Jak vytvořit checklist pro odchod zaměstnance

Datum poslední aktualizace: 31. 07. 2025

Tento článek je určený personalistům, IT manažerům a dalším lidem zapojeným do odchodu zaměstnance.

Proč potřebujete jasný postup při odchodu zaměstnance

Odchod zaměstnance z firmy není jen formalita. Je to moment, kdy firma často ztrácí přehled o tom:

  • co má zaměstnanec vrátit a komu ve firmě to má vrátit
  • které přístupy do firemních systémů nebo licence mají být zrušené a kdo je má zrušit
  • co je potřeba podepsat nebo archivovat
  • jaká je zákonná povinnost při ukončení pracovního poměru

Firmy, které nemají jasný checklist pro odchod zaměstnance, riskují ztrátu majetku, porušení GDPR, bezpečnostní rizika i právní komplikace. V tomto článku vám ukážeme, jak si vytvořit jednoduchý, ale profesionální checklist pro ukončení pracovního poměru, jak ho přizpůsobit vaší firmě.

Plán a postup odchodu vychází z vašich směrnic 

Konkrétní plán postupu při odchodu zaměstnance máte popsaný ve svých HR směrnicích a personálních předpisech, měl by zahrnovat minimálně: 

  1. Kdy offboarding začíná a kdo ho koordinuje – při výpovědi?
  2. Kdo je za co odpovědný – HR, manažer, IT, recepce?
  3. Jaké vybavení nebo přístupy je třeba vrátit?
  4. Jaké dokumenty musí být podepsány nebo archivovány?
  5. Kdy a jak proběhne výstupní pohovor?
  6. Jaký způsobem vše dokládáte (písemně, digitálně, vzory předávacích protokolů)

Jak funguje řízení odchodu zaměstnance

1. Vytvoříte seznam úkolů, checklist pro odchod, tedy co dělat.

  • Zadáte všechny nezbytné kroky a úkoly pro proces offboardingu
  • Seznam vám bude sloužit jako šablona

2. Naplánujte konkrétní termíny a přidělíte úkoly (Kdy a Kdo)

  • Při odchodu konkrétního zaměstnance jednotlivé kroky naplánujete
  • Kdy to udělat: Naplánujte každý úkol podle časové osy offboardingu
  • Kdo by to měl dělat: Přidělíte odpovědnost příslušným členům týmu

3. Potvrzujete splnění kroků

  • Následně vy nebo odpovědní manažeři potvrzují splnění kroků a úkolů a dokumentují je
  • Potvrzují splnění a přikládají dokumentaci: Tím zajistíte, aby byla vyplněna a připojena veškerá relevantní dokumentace (např. protokol o předání svěřeného majetku).

Jak vytvořit checklist pro odchod zaměstnanců 

  1. otevřete evidenci zaměstnanců. V ní máte všechny zaměstnance rozdělené podle pracovních pozic
  2. V ní vyberte jakéhokoliv zaměstnance
  3. Přejděte do záložky "Plány aktivit", zde vytvoříte upravíte checklist pro odchod
  4. Zvolte "Přidat aktivitu"
  5. Pojmenujte aktivitu odchodu zaměstnance podle svých zvyklostí  
plán odchodu zaměstnance

 Aktivity pro odchod zaměstnance zakládáte buď ke všem zaměstnancům nebo k určité pracovní pozici nebo individuálně ke konkrétnímu zaměstnanci

  • Pro všechny znamená, že aktivita odchodu bude vytvořena pro všechny zaměstnance
  • Pro kategorii znamená, že aktivita odchodu bude založena pro danou pracovní pozici. Pokud chcete založit pro jinou pracovní pozici, vyberte zaměstnance s danou pracovní pozicí a založte aktivitu odchodu z ní 
  • Pouze pro tuto položku znamená, že aktivita odchodu bude založena pouze pro vybraného zaměstnance
  • Naprostou většinu aktivit odchodu zaměstnance založíte jako jednorázovou 

Odchod konkrétního zaměstnance - jak naplánovat a potvrdit

Vzorový checklist pro odchod zaměstnance

Zde je příklad checklistu, který si můžete přizpůsobit v Aptien nebo použít jako základ pro vlastní šablonu.

  • Potvrzení výpovědi nebo dohody
  • Informování HR, IT, nadřízeného, recepce
  • Stanovení termínu posledního pracovního dne
  • Vracení vybavení a majetku, pracovního vybavení
  • Zrušení přístupů do aplikací, SaaS, Cloud
  • Zpracování poslední mzdy
  • Předání výstupních dokumentů (např. NDA, dohod), potvrzení o zaměstnání, ELDP
  • Výstupní pohovor a zpětná vazba
  • Vyhodnocení dat pro HR a vedení
  • Kontrola splnění všech kroků
  • Archivace osobního spisu