Hlídači vás upozorní nejen na důležité termíny
Hlídače v Aptienu můžete si je nastavit prakticky na cokoliv. Hlídač vám pošle upozornění jak sem do systému, tak také do vašeho e-mailu. Potřebujete ohlídat změnu stavu smlouvy, konec její platnosti, termín záruky nebo cokoliv jiného? K tomu je ideální nastavit si hlídače a nechat Aptiena hlídat za vás. Může za vás hlídat konkrétní datum ale také změnu ve vašich záznamech a informacích.
Nejčastější příklady využití hlídačů:
- Změna stavu smlouvy nebo zakázky
- Konec platnosti smlouvy
- Změna adresy zákazníka
Pro hlídání pravidelných aktivit a termínů, jako jsou například plány údržby, plány školení zaměstnanců, narozeniny a podobně, doporučujeme využít plány aktivit.
Hlídači mají celkem pět způsobů hlídání:
- Jednorázové upozornění v konkrétní den
- Opakované upozornění
- Upozornění na změnu hodnoty
- Upozornění na konkrétní stav
- Upozornění na výročí
Jak nastavit hlídače
Hlídače je možné zapnout u každého detailu položky. U jedné položky můžete mít zapnuto více hlídačů a můžete je kdykoliv libovolně měnit. Zároveň můžete nastavit hlídaní určitého detailu pro všechny položky, které máte v evidenci.
- Vyberte položku v evidenci, kterou potřebujete ohlídat
- V řádce detailu klikněte na ikonu psa a poté na "+ Nastavit nové hlídání"
- Vyplňte název hlídače a nastavte si hlídače podle vašich potřeb (možnosti hlídačů jsou popsány níže)
- V nastavení každého hlídače máte dále možnost určit, jaké kolegy hlídač ještě upozorní. Nebo zda z hlídače má vzniknout úkol, tedy pokud aktivita vyžaduje realizaci určité činnosti, je vhodné vytvořit úkol pro odpovědné uživatele
Jednorázové upozornění v konkrétní den
- Potřebujete být upozorněni v konkrétní den u jedné položky v evidenci? Od toho tu je hlídání konkrétního dne, který si zvolíte v kalendáři.
- Upozornění o hlídači dostanete vždy do vašeho inboxu a zároveň do vaší emailové schránky, a to o půlnoci před začátkem dne, který si nastavíte. Například si budete chtít ohlídat datum 27.11.2020 a hlídač vám pošle upozornění o půlnoci dne 26.11.2020, takže ve chvíli, kdy ráno otevřete emailovou schránku nebo aplikaci, už budete upozorněni na tento konkrétní den.
Opakované upozornění na konkrétní datum
Potřebujete opakovaně upozornit na konkrétní datum? Od toho tu je opakované hlídaní.
- zvolíte, jak často potřebujete dostávat upozornění
- nastavení konce platnosti daného hlídače nebo necháte hlídač jako trvalý
Pokud vyberete možnost jednou za dva dny, je důležité myslet na fakt, že den zapnutí hlídače se vám počítá jako první den a upozornění v tomto případě dostanete tedy další den. Pokud potřebujete dostávat upozornění každý pátek, zvolte si možnost týden a zaškrtněte pátek. Když v pátek ráno otevřete email nebo aplikaci, upozornění již bude čekat na vyřízení a na nic díky tomu nezapomenete.
Upozornění na změnu hodnoty
- Potřebujete upozornit na jakoukoliv změnu hodnoty v daném detailu? Od toho tu je hlídání změny hodnoty, které vás upozorní na jakoukoliv změnu a pomůže vám zjednodušit předávání informací u vás ve firmě.
- Upozornění pro změnu hodnoty chodí v okamžiku, kdy dojde ke změně detailu.
- Například pokud si takové hlídání nastavíte nad detailem „číslo občanského průkazu“ u zaměstnance a kdokoliv s oprávněním ke změně toto číslo změní, dostanete upozornění do aplikace a zároveň do emailu.
- Tento hlídač může být nastaven tak, aby sledoval změnu v detailu u všech záznamů v evidenci.
Upozornění na konkrétní stav
- Potřebujete upozornit, pokud nějaký stav typu výčet bude nastaven na konkrétní hodnotu? Od toho tu je upozornění na konkrétní stav, které se používá především, když potřebujete realizovat schvalovací procesy, tedy ohlídat si určitý stav daného výčtu.
- Tento typ hlídače se chová rozdílně podle detailů, kde hlídače zrovna aktivujete. Pokud hlídače nastavujete nad detailem typu datum, je možné nastavit hlídače, který vás upozorní, pokud se vyplněná hodnota bude shodovat s datem v detailu. Druhou možností je nastavení kolik dní před nastaveným termínem Vám má přijít upozornění. Pokud v detailu máte údaj například 10.10.2020 a nastavíte si upozornění 30 dní předem, tak dostanete upozornění 10.9.2020 o půlnoci, to znamená ráno, až otevřete email nebo aplikaci, už budete vědět, že za 30 dní například vyprší určitá smlouva nebo že zaměstnanec má jít na školení.
- Pomocí „bude rovna“ je možné ohlídat především detaily typu výčet, kde potřebujete být upozorněni, když se vaše hlídaná hodnota bude shodovat s nastavenou hodnotou ve výčtu. Například pomocí výčtů můžete realizovat schvalovací procesy v určitých agendách a za každou hodnotu výčtu je odpovědná jiná osoba. Díky tomu si každý může ohlídat stav, za který je odpovědný. Jakmile dojde ke změně stavu na vámi hlídanou hodnotu, dostanete okamžitě upozornění do aplikace i do emailu. Typ hlídače „podle hodnoty detailu“ můžete nastavit i pro hlídání detailu ve všech záznamech v evidenci.
Upozornění na výročí
- Potřebujete upozornit na výročí nějakého termínu, které má měsíční, kvartální, pololetní nebo roční periodicitu?
- Od toho tu je hlídání výročí, které vás ve vámi nastaveném předstihu na dané výročí upozorní.
- Hlídače je možné nastavit také na periodicitu jednoho roku až po maximální periodicitu jednou za 15 let.
- Má nějaký váš majetek revizi s periodicitou jednou za 9 let? Nastavte tedy periodicitu daného hlídače a určete kolik dní předem chcete být upozorněni. Pokud například nastavíte periodicitu jednou za 9 let a 30 dní předem s datumem 10.10.2010 dostanete notifikaci 10.9.2019 v emailu a v aplikaci. Tento druh hlídače je možné nastavit pro hlídání napříč všemi záznamy v evidenci.
Kde se hlídači zobrazují
- Pokud jsou hlídači správně nastaveni, najdete u každého detailu položky zeleně svítící ikonu vašeho hlídače.
- Všechny své nastavené hlídače, včetně těch, kde jste byli nastaveni jinou osobou jako příjemce upozornění, vždy vidíte na své domovské stránce v záložce Hlídači.
- Když vyberete hlídače typu výročí a měsíční nebo roční hlídání, tak uvidíte hlídače také v řádce detailu, jak ukazuje následující obrázek.
Upozornění v aplikaci a v emailu
- Upozornění vám přijde do aplikace.
- Při kliknutí na upozornění a po vyřízení napište pro ostatní zprávu a označte upozornění za vyřízené. V případě, že z upozornění plyne úkol, je potřeba dokončit úkol a následně se upozornění označí jako vyřízené.
Přehled všech vašich hlídačů
- Všichni hlídači se zobrazují v přehledu hlídačů, který otevřete kliknutím na "Hlídači" v levém menu.
- Vidíte název hlídače, co hlídá a kde hlídá, za kolik dní nastane nebo kdo z vašich kolegů má k danému hlídači přístup a může měnit jeho nastavení a zároveň dostane upozornění.
- Také na této stránce můžete měnit nastavení vašich hlídačů. Najdete zde i vypnuté hlídače, které můžete například smazat nebo opět aktivovat.
Filtrujte v přehledu vašich hlídačů
- Filtrování hlídačů je možné podle evidencí, ve kterých hlídají nebo podle termínu, kdy nastanou nebo je možné je vyhledat podle jejich názvu.