Řízení stavební zakázky od obchodu až po realizaci
Pro malou stavební nebo montážní firmu je klíčové mít všechny informace o projektech pod kontrolou v jednom systému – od prvního kontaktu se zákazníkem až po předání hotového díla. Pokud jsou data roztříštěná mezi tabulkami, e-maily a papírovými poznámkami, dochází ke zmatkům, zpožděním a chybám.
Sdílení informací ušetří spoustu práce
V excelu a po mailech můžete řídit práce ve dvou, ve třech lidech. Když je vás ale více, tak to už v excelu nedáte. To sami dobře víte. Vynaložené úsilí na řízení stavby se hodně odvíjí od plynulosti komunikace a sdílení informací mezi všemi zúčastněnými. Pokud máte k dispozici sdílené informace na "jednom místě pravdy" informace najdete snadněji než v roztříštěných emailech.
- všichni vidí aktuální informace
- nemusíte se doptávat obchodníka
- nemusíte pořád něco dohledávat v emailech
- dokumenty (plány, revize, povolení) jsou uložené na jednom místě a snadno dostupné.
Spojení obchodu i realizace stavebních zakázek v jednom systému
Mít všechny informace v jednom systému výrazně omezuje chyby způsobené starými informacemi, verzemi dokumentů nebo špatnou komunikací. Jedno centrální řešení, které propojí obchod, řízení stavby, sledování termínů i správu subdodavatelů, pomůže výrazně zvýšit efektivitu i spokojenost zákazníků.
- Řídíte veškerou práci a komunikaci na zakázce od nabídky až po realizaci.
- Nic se vám neztratí.
1. Obchodní případy, evidence zákazníků a vedení obchodních jednání
Každý stavební projekt začíná obchodní činností. Buď vyřizujete poptávky vašich klientů nebo váš obchodní tým aktivně řeší vlastní obchodní aktivity a hledá budoucí zákazníky. Každopádně vždy potřebujete jednotlivé obchodní případy řídit a vést k nim všechny informace, abyste měli vše pod kontrolou. Vedení obchodních případů vám pomůže udržet si přehled, na co jste se se zákazníkem domluvili a kdy je třeba se mu znovu ozvat. Už v této fázi je důležité mít systém, kde:
- Evidujete kontaktní údaje zákazníka
- Zaznamenáte jeho požadavky a vše, co s ním dohodnete
- Zaznamenáváte výsledky z osobních jednání, telefonátů nebo e-mailové komunikace
- Sledujete stavy obchodního případu (např. "poptávka", "nabídka poslána", "smlouva podepsána").
Jak řídit obchodní případy, obchodní proces a jednání se zákazníky
Důležité je mít všechny informace pohromadě a pod kontrolou od prvního okamžiku. Jinak se vše rozjede a vy budete neustále dokola hledat jedny a ty samé informace po různým místech. Pokud vše od prvního okamžiku zadáte do Aptienu, ušetříte si později spousty času.
- Otevřete evidenci obchodních případů
- Vytvoříte nový obchodní případ
- Uložíte základní informace o obchodním případu a zákazníkovi
- Přiložíte zadávací dokumentaci, poptávku nebo nabídku do příloh
- V zápisech u obchodního případu vedete informace z jednání, zápisy, dokumenty, a vše snadno dohledáte.
2. Realizace stavby
Jakmile se obchod uzavře, informace o zákazníkovi a smluvených podmínkách se pro vás stávají zásadním výchozím bodem, na který musíte po celou dobu realizace navazovat. Nyní potřebujete naplánovat klíčové milníky, datumy a koordinovat veškerou práci na realizaci stavební zakázky, zejména
- Připravit vše potřebné, aby stavba probíhala hladce
- Naplánovat, rozdělit a řídit práci na stavbě
- Řídit vybavení a lidi na stavbě
- Dokumentovat průběh stavby
- Řídit rizika a bezpečnost stavby
Pokud máte veškeré informace o stavbě na jednom místě a všichni pracují na stejné stránce, významně eliminujete riziko, že se vám při ručním přepisování údajů nebo komunikaci něco ztratí nebo dojde k nedorozumění. Všichni v týmu mají přístup ke stejným aktuálním informacím a ví, co a kdy mají udělat.
Příprava a naplánování stavby
- Vytvořte novou stavební zakázku
- Zadejte všechny podstatné informace
- Do příloh nahrajte všechny potřebné dokumenty
- Naplánujte všechny klíčové milníky stavby
- Přiřaďte odpovědné osoby ke konkrétním úkolům
Řízení práce na stavbě
Jakmile se rozběhne práce na stavbě, komunikace s lidmi, kteří se na stavbě podílejí je klíčová a může způsobit komunikační nebo mailové peklo. Nedorozumění nebo jiný informační šum pak vedou ke zbytečným nákladům nebo nespokojenosti klienta. Aptien vám umožní jednak řídit práci pomocí úkolů nebo například vést zápisy. To vše oceníte s rostoucím počtem lidí, kteří se na zakázce podílejí nebo s odstupem času, kdy se na zakázce dělalo to a to.
- Potřebujete mít přehled o aktuální situace na stavbě a všech důležitých termínech
- Koordinuje úkoly a řídíte práci vašich lidí i práci subdodavatelů pomocí úkolů
- Pokud se na plnění zakázky podílejí subdodavatelé, které potřebujete řídit, využijete k tomu extranet.
- Sledujete postup realizace v reálném čase
Dokumentace průběhu a skutečného stavu stavby
Všechny informace včetně kontaktních údajů, dokumentace nebo pořízených fotografií pohodlně povede u každé jednotlivé stavební zakázky. Záznamy toho, co se dohodlo s klientem nebo při schůzkách realizačního týmu je stejně důležité jako následné řízení práce. Záznamy o všech schůzkách, emailech nebo telefonátech oceníte hlavně zpětně, když se budete chtít podívat, co jste dohodli. Úkoly a řízení práce na zakázce
- Vedení stavebního deníku a zápisů všech aktivit a podstatných událostí ke stavbě
- Vedete také další informace, fotodokumentaci a skutečnosti o průběhu zakázky
- Zachycení stavu pomocí záznamů a fotografií, Dokumentujte průběh stavby (např. fotodokumentace), Podívejte se na návod, jak dělat fotodokumentaci z průběhu stavby
- Vedete skutečnou dokumentaci stavu stavby
- Přehled vybavení stavby
- Zápisy a poznámky ze schůzek se subdodavateli pomáhá zaznamenat diskuse, rozhodnutí a následná opatření pro každou zakázku
- Zápisy a poznámky ze schůzek – Zaznamenávejte diskuse, rozhodnutí a následná opatření pro každý projekt.
- Denní protokoly a zprávy – Dokumentujte denní aktivity na pracovišti, problémy nebo změny v rozsahu.
- Fotodokumentace a inspekční protokoly pomáhají zachytit skutečný stav stavby – zachycujte a ukládejte snímky postupu staveniště nebo dokončených instalací.
Přehled a řízení vybavení a techniky na stavbě
- Mít reálný přehled o vybavení na stavbách snižuje riziko ztráty nebo poškození vybavení a strojů na stavbách
- Jaké vybavení, stavební stroje, ruční nářadí nebo jiné vybavení máte na svých staveništích nebo stavebních zakázkách
- Vybavení je přiřazené buď stavbě nebo svěřené konkrétním lidem
- Vedete záznamy o tom, kdo je zodpovědný za které vybavení a nářadí a kdy jsou vráceny.
- Hlídání a sledování údržby strojů a vybavení staveniště zasílá automatická připomenutí odpovědným lidem
- Podívejte se, jak můžete k jednotlivým stavbám a stavebním zakázkám přiřadit stavební stroje a další vybavení
Řízení rizik a bezpečnosti na stavbě
- Správa pracovních povolení a shody – Uchovávejte a spravujte bezpečnostní povolení, posouzení rizik a záznamy o kontrolách.
- Hlášení incidentů – Zaznamenávejte a sledujte bezpečnostní incidenty nebo rizika na pracovištích.
- Vydávání OOPP pracovníkům na stavbě
- Certifikace a školení zaměstnanců – Veďte záznamy o certifikacích pracovníků (např. BOZP, licence pro elektrotechniky).
Shrnutí, jak vám Aptien zjednoduší řízení stavebních zakázek a projektů
Aptien pomáhá stavebním firmám řídit veškeré informace od obchodu až po realizaci v jednom prostředí. Poskytuje centralizovanou platformu pro organizaci úkolů, sledování aktiv a zlepšení týmové spolupráce. Na jednom místě máte snadno dohledatelné všechny informace a aktivity spojené se stavbou - od přijetí nové zakázky od zákazníka až po zachycení skutečnosti. Ke každé zakázce vedete co potřebujete a řídíte si práci na ní pomocí úkolů. U termínů a úkolů průběžně sledujete jejich plnění a díky přehlednému zobrazení stavů získáte snadno přehled nad všemi stavebními zakázkami.
Dokumentaci ke každé stavbě vedete v přílohách na jednom místě tak, aby byla přístupná všem lidem, kteří se na stavbě podílejí. Přímo ke každé zakázce vedete zápisy i deník stavby, poznámky z jednání nebo poznámky z aktivit a to jak vaše interní, tak jednání se zákazníky nebo dodavateli. Klíčové termíny na zakázce si ohlídáte pomocí hlídačů.
Vedení obchodních informací a informací z jednání
- Veškeré informace z obchodního jednání se zákazníky
- Řízení celé obchodní fáze
- Nabídky, poptávky a další obchodní závěry
Řízení a koordinace práce na stavbách
- Kontrolní seznamy vám pomohou nezapomenou na žádný důležitý termín nebo úkol
- Pro řízení práce subdodavatelů využijete extranet.
- Sledujte postup realizace v reálném čase na stránce stavby, protože máte skutečný stav stavby i fotografie ze stavby
- Máte přehled o vybavení staveniště
- Znáte rizika stavby a máte v pořádku dokumentaci pro kontroly bezpečnosti práce