Hlídači vás upozorní nejen na důležité termíny
Pokud potřebujete ohlídat konce platnosti smluv, narozeniny zaměstnanců, termíny záruk, upozornit na schválenou fakturu nebo hlídat jiné události a změny, k tomu slouží hlídači (hlídací psi).
- Můžete je nastavit prakticky na cokoliv - je jedno, jestli potřebujete upozornit na nějaký datum, změny v datech nebo konkrétní hodnotu.
- Hlídač vám navíc pošle upozornění až do e-mailu, takže se nemusíte o nic starat.
Příklady, za co si uživatelé nejčastěji nastavují hlídače
Jak funguje hlídání?
1. Nastavíte si připomenutí
- V jakékoliv evidenci vyberete údaj (detail) nebo stav, který potřebujete hlídat
- Nastavíte CO chcete hlídat (datum, konkrétní hodnotu, změnu hodnoty)
- Nastavíte, KDO má být informován - máte dále možnost určit, jaké vaše kolegy hlídač ještě upozorní.
- Určíte, zda z hlídače má vzniknout úkol, tedy pokud aktivita vyžaduje realizaci určité činnosti, je vhodné vytvořit úkol pro odpovědné uživatele
- Nastavíte kolik dní dopředu chcete být informováni (např. 30, 60 nebo 90 dní před vypršením platnosti).
2. Získáte automatická upozornění
- Jakmile se přiblíží termín nebo nastane hlídaný stav, Aptien vám zašle upozornění do systému i do e-mailovu
- Upozornění chodí vám a dalším uživatelům které přidáte
- Upozornění vám přijde o půlnoci před začátkem dne, který si nastavíte.
Například si budete chtít ohlídat datum 27.11.2020 a hlídač vám pošle upozornění o půlnoci dne 26.11.2020, takže ve chvíli, kdy ráno otevřete emailovou schránku nebo aplikaci, už budete upozorněni na tento konkrétní den.
Jaké si můžete nastavit hlídání
- Upozornění na nějaké datum: Konkrétní den, Opakované upozornění, Upozornění na výročí
- Upozornění na změnu nějaké hodnoty (například když někdo doplní hodnotu zakázky)
- Upozornění na konkrétní hodnotu (například překročení spotřeby)
- Upozornění na změnu stavu (BETA)
V nastavení každého hlídače máte dále možnost určit, jaké kolegy hlídač ještě upozorní. Nebo zda z hlídače má vzniknout úkol, tedy pokud aktivita vyžaduje realizaci určité činnosti, je vhodné vytvořit úkol pro odpovědné uživatele.
Zůstaňte organizovaní a proaktivní s Aptien. Proč používat připomínky a upozornění Aptien?
Připomínky a upozornění Aptien vám pomohou mít kontrolu nad vašimi obchodními operacemi tím, že zajistí, aby vám nic důležitého neuniklo. Začněte je používat ještě dnes a udržujte svůj pracovní tok hladký a bez stresu!
- Žádné zmeškané termíny – Automatická oznámení vás udrží informované.
- Méně manuálního sledování – Není třeba spoléhat na tabulky nebo e-maily.
- Zlepšená shoda – Mějte přehled o smlouvách, záznamech zaměstnanců a údržbě majetku.