Tento článek je určený personalistům, IT manažerům a dalším lidem zapojeným do odchodu zaměstnance.
Proč potřebujete jasný postup při odchodu zaměstnance
Odchod zaměstnance z firmy není jen formalita. Je to moment, kdy firma často ztrácí přehled o tom:
- co má zaměstnanec vrátit a komu ve firmě to má vrátit
- které přístupy do firemních systémů nebo licence mají být zrušené a kdo je má zrušit
- co je potřeba podepsat nebo archivovat
- jaká je zákonná povinnost při ukončení pracovního poměru
Firmy, které nemají jasný checklist pro odchod zaměstnance, riskují ztrátu majetku, porušení GDPR, bezpečnostní rizika i právní komplikace. V tomto článku vám ukážeme, jak si vytvořit jednoduchý, ale profesionální checklist pro ukončení pracovního poměru, jak ho přizpůsobit vaší firmě.
Plán a postup odchodu vychází z vašich směrnic
Konkrétní plán postupu při odchodu zaměstnance máte popsaný ve svých HR směrnicích a personálních předpisech, měl by zahrnovat minimálně:
- Kdy offboarding začíná a kdo ho koordinuje – při výpovědi?
- Kdo je za co odpovědný – HR, manažer, IT, recepce?
- Jaké vybavení nebo přístupy je třeba vrátit?
- Jaké dokumenty musí být podepsány nebo archivovány?
- Kdy a jak proběhne výstupní pohovor?
- Jaký způsobem vše dokládáte (písemně, digitálně, vzory předávacích protokolů)
Jak funguje řízení odchodu zaměstnance
1. Vytvoříte seznam úkolů, checklist pro odchod, tedy co dělat.
- Zadáte všechny nezbytné kroky a úkoly pro proces offboardingu
- Seznam vám bude sloužit jako šablona
2. Naplánujte konkrétní termíny a přidělíte úkoly (Kdy a Kdo)
- Při odchodu konkrétního zaměstnance jednotlivé kroky naplánujete
- Kdy to udělat: Naplánujte každý úkol podle časové osy offboardingu
- Kdo by to měl dělat: Přidělíte odpovědnost příslušným členům týmu
3. Potvrzujete splnění kroků
- Následně vy nebo odpovědní manažeři potvrzují splnění kroků a úkolů a dokumentují je
- Potvrzují splnění a přikládají dokumentaci: Tím zajistíte, aby byla vyplněna a připojena veškerá relevantní dokumentace (např. protokol o předání svěřeného majetku).
Jak vytvořit checklist pro odchod zaměstnanců
- otevřete evidenci zaměstnanců. V ní máte všechny zaměstnance rozdělené podle pracovních pozic
- V ní vyberte jakéhokoliv zaměstnance
- Přejděte do záložky "Plány aktivit", zde vytvoříte upravíte checklist pro odchod
- Zvolte "Přidat aktivitu"
- Pojmenujte aktivitu odchodu zaměstnance podle svých zvyklostí
Aktivity pro odchod zaměstnance zakládáte buď ke všem zaměstnancům nebo k určité pracovní pozici nebo individuálně ke konkrétnímu zaměstnanci
- Pro všechny znamená, že aktivita odchodu bude vytvořena pro všechny zaměstnance
- Pro kategorii znamená, že aktivita odchodu bude založena pro danou pracovní pozici. Pokud chcete založit pro jinou pracovní pozici, vyberte zaměstnance s danou pracovní pozicí a založte aktivitu odchodu z ní
- Pouze pro tuto položku znamená, že aktivita odchodu bude založena pouze pro vybraného zaměstnance
- Naprostou většinu aktivit odchodu zaměstnance založíte jako jednorázovou
Odchod konkrétního zaměstnance - jak naplánovat a potvrdit
- Jakmile je checklist odchodu nastavený, zobrazí se vám u každé aktivity tlačítko pro naplánování
- Tyto aktivity poté naplánujete a potvrdíte, jakmile konkrétní zaměstnanec bude odcházet
Vzorový checklist pro odchod zaměstnance
Zde je příklad checklistu, který si můžete přizpůsobit v Aptien nebo použít jako základ pro vlastní šablonu.
- Potvrzení výpovědi nebo dohody
- Informování HR, IT, nadřízeného, recepce
- Stanovení termínu posledního pracovního dne
- Vracení vybavení a majetku, pracovního vybavení
- Zrušení přístupů do aplikací, SaaS, Cloud
- Zpracování poslední mzdy
- Předání výstupních dokumentů (např. NDA, dohod), potvrzení o zaměstnání, ELDP
- Výstupní pohovor a zpětná vazba
- Vyhodnocení dat pro HR a vedení
- Kontrola splnění všech kroků
- Archivace osobního spisu