Jak si nastavit hlídače

Datum poslední aktualizace: 01. 09. 2021
Pomohl Vám tento článek?
34 z celkových 37 článek pomohl.

Hlídači vás upozorní nejen na důležité termíny

Potřebujete ohlídat konce platnosti smluv, narozeniny zaměstnanců, termíny záruk či cokoliv jiného? K tomu je ideální nastavit si hlídače a nechat Aptiena hlídat za vás. Můžete si je nastavit prakticky na cokoliv. Hlídač vám pošle upozornění jak sem do systému, tak také do vašeho e-mailu

Nejčastější příklady využití hlídačů:

  • Konce platnosti smluv
  • Termíny školení, revizí a kontrol
  • Změna čísla OP nebo RČ
  • Narozeniny a svátky nadřízeného
  • Narozeniny a svátky kolegů
  • Konec STK u auta
  • Konec platnosti lékárničky
  • Termíny návštěv u lékařů

Hlídači mají celkem pět způsobů hlídání:

  • Upozornění v konkrétní den
  • Opakované upozornění
  • Upozornění na změnu hodnoty
  • Upozornění na konkrétní stav
  • Upozornění na výročí

Jak nastavit hlídače

Hlídače je možné zapnout u každého detailu položky. U jedné položky můžete mít zapnutou celou řadu hlídačů a můžete je kdykoliv libovolně měnit. Zároveň můžete nastavit hlídaní určitého detailu pro všechny položky, které máte v evidenci.

  1. V řádce detailu klikněte na ikonu psa a poté na "+ Nastavit nové hlídání"
  2. Vyplňte název hlídače a nastavte si hlídače podle vašich potřeb (možnosti hlídačů jsou popsány níže)
  3. V nastavení každého hlídače máte dále možnost určit, jaké kolegy hlídač ještě upozorní. Nebo zda z hlídače má vzniknout úkol, tedy pokud aktivita vyžaduje realizaci určité činnosti, je vhodné vytvořit úkol pro odpovědné uživatele
nastavení hlídače

Upozornění v konkrétní den

Potřebujete být upozorněni v konkrétní den u jedné položky v evidenci? Od toho tu je hlídání konkrétního dne, který si zvolíte v kalendáři. 

Upozornění o hlídači dostanete vždy do vašeho inboxu a zároveň do vaší emailové schránky, a to o půlnoci před začátkem dne, který si nastavíte. Například si budete chtít ohlídat datum 27.11.2020 a hlídač vám pošle upozornění o půlnoci dne 26.11.2020, takže ve chvíli, kdy ráno otevřete emailovou schránku nebo aplikaci, už budete upozorněni na tento konkrétní den.

Upozornění na konkrétní den

Opakované upozornění

Potřebujete opakovaně upozornit na konkrétní datum? Od toho tu je opakované hlídaní. 

  1. zvolíte, jak často potřebujete dostávat upozornění 
  2. nastavení konce platnosti daného hlídače nebo necháte hlídač jako trvalý

Pokud vyberete možnost jednou za dva dny, je důležité myslet na fakt, že den zapnutí hlídače se vám počítá jako první den a upozornění v tomto případě dostanete tedy další den. Pokud potřebujete dostávat upozornění každý pátek, zvolte si možnost týden a zaškrtněte pátek. Když v pátek ráno otevřete email nebo aplikaci, upozornění již bude čekat na vyřízení a na nic díky tomu nezapomenete.

Opakované upozornění

Upozornění na změnu hodnoty

Potřebujete upozornit na jakoukoliv změnu hodnoty v daném detailu? Od toho tu je hlídání změny hodnoty, které vás upozorní na jakoukoliv změnu a pomůže vám zjednodušit předávání informací u vás ve firmě.

Upozornění pro změnu hodnoty chodí v okamžiku, kdy dojde ke změně detailu. Například pokud si takové hlídání nastavíte nad detailem „číslo občanského průkazu“ u zaměstnance a kdokoliv s oprávněním ke změně toto číslo změní, dostanete upozornění do aplikace a zároveň do emailu. Tento hlídač může být nastaven tak, aby sledoval změnu v detailu u všech záznamů v evidenci.

Upozornění na změnu hodnoty

Upozornění na konkrétní stav

Potřebujete upozornit, pokud nějaký stav typu výčet bude nastaven na konkrétní hodnotu? Od toho tu je upozornění na konkrétní stav, které se používá především, když potřebujete realizovat schvalovací procesy, tedy ohlídat si určitý stav daného výčtu. 

Tento typ hlídače se chová rozdílně podle detailů, kde hlídače zrovna aktivujete. Pokud hlídače nastavujete nad detailem typu datum, je možné nastavit hlídače, který vás upozorní, pokud se vyplněná hodnota bude shodovat s datem v detailu. Druhou možností je nastavení kolik dní před nastaveným termínem Vám má přijít upozornění. Pokud v detailu máte údaj například 10.10.2020 a nastavíte si upozornění 30 dní předem, tak dostanete upozornění 10.9.2020 o půlnoci, to znamená ráno, až otevřete email nebo aplikaci, už budete vědět, že za 30 dní například vyprší určitá smlouva nebo že zaměstnanec má jít na školení.

Pomocí „bude rovna“ je možné ohlídat především detaily typu výčet, kde potřebujete být upozorněni, když se vaše hlídaná hodnota bude shodovat s nastavenou hodnotou ve výčtu. Například pomocí výčtů můžete realizovat schvalovací procesy v určitých agendách a za každou hodnotu výčtu je odpovědná jiná osoba. Díky tomu si každý může ohlídat stav, za který je odpovědný. Jakmile dojde ke změně stavu na vámi hlídanou hodnotu, dostanete okamžitě upozornění do aplikace i do emailu. Typ hlídače „podle hodnoty detailu“ můžete nastavit i pro hlídání detailu ve všech záznamech v evidenci.

Upozornění podle hodnoty detailu

Upozornění na výročí

Potřebujete upozornit na výročí nějakého termínu, které má měsíční, kvartální, pololetní nebo roční periodicitu? Od toho tu je hlídání výročí, které vás ve vámi nastaveném předstihu na dané výročí upozorní. 

Hlídače je možné nastavit také na periodicitu jednoho roku až po maximální periodicitu jednou za 15 let. Má nějaký váš majetek revizi s periodicitou jednou za 9 let? Nastavte tedy periodicitu daného hlídače a určete kolik dní předem chcete být upozorněni. Pokud například nastavíte periodicitu jednou za 9 let a 30 dní předem s datumem 10.10.2010 dostanete notifikaci 10.9.2019 v emailu a v aplikaci. Tento druh hlídače je možné nastavit pro hlídání napříč všemi záznamy v evidenci.

Upozornění na výročí

Kde se hlídači zobrazují 

Pokud jsou hlídači správně nastaveni, najdete u každého detailu položky zeleně svítící ikonu vašeho hlídače.

Všechny své nastavené hlídače, včetně těch, kde jste byli nastaveni jinou osobou jako příjemce upozornění, vždy vidíte na své domovské stránce v záložce Hlídači.

Upozornění v aplikaci a v emailu

Upozornění vám přijde do aplikace.

Při kliknutí na upozornění a po vyřízení napište pro ostatní zprávu a označte upozornění za vyřízené. V případě, že z upozornění plyne úkol, je potřeba dokončit úkol a následně se upozornění označí jako vyřízené.

Přehled všech vašich hlídačů 

Všichni hlídači se zobrazují v přehledu hlídačů, který otevřete kliknutím na "Hlídači" v levém menu. Vidíte název hlídače, co hlídá a kde hlídá, za kolik dní nastane nebo kdo z vašich kolegů má k danému hlídači přístup a může měnit jeho nastavení a zároveň dostane upozornění. Také na této stránce můžete měnit nastavení vašich hlídačů. Najdete zde i vypnuté hlídače, které můžete například smazat nebo opět aktivovat. 

přehled hlídačů

Filtrujte v přehledu vašich hlídačů

Filtrování hlídačů je možné podle evidencí, ve kterých hlídají nebo podle termínu, kdy nastanou nebo je možné je vyhledat podle jejich názvu.