a úkolů
- Předávání rozdělané práce a úkolů na následovníky nebo jiné pracovníky
- Předání funkcí a odpovědností, pravomocí na následovníky nebo jiné pracovníky
- Vrácení pracovního vybavení, majetku, nářadí nebo dalších předmětů
- Vrácení nebo změna hesel, klíčů, vstupních karet
- Změna přístupů do firemních systémů, e-mailu a podobně
- Výstupní rozhovor při ukončení pracovního poměru
- Výstupní dotazník
- Vyřešení dovolené, odstupné
- Formální dokumenty (výstupní list, potvrzení o příjmech atd.)
Předávání práce
- Přenos znalostí je postupný nebo jednorázový, pamatujte, že některé znalosti nelze předat v jednotkách hodin nebo dnů
- Zahrnuje předávání kompletní práce zaměstnance, jeho agendy, procesů, úkolů
- Dokončení a předání práce – převzetí povinností, odpovědností a pravomocí
- Zaškolení nástupu
Odebrání přístupů a oprávnění
- Zvládnutý odchod zaměstnance je důležitý také z pohledu bezpečnosti
- Je nutné zaměstnanci odebrat všechny jeho přístupy
- Přístupy k fyzickým prostorům - odevzdání klíčů, vstupních karet, PINů a podobně
- Odebrat přístupy k systémům, kam měl zaměstnanec přístup, firemní aplikace, software, cloudové služby, VPN, přístupy na sdílená úložiště
- Případně změnit hesla
Odevzdání pracovního vybavení
- Firma musí mít přehled všech pracovních pomůcek a pracovního vybavení, které zaměstnanec využíval
- Jde nejčastěji o telefon, počítač, různé nástroje, přístroje a další vybavení
Vyřízení papírování a legislativních povinností
- Nezbytné je dodržení zákonných povinností a správné vyřízení všech dokumentů
- Ukončení pracovní smlouvy, výpověď
- Všechny dokumenty které vyžaduje stát
Proč je offboarding zaměstnance důležitý?
- Zvládnutý offboarding zaměstnanců je klíčový pro udržení kontinuity fungování organizace, je důležitý z pohledu bezpečnosti i z pohledu udržení dobré pověsti vaší organizace. Je to kompletní proces, nejen vyplněný checklist na recepci.
- Důležitá je role nadřízeného manažera a vzájemná spolupráce. Dobrou komunikací se zabrání šíření polopravd a spekulací.
Jak Aptien pomůže s odchodem zaměstnance
Přehled pracovního vybavení a úkolů odcházejícího pracovníka
- Na kartě zaměstnance vidíte veškeré pracovní vybavení, úkoly a odpovědnosti, které musí zaměstnanec předat
Naplánování úkolů a koordinace všech zúčastněných
- V Aptienu snadno vytvoříte svůj vlastní seznam a plán všech kroků a činností, které musí být při odchodu zaměstnance provedené.
- Díky tomu můžete koordinovat úkoly a práci všech jednotlivců i oddělení zapojených do odchodu zaměstnance
