Co znamená hlídání termínů a datumů?
Změna datumů a termínů znamená, že Aptien automaticky hlídá zadané konkrétní datum ve vaší evidenci.
Nejčastější situace hlídání termínů
Podívejte se na příklady, co konkrétně můžete pomocí hlídače termínů vyřešit:
- Ukončení a obnovení smlouvy – upozornění před vypršením platnosti nebo automatickým obnovením smlouvy
- Zkušební doba zaměstnanců – připomenutí pro manažery, na konec zkušební doby zaměstnance
- Konec záruky vybavení – upozornění před vypršením platnosti záruky
- Narozeniny zaměstnanců – připomenutí, abyste si všimli a oslavili narozeniny zaměstnanců.
Jak nastavit hlídání termínu, konkrétního datumu
Hlídače je možné zapnout u datumových polí, které vedete ve svých evideních. Můžete mít zapnuto více hlídačů a můžete je kdykoliv libovolně měnit.
- Vyberte položku v evidenci (smlouvy, majetek nebo jinou) kterou potřebujete ohlídat
- Vyberte pole s datumem
- Klikněte na ikonu hlídacího psa a poté vyberte "+ Nastavit nové hlídání"
- Vyplňte název hlídače
- Nastavte si hlídače podle vašich potřeb (možnosti hlídačů jsou popsány níže)
- V nastavení každého hlídače máte dále možnost určit, jaké kolegy hlídač ještě upozorní. Nebo zda z hlídače má vzniknout úkol, tedy pokud aktivita vyžaduje realizaci určité činnosti, je vhodné vytvořit úkol pro odpovědné uživatele
- Uložte
Jednorázové upozornění v konkrétní den
- Potřebujete být upozorněni v konkrétní den u jedné položky v evidenci? Od toho tu je hlídání konkrétního dne, který si zvolíte v kalendáři.
- Upozornění o hlídači dostanete vždy do vašeho inboxu a zároveň do vaší emailové schránky, a to o půlnoci před začátkem dne, který si nastavíte. Například si budete chtít ohlídat datum 27.11.2020 a hlídač vám pošle upozornění o půlnoci dne 26.11.2020, takže ve chvíli, kdy ráno otevřete emailovou schránku nebo aplikaci, už budete upozorněni na tento konkrétní den.
Opakované upozornění na konkrétní datum
Potřebujete opakovaně upozornit na konkrétní datum? Od toho tu je opakované hlídání.
- zvolíte, jak často potřebujete dostávat upozornění
- nastavení konce platnosti daného hlídače nebo necháte hlídač jako trvalý
Pokud vyberete možnost jednou za dva dny, je důležité myslet na fakt, že den zapnutí hlídače se vám počítá jako první den a upozornění v tomto případě dostanete tedy další den. Pokud potřebujete dostávat upozornění každý pátek, zvolte si možnost týden a zaškrtněte pátek. Když v pátek ráno otevřete email nebo aplikaci, upozornění již bude čekat na vyřízení a na nic díky tomu nezapomenete.
